Infoscience et le Rapport Académique Annuel (AAR)

Quelles sections de l’AAR sont alimentées par Infoscience et lesquelles ne le sont pas ?

Les sections Publications et Brevets sont alimentées par Infoscience (données bibliographiques et d’attribution). Le reste dépend d’autres sources de données EPFL (RH, IS-ACADEMIA, GrantsDB, etc.) et n’est pas piloté par Infoscience.

D’où proviennent les publications et les brevets listées dans le rapport académique ?

Infoscience, la plateforme institutionnelle de l’EPFL pour la diffusion des publications scientifiques et des résultats de recherche, constitue la source de vérité pour les données « Publications » et « Brevets » utilisées dans le Rapport Académique Annuel (AAR).
Toute correction ou mise à jour doit donc être effectuée directement dans Infoscience, avant d’être répercutée dans l’AAR.

Pour être inclus dans l’AAR, les publications et brevets doivent :

• être référencés dans Infoscience ;
• comporter une affiliation EPFL reconnue (le champ « Written at » indique EPFL) ;
• être attribués à une unité EPFL de type laboratoire, chaire ou groupe ;
• avoir une année de publication cohérente avec l’année du rapport.

⚠️ Les modifications apportées et validées dans Infoscience sont généralement visibles dans l’AAR à J+1.

Quel est le périmètre des publications et des brevets pris en compte pour l’AAR ?

La section Publications de l’AAR inclut l’ensemble des outputs scientifiques rattachés à votre unité et présents dans Infoscience pour l’année concernée, notamment : articles de revues, communications et articles de conférences, chapitres d’ouvrages, working papers et preprints, rapports, etc.
Les types de documents pris en compte correspondent à la typologie définie dans Infoscience.
Les thèses de doctorat soutenues à l’EPFL sont également incluses.

La section Brevets de l’AAR inclut les brevets rattachés à votre unité et référencés dans Infoscience.
Seuls les brevets publiés sont pris en compte (en général environ 18 mois après le dépôt) ; en cas de dépôts multiples à l’international, le premier dépôt daté est retenu.

Pour être inclus dans l’AAR, les publications et brevets doivent :

• être référencés dans Infoscience ;
• être attribués à une unité EPFL de type laboratoire, chaire ou groupe ;
• comporter une affiliation EPFL reconnue (le champ « Written at » indique EPFL) ;
• avoir une année de publication cohérente avec l’année du rapport.

Les thèses EPFL sont-elles incluses dans l’AAR, et selon quelles règles ?

Oui. Les thèses de doctorat soutenues à l’EPFL référencées dans Infoscience sont incluses dans le Rapport Académique Annuel (AAR).

Comment les données d’Infoscience sont-elles transmises à l’AAR ?

Infoscience est alimentée par une combinaison de dépôts directs réalisés par les chercheur·es, professeur·es et unités EPFL, et de processus automatisés de collecte et d’enrichissement, effectués quotidiennement à partir de sources bibliographiques de référence (Web of Science, Scopus, OpenAlex, Crossref, Zenodo) et de l’Office européen des brevets (Espacenet) pour les brevets, sur la base de la présence de l’affiliation EPFL.

L’ensemble des données fait l’objet de contrôles qualité et de curation, assurés par l’équipe Infoscience (et par le TTO pour les brevets) incluant la gestion des doublons, la cohérence des métadonnées, la réconciliation des auteur·es EPFL et l’attribution aux unités. Ces traitements garantissent des informations fiables et cohérentes, notamment pour le Rapport Académique Annuel (AAR).

Que signifie exactement le champ « Written at » ?

Le champ « Written at » indique l’institution dans laquelle la publication a été produite, sur la base de l’affiliation institutionnelle reconnue des auteur·es au moment de la publication.

Lorsqu’il indique EPFL, cela signifie que la publication a été réalisée par au moins un·e auteur·e affilié·e à l’EPFL à ce moment-là et qu’elle fait partie de la bibliographie institutionnelle EPFL.

ℹ️ Dans le cadre du Rapport Académique Annuel (AAR), seules les publications pour lesquelles le champ « Written at » indique EPFL sont prises en compte.

Pourquoi « Written at » n’indique-t-il pas EPFL alors que l’auteur·e est bien affilié·e ?

Plusieurs situations peuvent l’expliquer :

• la publication a été réalisée avant l’arrivée de l’auteur·e à l’EPFL ;
• l’affiliation EPFL n’est pas explicitement ou correctement indiquée dans la publication (affiliation non normalisée, mention ambiguë chez l’éditeur) ;
• les métadonnées issues des sources externes ne permettent pas d’identifier clairement l’affiliation EPFL au moment de la publication et l’ajout dans Infoscience.

