© 2023 EPFL / Adrien Buttier
Simplify est une initiative de la Présidence visant à promouvoir une culture de simplification au sein de l’EPFL et à réduire la complexité administrative afin que les professeurs, le personnel des laboratoires et les employés puissent se concentrer pleinement sur leurs responsabilités fondamentales.
Une démarche collaborative
Simplify s’appuie sur une conviction forte: les meilleures pistes d’amélioration émergent de l’expérience quotidienne de celles et ceux qui font vivre l’École.
Une première phase a permis d’identifier des idées de simplification au sein des services centraux. Certaines actions ont déjà été lancées. En parallèle, de nombreux échanges ont eu lieu à différents niveaux de l’EPFL afin de mieux comprendre les difficultés rencontrées et de prendre le pouls des besoins.
320 réponses, 12 thèmes clés
Dans un second temps, un sondage a été lancé en interne afin de mieux cerner les difficultés rencontrées dans la gestion quotidienne des activités des laboratoires, respectivement recueillir des idées, des propositions et des suggestions visant à simplifier leur travail au quotidien.
Au total, 320 personnes ont répondu au sondage et ont fourni quelques 1’400 sujets (problèmes, observations, suggestions). Ces inputs ont été analysés grâce à des outils LLM internes (garantissant ainsi la protection des données), qui ont permis de faire émerger 12 thèmes principaux.
Des actions concrètes de simplification
Sur cette base, un travail de consolidation a été mené au sein de chaque vice-présidence afin de proposer un ensemble d’actions déjà initiées ou pouvant être entreprises et menées par chaque VP ou/et entre VPs sur un horizon court terme.
Une mise en correspondance de ces actions par rapport aux thèmes issus du sondage Simplify montre que celles-ci permettront dans un premier temps d’apporter des éléments de réponse concrets à plusieurs préoccupations concrètes dans le quotidien des laboratoires. Bien entendu, ceci n’est qu’un début et cet effort devra se poursuivre.
Garder le lien avec les besoins réels
Des référentes et référents ont été désigné·es au sein de chaque vice-présidence afin de coordonner les différentes actions. Au besoin et en fonction des projets, des « groupes tandem », comprenant des volontaires annoncés dans le sondage, seront constitués afin de valider la « user experience » et être proche des préoccupations des laboratoires.
Vers une culture de la simplification
A plus long terme, la vision est de conduire à un changement de culture progressif, avec un effort collectif vers une simplification à tous les niveaux de notre Ecole. Ceci passera notamment par une simplification et une clarification de certains processus, voire leur suppression si le besoin est avéré ou obsolète.
Le détail de ces actions de simplification, ainsi que leur état d’avancement est disponible en ligne (Accès réservé à la communauté EPFL).
Contact
Pour toute question ou suggestion : [email protected], Etat-Major de la Présidence
Référent·es
AVP-E: Isabelle Cahour
VPI: Natacha Putallaz
VPH: Mathieu Helbling
VPS: Christian Fauteux
VPO: Antoinette Musard
VPF: Yves Allegri