EDPY Rapport annuel

Vous trouverez ci-dessous les instructions relatives à la rédaction du  rapport annuel

Accès à l’outil en ligne: Lien envoyé par l’EDPY aux doctorant·e·s 2 mois avant l’échéance.

Connexion: avec le compte GASPAR.

Fonctionnement de l’outil

Dans les deux années suivant votre immatriculation, vous devez soumettre un rapport annuel sur l’état d’avancement de vos travaux.

Vous êtes prié·e de remplir ces trois sections avec:

  • vos informations de base,
  • les progrès de votre recherche : vous compléterez cette section puis en discuterez avec votre directeur·trice de thèse (et co-directeur·trice le cas échéant) lors de votre collaborative review,
  • une auto-évaluation de vos progrès : cette section est remplie séparément par vous et votre directeur·trice de thèse (et co-directeur·trice le cas échéant), puis discutée lors de la collaborative review.

Veuillez noter que le contenu que vous remplissez n’est pas confidentiel et sera disponible à toutes les parties lors de la collaborative review et une fois le processus terminé.

Vous discuterez également de ce rapport avec votre mentor lors d’une réunion confidentielle en face-à-face. Votre mentor prendra contact avec vous en temps voulu.

Si le rapport est évalué comme “Insatisfaisant” ou si vous êtes en désaccord avec le contenu, une réunion sera organisée avec le directeur du programme.

Enfin, le rapport sera envoyé à votre directeur·trice de programme pour vérification, et toutes les personnes impliquées recevront une version PDF du rapport par courriel.

Veuillez noter que les informations ne sont pas stockées dans l’outil en ligne.

 

Date de début

En octobre de chaque année (après la réussite de votre examen de candidature), vous recevrez un courriel de l’EDPY pour entamer le processus du rapport annuel.

Fonctionnement de l’outil

Note: Le·La co-directeur·trice de thèse peut être externe à l’EPFL. Pour accéder à l’outil, vous devez disposer d’un compte Gaspar.

Vous êtes prié·e de:

  • lire les informations de base et les commentaires sur les progrès du·de la doctorant·e,
  • compléter la section d’évaluation, y compris la collaborative review (avec le·la doctorant·e et le·la co-directeur·trice de thèse, le cas échéant).

Note: à ce stade, vous ne pouvez pas lire les commentaires d’auto-évaluation du·de la doctorant·e ni ceux du·de la co-directeur·trice de thèse (le cas échéant).

Veuillez noter que le contenu que vous remplissez n’est pas confidentiel et sera disponible à toutes les parties lors de la colllaborative review et une fois le processus terminé.

Vous serez ensuite invité·e par courriel à organiser une réunion en face-à-face avec votre doctorant·e (et le·la co-directeur·trice de thèse, le cas échéant) pour examiner les informations, discuter des objectifs atteints et planifiés, et évaluer les progrès globaux.

Au cours de cette collaborative review, et en tant que directeur·trice de thèse, vous pourrez accéder au contenu à éditer et à compléter.

Si le rapport est évalué comme “Insatisfaisant” ou si le·la doctorant·e est en désaccord avec le contenu, une réunion sera organisée afin de déterminer des mesures appropriées pour résoudre d’éventuels problèmes ou conflits.

Enfin, le rapport sera envoyé au·à la directeur·trice du programme pour vérification, et toutes les personnes impliquées recevront une version PDF du rapport par courriel.

Veuillez noter que les informations ne sont pas stockées dans l’outil en ligne.

 

Date limite du rapport annuel:

Le processus du rapport annuel débute en octobre de chaque année (après la réussite de l’examen de candidature de votre doctorant·e).

Le processus doit être terminé au 30 novembre de l’année en cours.

Fonctionnement de l’outil

Vous êtes prié·e de:

  • passer en revue les rapports annuels,
  • discuter avec le·la doctorant·e,
  • confirmer avoir rencontré l’étudiant·e (sous “Tâches à accomplir” et “Procéder”) en cochant la case “Oui, nous nous sommes rencontrés”. La date à indiquer est celle de la réunion.

Note: Aucune possibilité d’ajouter des commentaires dans l’outil, car la discussion reste confidentielle.

Les thèmes suivants pourraient être abordés lors de la discussion:

  • Avancement en tant que chercheur (ce qui s’est bien passé, moins bien, comment s’améliorer, établissement d’objectifs, ressources nécessaires, …)
  • Aspects relatifs à la préparation pour la carrière (contributions à la communauté, participations à des conférences, distinctions, opportunités de réseautage, participation éventuelle à des cours de compétences transversales sur l’écriture, la communication, la gestion, la formation à la création d’entreprise, …)
  • Équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
  • Communication (au sein du laboratoire, avec les directeurs de thèse et autres membres du laboratoire, alignement des attentes en termes de progrès et d’objectifs futurs, …)
  • Vie après le doctorat (quels sont les types d’options de carrière et comment les explorer, …)

À la fin du processus, et en tant que mentor, vous recevrez une version PDF du rapport par courriel.

Veuillez noter que les informations ne sont pas stockées dans l’outil en ligne.

Dates limites du rapport annuel:

Le processus du rapport annuel débute en octobre de chaque année (après la réussite de l’examen de candidature de vos mentees).

Le processus doit être terminé au 15 mars de l’année suivante.

Fonctionnement de l’outil