Si l’affiliation EPFL est bien mentionnée dans la publication, une demande de correction peut être faite afin que le champ « Written at » soit ajusté.

Comment fonctionne le processus d’attribution des publications aux unités EPFL ?

Une publication est automatiquement associée à une unité dès lors qu’au moins un·e de ses auteur·e·s· y était affilié·e au moment de la publication, sur la base des données d’accréditation EPFL (référentiels institutionnels People et Accred).

Les responsables d’unité, ou les personnes à qui cette responsabilité a été déléguée (notamment les assistant·es administratifs·ves), peuvent vérifier et ajuster les attributions des publications rattachées à leur unité. Pour rappel, vous trouvez les détails ci-dessus dans la section Droits de modification et rôles dans Infoscience de cette page.

Pour modifier une attribution à votre unité dans Infoscience, vous pouvez suivre la marche à suivre Ajouter ou rejeter l’attribution d’une unité à une publication, résumée ci-dessous :

1. Connectez-vous à Infoscience et ouvrez une publication rattachée à votre unité ou dont un·e membre de votre unité est auteur·e.
2. Cliquez sur le bouton « … », puis sélectionnez « Modifier les attributions aux unités/laboratoires ».
3. Procédez aux ajustements nécessaires :
   • supprimer l’attribution à votre unité en cliquant sur l’icône corbeille ;
   • ajouter une autre unité EPFL en cas de collaboration.

Pour déposer une publication encore non présente sur Infoscience : Déposer une publication

Ces ajustements permettent de garantir une attribution correcte des publications, notamment dans le cadre du Rapport Académique Annuel (AAR).

⚠️ Les modifications apportées et validées dans Infoscience sont généralement visibles dans l’AAR à J+1.

Pourquoi une publication est-elle rattachée à une unité parente (faculté, institut), au lieu de mon unité (laboratoire, groupe) ?

Plusieurs situations peuvent expliquer qu’une publication soit rattachée à une unité parente, plutôt qu’à une unité de niveau inférieur (laboratoire, groupe) :

• l’affiliation de l’auteur·e EPFL n’était pas suffisamment précise au niveau de la publication ou dans les métadonnées disponibles (seule la faculté ou l’institut est identifiable) ;
• les référentiels institutionnels utilisés pour l’attribution ne permettaient pas de résoudre automatiquement l’affiliation au niveau le plus fin ;
• la publication a été importée automatiquement avec une affiliation partielle, rattachée par défaut à l’unité parente.

Si la publication concerne bien votre laboratoire ou groupe, les responsables d’unité ou personnes déléguées peuvent demander ou effectuer un ajustement d’attribution dans Infoscience, afin de rattacher la publication à l’unité de niveau 4 appropriée (Demander une correction ou encore Ajouter ou rejeter une attribution).

⚠️ Une fois corrigée dans Infoscience, l’attribution sera répercutée dans le Rapport Académique Annuel (AAR) après mise à jour (en général à J+1).

Que faire si une publication ou un brevet n’est pas encore rattaché à mon unité ?

Si vous disposez des droits nécessaires (responsable d’unité ou personne déléguée) et qu’au moins un·e des auteur·es ou inventeur·rices listé·es est membre actif de votre unité, vous pouvez ajouter directement l’attribution de votre unité dans Infoscience à l’aide de la fonctionnalité « Modifier les attributions aux unités/laboratoires. »

Marche à suivre :

1. Ouvrez la notice Infoscience de la publication ou du brevet concerné.
2. Cliquez sur le bouton « … » en haut à droite.
3. Sélectionnez « Modifier les attributions aux unités/laboratoires ».
4. Ajustez l’attribution selon le cas :
   • Retirer votre unité si la publication ou le brevet ne la concerne pas ;
   • Ajouter une autre unité EPFL en cas de collaboration réelle.
5. Enregistrez les modifications.

Voir la page : Ajouter ou rejeter une attribution

Dans le cas contraire (droits insuffisants ou situation nécessitant une validation), vous pouvez faire une  demande une correction ou contacter l’équipe Infoscience via [email protected] ou via un incident AAR.

Pourquoi une publication est-elle associée à une unité Non-EPFL ?

Si une publication est associée à une unité Non-EPFL, cela signifie en général qu’elle ne relève pas du périmètre EPFL, autrement dit qu’elle n’a pas été produite dans le cadre de l’EPFL.

