Les différents rôles au sein de l’unité


Comment attribuer un rôle

  1. Via l’onglet “profils”, choisir l’unité puis le collaborateur

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  1. Cliquer sur le bouton “Modifier” à droite de la page

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  1. Cliquer sur “Afficher tous les détails”

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  1. Attribuer le rôle souhaité (détail de chacun des rôles plus bas sur cette page)
  2. Enregistrer

Administrateur

Gère le logiciel pour l’instance en en définissant les membres et leurs droits, les tâches de chacun et les processus propres à l’unité. L’administrateur a un rôle clé qui lui donne accès à l’ensemble des fonctionnalités du logiciel pour l’ensemble des membres de son/ses unité/s. L’administrateur a la visibilité sur tous les détails des absences des membres de l’unité.

  1. Gestion des collaborateurs de l’unité :
    • archiver et si besoin, importer des membres de l’instance
    • attribuer des profils aux membres selon les besoins
    • attribuer des rôles aux collaborateurs, notamment en définissant qui est le validateur des absences et soldes et qui souhaite être informé de quoi
  2. Définition des paramètres de l’unité : L’administrateur définit en accord avec le responsable de l’unité, du flux d’information souhaité dans l’unité (validation oui ou non, quelles notifications à qui, exceptions, etc.)

Enregistre ponctuellement des données relatives aux collaborateurs (saisie/modification d’absences au-delà de 60 jours rétroactifs) +  ajout du droit vacances pour les profils « gestion manuelle»).

L’administrateur a accès à la validation des absences de l’unité même s’il n’est pas le validateur par défaut. Il peut donc valider les absences à la place du validateur en cas de besoin.

S’il n’y a pas de validateur/responsable groupe défini pour un membre, c’est l’administrateur qui est validateur par défaut pour :

  • les demandes d’absences (si applicable)
  • soldes de bouclement annuel  (vérification de la plausibilité des données)
  • les heures supplémentaires
  • les dépassements de soldes

Responsable groupe

Pour un groupe ou instance il :

  • valide
    • les demandes d’absences (si applicable, selon paramètres de l’unité)
    • les heures supplémentaires
    • les dépassements de soldes
    • le solde de bouclement (fin d’année) – vérification de la plausibilité (si pas de validateur individuel)
  • reçoit des notifications (si souhaité) pour
    • les opérations sur les absences du groupe ou de l’unité s’il le souhaite
    • les dépassements de soldes (si membre est exempté de la validation)
  • peut déclarer des absences ou présences supplémentaires du groupe (saisir, gérer dans le passé)
  • peut consulter les transactions et soldes des membres du groupe (absences, compensations, soldes, résumés, présence hebdomadaire, données contractuelles) et établir des reporting pour son groupe.
  • a accès au détail des absences des membres de son groupe

Validateur

Valide 

  • les demandes d’absence (si applicable, selon paramètres de l’unité)
  • les heures supplémentaires
  • les dépassements de soldes (si membre est « sans validation » : seulement notification)
  • solde de bouclement (fin d’année) – vérification de la plausibilité

Le validateur prime au niveau de la cascade de validation. Ainsi, s’il y a un validateur groupe ou personnel, celui-ci recevra la demande de validation en premier lieu, s’il n’y a pas de validateur, ce sera le responsable groupe qui sera validateur, finalement, si aucun responsable groupe n’est défini, la validation arrivera auprès de l’administrateur des absences de l’unité.

Notification

Personne recevant les notifications (e-mail d’information) pour les absences déclarées, modifiées et effacées de tous les membres de l’instance.

Rôle adapté pour ​​​​​​​collaborateur devant/souhaitant être informé des absences saisies par les membres de l’unité mais qui ne souhaite ou ne doit pas valider les absences.

Accueil

Personne qui a le droit de saisir des absences pour les autres membres de l’instance.

Rôle adapté pour : par exemple à attribuer à un collaborateur qui remplacerait l’administrateur durant un temps donné et qui pourrait par conséquent enregistrer les absences des membres de l’unité.

Consultation

Droit de consultation et reporting sans détails pour les utilisateurs de l’instance

Accès uniquement à la consultation des données, aux rapports ainsi qu’au planning

Attribuer un rôle à un collaborateur

  1. L’accès à la page d’attribution des rôles se fait via l’onglet “profils”
  2. Sélectionner ensuite l’unité puis le collaborateur à qui vous souhaitez attribuer un rôle 
  3. Cliquer sur le bouton “Modifier” puis sur
  4. Afficher tous les détails
  5. Dans la partir “Rôles” cocher ce qui convient 
  6. Enregistrer