Projets et thématiques des 4 groupes de travail GT-Admin
Dans cette section, nous vous présentons les quatre groupes de travail du GT-Admin. Ces derniers sont axés sur une thématique spécifique des systèmes et processus administratifs:
- Formation
- Gestion des événements
- Courrier et Logistique
- Processus et Organisation
Chaque groupe fait part de son point de vue sur les systèmes mis en place, puis soulève les principales problématiques et points à éclaircir.
Les Vice-présidences travaillent conjointement avec les quatre groupes de travail du GT-Admin lors de séances et d’ateliers afin de répondre aux questions soulevées.
L’objectif consiste à assurer un meilleur accompagnement de l’accueil des nouvelles assistantes, ainsi qu’à réviser les processus de formations continues des assistantes .
- Trouver le bon format : en ligne, hybride ou présentiel;
- Parcours : rendre certaines formations obligatoires;
- Accueil : marrainage, FOBA en présentiel, parcours d’accueil;
- Nouveaux outils administratifs.
Le groupe participe au projet de la Vice-présidence pour le développement humain relatif à l’onboarding des collaboratrices et collaborateurs.
L’objectif consiste à clarifier les processus administratifs en matière d’organisation des évènements à l’EPFL.
- Réservation des salles;
- Coordination des évènements;
- Précisions des règles de protection des données dans la gestion d’événement.
Actuellement, le groupe de travail collabore aux projets de centralisation des réservations de salles de réunion dans Exchange et Event@EPFL.
L’objectif consiste à clarifier les processus administratifs en matière de courrier à l’EPFL.
- Processus relatifs à la Poste (automate My Post 24);
- Gestion d’envoi et réception des colis nationaux et internationaux.
L’objectif consiste à mettre en lumière les processus administratifs qui pourraient être améliorés.
- Choix des canaux de communication entre les services centraux et les facultés;
- Gestion des réceptions des commandes;
- Facturation des frais de plateformes pour les laboratoires;
- Gestion des voyages et des frais professionnels;
- Précision des processus de validation des différents workflows.