Pour corriger ce type de cas, référez-vous à la question : Que faire pour corriger une publication est associée à une unité Non-EPFL ?

Comment vérifier la liste des publications attribuées à mon unité qui seront transmises dans l’AAR ?

La liste des publications prises en compte pour le Rapport Académique Annuel (AAR) correspond aux publications rattachées à votre unité dans Infoscience.

Infoscience propose des pages dédiées aux unités EPFL, qui permettent de consulter l’ensemble des outputs qui leur sont attribués.

ℹ️ Pour y accéder, utilisez le menu Explore → EPFL Units, puis recherchez votre unité à l’aide de son acronyme.

Une fois sur la page de votre unité :

1. Ouvrez l’onglet Publications, qui liste l’ensemble des outputs rattachés à l’unité;
2. Utilisez les critères de recherche pour filtrer les publications selon les règles du rapport académique, par exemple :

   • dateIssued.year:2025 AND epfl.writtenAt:(EPFL)

   • Exemple
     
3. Pour n’afficher que les brevets, ajoutez le critère : entityType:(patent)

   • entityType:(patent) AND dateIssued.year:2025 AND epfl.writtenAt:(EPFL)

⚠️ Les modifications apportées et validées dans Infoscience sont généralement visibles dans l’AAR à J+1.

Après demande de correction, à quel moment la modification sera-t-elle visible dans l’AAR ?

Après le dépôt d’une demande de correction, celle-ci est analysée et validée par l’équipe Infoscience, ce qui prend en général 24 à 48 heures, selon la nature et la complexité de la modification.

⚠️ Une fois la correction appliquée dans Infoscience, les données sont répercutées automatiquement dans l’AAR lors du prochain rafraîchissement, en règle générale à J+1.

Comment retirer une publication incorrectement rattachée à mon unité ?

Il n’est pas possible de supprimer une publication d’Infoscience.
Conformément à la licence de dépôt Infoscience, les notices acceptées ne peuvent pas être supprimées.

L’équipe Infoscience peut toutefois restreindre ou retirer l’accès à une œuvre à titre exceptionnel, notamment en cas de :

• violation des droits d’auteur ;
• violation des directives EPFL en matière d’intégrité scientifique ;
• violation d’obligations de confidentialité ;
• retrait officiel par l’éditeur.

En revanche, le rattachement à une unité peut être corrigé.

Si une publication est incorrectement attribuée à votre unité :

• Vous disposez des droits de gestion de l’unité (responsable ou délégué) : vous pouvez retirer  l’attribution via l’option « Modifier les attributions aux unités/laboratoires » dans la notice Infoscience ;
• Vous ne disposez pas des droits nécessaires ou la situation est complexe : créez un incident via la section concernée de l’AAR (Create a new incident) ou faites une demande de correction dans Infoscience, afin qu’un ajustement soit effectué à la source.

⚠️ Toute modification validée dans Infoscience sera répercutée dans l’AAR lors du prochain rafraîchissement (en général J+1).

Comment signaler un problème ou une anomalie dans l’AAR ?

Chaque section du portail AAR dispose d’un bouton « Créer un incident ».

Utilisez le bouton de la section concernée (Publications ou Brevets) afin que votre demande soit redirigée vers le bon interlocuteur.

⚠️ L’AAR est en lecture seule. Toute correction se fait à la source (Infoscience pour publications/brevets), puis sera visible après le rafraîchissement AAR (souvent J+1).

Que faire si une publication ou un brevet apparaissant dans l’AAR ne devrait pas être rattaché à mon unité ?

Si vous disposez des droits nécessaires (responsable d’unité ou personne déléguée), vous pouvez supprimer directement l’attribution de votre unité dans Infoscience.

1. Ouvrez la notice Infoscience de la publication ou du brevet concerné ;
2. Cliquez sur le bouton « … » en haut à droite ;
3. Sélectionnez « Modifier les attributions aux unités/laboratoires » ;
4. Retirez votre unité si la publication ou le brevet ne la concerne pas ;
5. Enregistrez les modifications.

Dans le cas contraire, vous pouvez créer un incident AAR ou créer un ticket auprès de [email protected], en expliquant brièvement pourquoi l’attribution est incorrecte.

Consultez les pages : Demander une correction ou encore Ajouter ou rejeter une attribution

Comment corriger les métadonnées d’une publication ou d’un brevet dans l’AAR (par exemple : titre, auteur, abstract, date) ?

L’AAR est en lecture seule et toute demande de correction concernant les publications et brevets doivent se faire à la source dans Infoscience. 

