Comment déclarer des heures d’appoint/supplémentaires et des présences supplémentaires

Définition

1. Les heures d’appoint

• dans le cadre des horaires flexibles à l’EPFL (RGT art. 7) les collaborateurs peuvent gérer leurs dépassements et compensations du temps de travail dans le logiciel des absences. L’absence en compensation d’heures peut être soumise à la validation, ce point est défini par l’unité.
• La limite des dépassements (limite du panier) est définie dans le RGT par “le nombre d’heures nécessaires à la compensation des congés de fin d’année additionné du nombre d’heures hebdomadaires du collaborateur.”
• La limite négative du panier est de -20h. Les dépassements engendrent l’envoi d’une notification au supérieur hiérarchique ou à l’administrateur des absences.
• Sont considérées comme des heures d’appoint, les heures dépassant l’horaire de travail contractuel et ce jusqu’à concurrence de 45 heures de travail par semaine, ce quel que soit le taux d’activité du collaborateur.

2. Les heures supplémentaires

• Les heures supplémentaires ne sont autorisées que si elles sont, dans la mesure du possible et sauf urgence, planifiées d’entente entre le collaborateur et le supérieur ou ordonnées par ce dernier.
• Les heures supplémentaires sont soumise à l’autorisation explicite du supérieur et devront systèmatiquement être validées par ce dernier (elles s’ajouteront au panier des heures qu’après la validation)
• Sont considérées comme des heures supplémentaires, les heures au-delà de 45 heures de travail sur la semaine (tout taux d’activité confondu) ainsi que les heures effectuées sur demande explicite du supérieur.
• Les heures supplémentaires sont à enregistrer une fois qu’elles ont été effectuées.

3. La reprise des heures

• Les  heures d’appoint et les heures supplémentaires doivent être reprises, dans la mesure du possible, par des congés de même durée.

Pour reprendre les heures d’appoint ou heures supplémentaires en congé, il faut saisir une absence via votre calendrier ou via le bouton “déclarer une absence” puis choisir le motif d’absences “compensation – sur heures d’appoint” ou “compensation – sur heures supplémentaires” selon la situation.

1. Sélectionnez le/s jours de votre absence

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Enregistrez votre absence en jour/demi-jour ou en heures et sélectionnant le motif adapté selon si vous souhaitez compenser des heures d’appoint ou des heures supplémentaires.

 

 

 

 

 

 

 

4. Les présences supplémentaires ponctuelles ou répétées : visibles sur votre calendrier et dans le planning de votre unité

• ponctuelles : ajout d’une présence supplémentaire un jour donné (en sus de l’horaire normal). Les présences supplémentaires futures sont affichées dans le calendrier et sur le planning de votre unité.
• à répétition : permet de gérer des présences supplémentaire répétitives (notamment dans le cadre d’un horaire alterné ou d’un projet nécessitant une présence supplémentaire sur une période donnée).
• Les présences supplémentaires sont toujours enregistrées dans le panier des heures d’appoint

Comment y accéder ?

Accessible depuis la page d’accueil “Absences et présences”, via le bouton 

Comment ajouter des heures supplémentaires et des heures d’appoint

1) En remplissant la date et le nombre d’heures effectuées. Vous pouvez enregistrer un bloc d’heures. Les heures enregistrée sous cette forme (cumul d’heures) ne sont pas affichées dans le calendrier ni sur le planning d’unité. Il est possible de faire des saisies par semaine/mois  des heures effectuées en sus de l’horaire contractuel. Le plafond du panier est défini selon les informations ci-dessus sous la rubrique “définition”.

2) En remplissant si besoin le champs “précisions”

3) 3) En précisant si les heures sont des heures d’appoint ou supplémentaires (vous référez à la définition ci-dessus)

4) Terminez avec le bouton “enregistrer”

Comment ajouter des présences supplémentaires

1) En sélectionnant le bouton. Les présences supplémentaires sont affichées sur votre calendrier et dans le planning de l’unité. Les heures saisies s’ajoutent à votre solde des heures d’appoint.

 

2) En sélectionnant le type de présence

3) Présences ponctuelles

• Indiquez la date de la présence supplémentaire
• Cochez au choix :
  • Présence en heures, et préciser le début et la durée
  • Présence en jours/demi-jours, et préciser s’il s’agit d’une journée complète, de la matinée ou de l’après-midi

4) Présences supplémentaires à répétition

• Indiquez la période durant laquelle vous effectuez des présences supplémentaires
• Paramétrez le rythme de la répétition
• Cochez au choix :
  • Présence en heures, et préciser le début et la durée
  • Présence en jours/demi-jours, et préciser s’il s’agit d’une journée complète, de la matinée ou de l’après-midi

NB: s’il s’agit d’une présence supplémentaire alternée dans le cadre d’un horaire irrégulier, il faudra également enregister une absence à répétition en contre partie.