Dans le cadre de l’amélioration continue des prestations de voyage de l’EPFL, un important travail de consultation a été mené auprès de notre communauté à travers des ateliers réunissant des membres du personnel administratif, des échanges avec des membres du corps professoral ainsi qu’une enquête adressée à l’ensemble du personnel de l’EPFL.
Sur la base de ces contributions, des propositions de simplification et d’amélioration ont été élaborées puis validées par la Direction. Ces évolutions et leurs motivations sont présentées dans les points suivants :
- Arbitrage pour les voyages vers des pays à risque
- Vérification du respect des directives et flexibilisation
- Harmonisation des directives voyages
- Principe de confiance et respect des directives voyages
- Critères impératifs à maintenir
À compter du 1er août 2026, la composition de la Commission voyages est simplifiée et réduite à la personne en charge de la coordination des voyages EPFL et au représentant du DSE-GE.
- Les demandes d’exception concernant des voyages vers des pays à risque assorties d’un préavis négatif de la commission voyages et contestées par le voyageur sont traitées de la manière suivante :
- La demande de dérogation doit être transmise pour arbitrage à l’autorité supérieure de la Faculté / Institut de rattachement (doyen·ne ou directeur·trice de Collège, ou au niveau du ou de la vice-président·e) en concertation avec les membres de la Commission voyages.
- Tout voyage non autorisé dans ce cadre sera considéré comme un déplacement privé. L’EPFL n’est pas tenue d’intervenir en cas d’urgence ou de besoin.
- Le délai de traitement d’une demande de déplacement vers un pays à risque est de 8 semaines avant la date de départ. En effet, le travail d’analyse des risques et de la sécurité au cas par cas étant très conséquent, la demande doit se faire dans un délai raisonnable afin d’assurer une analyse la plus complète possible (DFAE, assistance internationale, médecins du travail, etc.).
Un déplacement dans un pays considéré à risque demande une préparation importante pour l’EPFL en tant qu’employeur. Ceci peut engendrer des coûts significatifs pour l’unité/laboratoire requérante, notamment en raison des mesures mises en place pour garantir la sécurité du voyageur durant son séjour.
Autoriser un tel voyage est donc une décision qui demande une pesée d’intérêt soignée, car elle expose l’EPFL à des conséquences financières et sécuritaire potentiellement importantes. Les bénéfices attendus du déplacement doivent justifier la prise de risques et les mesures de prévention que le déplacement impliquerait.
Des indications spécifiques ont été données aux Facultés, Collèges et Vice-Présidences concernées.
Les ajustements présentés ci-dessous reposent sur le principe de la confiance et de responsabilité individuelle. Les Directives voyages demeurent pleinement en vigueur et leur respect est attendu de l’ensemble de la communauté EPFL dans la poursuite des objectifs environnementaux et financier.
Dès le 1er août, le contrôle du respect des directives voyages évolue : le contrôle actif actuellement assuré en amont du voyage par l’agence est assoupli, donnant davantage d’autonomie et de responsabilité individuelle aux personnes qui voyagent.
- Lorsqu’une demande de déplacement n’est pas conforme aux directives voyages en vigueur (hors demandes pour un voyage à risques) l’agence en informe la personne concernée. Cette dernière demeure toutefois libre de son choix sur les options de son voyage. Ce principe de confiance et de responsabilité individuelle permet à la personne qui voyage de prendre la décision finale. Si le voyage est organisé pour une tierce personne, c’est cette dernière qui porte la responsabilité du choix et en informe la personne qui organise le voyage.
- L’agence assure la traçabilité des réservations ainsi que le suivi des cas hors cadre, documentés et consolidés en collaboration avec la personne en charge de la coordination des voyages EPFL.
La Direction a décidé qu’un suivi environnemental et financier de l’évolution des pratiques des voyages sera mis en œuvre. En cas de dérives, le dispositif de contrôle actuel pourra être réactivé. Une revue de la situation aura lieu deux fois par année.
Ces ajustements reposent sur le principe de la confiance et de responsabilité individuelle. Les directives voyages demeurent pleinement en vigueur et leur respect est attendu de l’ensemble de la communauté EPFL dans la poursuite des objectifs de Durabilité et d’économicité. La Direction a réitéré son attachement à ces principes.
En cas de dérives constatées dans les pratiques de voyage, qu’elles soient financières ou environnementales, le dispositif de contrôle actuel pourra être remis en vigueur. Une revue de la situation sera effectuée deux fois par année.
Ces propositions de simplification reposent sur les principes de confiance et de responsabilité individuelle, tout en veillant à préserver les éléments essentiels suivants :
- Le maintien des principes directeurs des LEX 5.6.2 et 5.6.3 (environnementaux, financiers et sécuritaires).
- La garantie de la sécurité des voyageurs, ainsi qu’une gestion adaptée des déplacements dans les pays à risque.
- Le maintien du rôle d’exemplarité via la maîtrise et la réduction de l’empreinte carbone.
- Le respect des exigences applicables en matière de marchés publics.
- La maîtrise des coûts et la prise en compte des enjeux financiers associés aux déplacements.
- Le maintien de l’agence de voyages dans son périmètre et son mode de fonctionnement actuels.