Vous trouverez ci-dessous les instructions relatives à la rédaction du rapport annuel
Dans les deux années suivant votre immatriculation, vous devez soumettre un rapport annuel sur l’état d’avancement de vos travaux (art. 10 de l’Ordonnance sur le doctorat).
Vous êtes prié·e de remplir ces trois sections au plus tôt, afin de permettre l’achèvement du processus dans les délais requis:
- vos informations de base
- les progrès de votre recherche : vous compléterez cette section puis en discuterez avec votre directeur·trice de thèse (et co-directeur·trice le cas échéant) lors de votre collaborative review
- une auto-évaluation de vos progrès : cette section est remplie séparément par vous et votre directeur·trice de thèse (et co-directeur·trice le cas échéant), puis discutée lors de la collaborative review.
Après la collaborative review, le rapport sera transmis au Directeur du programme pour vérification uniquement dans les cas suivants :
-
s’il est évalué comme « à améliorer » ou « insatisfaisant »;
-
si vous êtes en désaccord avec le contenu du rapport.
Veuillez noter que les informations fournies ne sont pas confidentielles et seront accessibles à toutes les parties impliquées une fois le processus terminé.
Vous aurez également l’occasion d’échanger avec votre mentor lors d’un entretien confidentiel. Merci de cocher la case appropriée afin qu’il/elle puisse recevoir une version PDF provisoire de votre rapport (sections 1 & 2) et prenne ensuite contact avec vous. Cette rencontre peut avoir lieu à tout moment du processus.
À la fin du processus, toutes les personnes concernées recevront par e-mail une version PDF du rapport.
Veuillez noter qu’une fois le rapport finalisé, ni celui-ci ni les informations qu’il contient ne sont conservés dans l’outil en ligne.
Date de début
En octobre de chaque année (après la réussite de votre examen de candidature), vous recevrez un courriel de l’EDPY pour entamer le processus du rapport annuel.
Dans les deux années suivant l’immatriculation, le·la doctorant·e doit soumettre un rapport annuel sur l’état d’avancement de ses travaux (art. 10 de l’Ordonnance sur le doctorat).
Une fois que votre doctorant·e a complété sa partie, vous êtes prié·e de:
- lire les informations de base et les commentaires sur les progrès du·de la doctorant·e,
- compléter la section d’évaluation, y compris la collaborative review (avec le·la doctorant·e et le·la co-directeur·trice de thèse, le cas échéant).
Veuillez noter que le contenu que vous remplissez n’est pas confidentiel et sera disponible à toutes les parties une fois le processus terminé.
Vous serez ensuite invité·e par courriel à organiser une réunion en face-à-face avec votre doctorant·e (et le·la co-directeur·trice de thèse, le cas échéant) pour examiner les informations, discuter des objectifs atteints et planifiés, et évaluer les progrès globaux.
Lors de la collaborative review, vous évaluerez le progrès général du doctorant:
-
Dépasse les attentes: progrès exceptionnel, thèse en bonne voie.
-
Répond aux attentes: bon progrès, thèse en bonne voie.
-
Doit être amélioré: progrès insuffisant, thèse récupérable avec suivi des remarques, intervention du directeur de programme pas nécessaire.
-
Insatisfaisant: progrès insuffisant, risque sérieux d’échec, intervention requise du directeur de programme.
Le rapport sera transmis au directeur du programme doctoral si:
-
il est noté « à améliorer » ou « insatisfaisant », ou
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le/la doctorant·e n’est pas d’accord avec son contenu.
En cas de notation insatisfaisante ou de désaccord du/de la doctorant·e, une réunion sera organisée pour traiter les problèmes et apporter des améliorations.
À la fin du processus, toutes les personnes concernées recevront par e-mail une version PDF du rapport.
Veuillez noter qu’une fois le rapport finalisé, ni celui-ci ni les informations qu’il contient ne sont conservés dans l’outil en ligne.
Date limite du rapport annuel:
Le processus du rapport annuel débute en octobre de chaque année (après la réussite de l’examen de candidature de votre doctorant·e).
Le processus doit être terminé au 30 novembre de l’année en cours.
Vous êtes prié·e de:
- passer en revue les rapports annuels,
- discuter avec le·la doctorant·e,
- confirmer avoir rencontré l’étudiant·e via l’outil en ligne.
Si le/la doctorant·e coche la case appropriée, vous recevrez un e-mail avec une version PDF provisoire du rapport (sections 1 & 2). Cette rencontre peut avoir lieu à tout moment du processus.
Note: Aucune possibilité d’ajouter des commentaires dans l’outil, car la discussion reste confidentielle.
Les thèmes suivants pourraient être abordés lors de la discussion:
- Avancement en tant que chercheur (ce qui s’est bien passé, moins bien, comment s’améliorer, établissement d’objectifs, ressources nécessaires, …)
- Aspects relatifs à la préparation pour la carrière (contributions à la communauté, participations à des conférences, distinctions, opportunités de réseautage, participation éventuelle à des cours de compétences transversales sur l’écriture, la communication, la gestion, la formation à la création d’entreprise, …)
- Équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
- Communication (au sein du laboratoire, avec les directeurs de thèse et autres membres du laboratoire, alignement des attentes en termes de progrès et d’objectifs futurs, …)
- Vie après le doctorat (quels sont les types d’options de carrière et comment les explorer, …)
À la fin du processus, et en tant que mentor, vous recevrez une version PDF complète du rapport par courriel.
Veuillez noter que les informations ne sont pas stockées dans l’outil en ligne.