Depuis la notice concernée :

• utilisez le bouton «…» puis « Demander une correction » pour corriger ou compléter des métadonnées (titre, auteur·es, affiliation, DOI, etc.) ou des fichiers ;
• utilisez le bouton «…» puis « Créer une nouvelle version » uniquement en cas de changement de version éditoriale (preprint → version publiée).

Les corrections sont examinées avant diffusion par l’équipe Infoscience.

Consultez la marche à suivre : Demander une correction ou Créer une nouvelle version

⚠️Les modifications apportées et validées dans Infoscience sont généralement visibles dans l’AAR à J+1.

Est-il possible de corriger une attribution directement dans Infoscience ?

Oui, si vous disposez des droits nécessaires (responsable d’unité ou personne déléguée), vous pouvez corriger une attribution directement dans Infoscience, sans passer par le support (Droits de modification et rôles dans Infoscience).

Cette possibilité s’applique uniquement :

• aux publications ou brevets déjà attribués à votre unité ;
• ou aux notices pour lesquelles au moins un·e des auteur·es ou inventeur·rices listé·es est membre de votre unité.

Procédure :

1. Ouvrez la notice Infoscience de la publication ou du brevet concerné.
2. Cliquez sur le bouton « … » en haut à droite.
3. Sélectionnez « Modifier les attributions aux unités/laboratoires ».
4. Ajustez l’attribution selon le cas :
   • retirer votre unité si la publication ou le brevet ne la concerne pas ;
   • ajouter une autre unité EPFL en cas de collaboration réelle.
5. Enregistrez les modifications.

Plus de détails dans l’aide Ajouter ou rejeter l’attribution d’une unité à une publication.

⚠️ Les changements sont pris en compte dans Infoscience et répercutés dans l’AAR après mise à jour (en général à J+1).

Dans les autres cas (droits insuffisants, situation complexe ou nécessitant une validation), il convient de passer par une demande de correction. Si cela n’est pas possible, vous pouvez transmettre votre demande à [email protected] ou créer un nouvel incident AAR afin que l’équipe Infoscience analyse et applique la modification.

Que faire si une publication apparaît en double ?

Signalez le doublon via une demande de correction, ou contactez l’équipe Infoscience grâce à un incident AAR ou via [email protected], en indiquant les deux notices Infoscience concernées.

L’équipe Infoscience se charge de la fusion.

Que faire pour corriger une publication associée à une unité Non-EPFL ?

Si une publication est associée à une unité Non-EPFL, cela signifie en général qu’elle ne relève pas du périmètre EPFL pour le Rapport Académique Annuel (AAR).

Voici comment procéder selon le cas :

• si la publication ne concerne effectivement pas l’EPFL (aucun·e auteur·e affilié·e à l’EPFL au moment de la publication), aucune action n’est requise. Elle ne sera pas prise en compte dans l’AAR ;
• si la publication concerne bien l’EPFL, mais qu’elle est rattachée par erreur à une unité Non-EPFL, vous pouvez :
  • ajouter l’unité EPFL correcte (si vous disposez des droits de gestion de l’unité) ;
  • faire une demande de correction dans Infoscience en justifiant l’affiliation EPFL (auteur·e concerné·e) (si vos droits vous le permettent) ;
  • ou contacter l’équipe Infoscience via un incident AAR ou par [email protected]

⚠️ Après correction et validation par l’équipe Infoscience, l’attribution sera mise à jour dans Infoscience et répercutée dans l’AAR lors du prochain rafraîchissement (généralement J+1).

Que faire si la date de publication en ligne est différente de la date de publication formelle ?

Pour le Rapport Académique Annuel (AAR), l’année prise en compte est la date de publication indiquée dans la notice Infoscience correspondante. Cette année correspond en principe à la date de publication. Si cette date ne correspond pas à la date de publication formelle, vous pouvez demander une correction dans Infoscience en fournissant des éléments factuels (page éditeur, DOI, dates officielles).

⚠️ Après validation par l’équipe Infoscience, l’année retenue sera mise à jour dans Infoscience et répercutée dans l’AAR lors du prochain rafraîchissement (généralement J+1).

Pourquoi ma publication n’est-elle ni dans Infoscience, ni dans l’AAR ?

Plusieurs raisons peuvent l’expliquer :

• la publication n’a pas encore été déposée ou importée dans Infoscience ;
• les métadonnées issues des sources externes ne permettent pas d’identifier clairement un·e auteur·e EPFL ou une affiliation EPFL (affiliation non normalisée, ambiguïté sur les noms d’auteur·es, absence d’identifiant ORCID, etc.).

Afin de limiter ces situations, il est fortement recommandé :

• de créer et utiliser un identifiant ORCID et de le transmettre systématiquement à l’éditeur lors de la soumission d’un article ;
• d’indiquer une affiliation EPFL normalisée, en y associant l’identifiant ROR de l’EPFL, en complément de la mention textuelle de l’affiliation. Exemple : École Polytechnique Fédérale de Lausanne, Lausanne, Switzerland https://ror.org/02s376052

Ces bonnes pratiques facilitent l’identification automatique des publications EPFL et leur intégration rapide dans Infoscience et, par conséquent, dans le Rapport Académique Annuel (AAR).

Pour déposer une publication encore non présente sur Infoscience : Déposer une publication

⚠️ Les modifications apportées et validées dans Infoscience sont généralement visibles dans l’AAR à J+1.

Pourquoi ma publication n’apparaît-elle pas dans l’AAR, alors qu’elle est présente dans Infoscience ?

Si une publication est présente dans Infoscience mais absente du Rapport Académique Annuel (AAR), cela signifie généralement qu’elle ne remplit pas les critères d’inclusion de l’AAR, notamment :

• l ‘attribution à l’unité est absente ou mauvaise ;
• le champ « Written at » n’indique pas EPFL, ce qui empêche sa prise en compte comme production EPFL dans l’AAR ;
• l’année de publication ne correspond pas à l’année du rapport ;

Dans ce cas, il est recommandé de vérifier la notice dans Infoscience (attribution à l’unité, affiliation, année, etc.).

En cas d’anomalie, vous pouvez demander une correction dans Infoscience ou signaler le problème via un incident AAR, afin qu’une correction soit effectuée à la source.

Pourquoi certains brevets attendus n’apparaissent pas dans l’AAR ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer l’absence d’un brevet dans l’AAR :

• le brevet n’est pas encore publié : seuls les brevets publiés sont pris en compte, généralement environ 18 mois après le dépôt ;
• le brevet n’est pas (encore) référencé dans Infoscience ;
• les brevets importés automatiquement depuis Espacenet sont ceux dont l’applicant (titulaire) est l’EPFL ; un brevet dont un·e inventeur·rice est affilié·e à l’EPFL, mais dont l’applicant est une autre institution (par exemple une université partenaire ou une entreprise), n’est pas importé automatiquement dans Infoscience ;
• le brevet existe dans Infoscience, mais l’attribution à l’unité EPFL est manquante ou incorrecte ;
• l’affiliation EPFL de l’inventeur·rice n’est pas reconnue au moment de l’import ;
• l’année retenue pour le brevet ne correspond pas à l’année du rapport académique.

Si votre brevet est publié et qu’il ne figure pourtant pas encore dans Infoscience, merci de contacter [email protected] ou de signaler un problème via un incident AAR.

Comment ajouter une publication manquante ?

Après avoir vérifié que la publication n’existe pas déjà dans Infoscience (recherche par titre, DOI ou auteur·e), vous pouvez l’ajouter directement via le formulaire de dépôt Infoscience, en suivant la procédure dédiée Déposer une publication.

Plusieurs outils d’aide au dépôt sont disponibles afin de faciliter l’opération, notamment :

• l’import à partir d’un DOI ;
• l’import depuis une base bibliographique externe.

Si le volume de publications manquantes est important (par exemple dans le cadre d’un rattrapage ou d’une période antérieure), il est recommandé de contacter le support Infoscience ([email protected]). L’équipe pourra analyser la situation et évaluer les possibilités d’import rétrospectif ou de traitement groupé.

Qui a le droit de demander des corrections dans Infoscience ?

Les déposant·es d’une notice et les auteur·trices d’une publication peuvent :

• demander des corrections.

Les responsables d’unité ou les personnes déléguées (p. ex. assistant·es administratifs·ves) peuvent :

• demander des corrections,
• modifier les attributions de leur unité.

Les détails des droits sont disponibles dans Droits de modification et rôles dans Infoscience

ℹ️ Les corrections sont examinées et validées par l’équipe Infoscience (et par le TTO pour les brevets).

Comment obtenir l’autorisation d’associer une unité à une publication (ou demander une modification) ?

L’attribution repose sur l’affiliation EPFL des auteur·es au moment de la publication.

Les responsables d’unité (ou personnes déléguées) peuvent ajouter ou retirer une unité directement depuis la notice Infoscience.

En cas de doute ou de situation complexe, une demande peut être adressée à [email protected]