Comment gérer les validateurs


Description

Un validateur valide et/ou reçoit une notification pour

  • les demandes d’absence (si applicable, selon motif)
  • les heures supplémentaires
  • les dépassements de soldes (si membre est « sans validation » : seulement notification)
  • solde (fin d’année) – vérification de la plausibilité

Pour plus d’informations sur les rôles dans la gestion des absences, consultez la page “Rôles et tâches des utilisateurs”

Comment y accéder

1) Allez sous l’onglet “gérer les unités” d’Absences

gérer les unités

2) Accédez à la liste des collaborateurs via la flèche rouge en haut à droite

Liste des collaborateurs

3) Cliquez ensuite sur le bouton bouton gestion des validateurs

La logique de validation

Nous vous rappelons à titre informatif que la demande de validation respecte toujours l’ordre logique ci-dessous. La demande de validation est envoyée:

  1. Au validateur personnel (gestion manuelle) respectivement validateur groupe ou de l’instance 
  2. si 1 non existant: au responsable groupe (groupe ou de l’instance),
  3. si 1 et 2 non existants: à l’administrateur de l’instance

logique de validation

Si dans votre instance vous avez des validateurs groupe, n’oubliez pas de déchocher la case « validateur groupe » qui se met automatiquement dans le profil du responsable groupe, sans quoi il sera également considéré comme validateur groupe et donc validateur de 1er niveau dans les comptes de vos collaborateurs.

Nous vous rappelons que le validateur doit obligatoirement faire partie de l’instance du collaborateur.

Gestion des validateurs

Ce tableau donne une vision d’ensemble des validateurs des collaborateurs de votre instance. Dans la colonne « validateurs personnels » est indiqué le nom du (des) validateur(s) personnel(s) et dans la colonne « validateurs par défaut » le nom du ou des validateurs « par défaut » du collaborateur en fonction de son groupe notamment.

tableau des validateurs

Validateur personnel ou par défaut ?

Pour chaque collaborateur, on a soit un (des) validateurs personnel(s) (mise à jour manuelle), soit un (des) validateur(s) par défaut (mise à jour automatique) :

  • La formule « validateur personnel » est recommandée lorsque la personne qui valide les absences ou le solde de jours de vacances du collaborateur en fin d’année est une personne qui n’a aucun rôle particulier dans la gestion des absences.
  • La formule « validateur par défaut » est recommandée lorsque la personne qui valide les absences et les soldes du collaborateur en fin d’année a un rôle dans la gestion des absences de son unité comme validateur de groupe, responsable de groupe ou administrateur. Si le responsable de groupe change, le validateur par défaut de toutes les personnes de ce groupe sera mis à jour automatiquement en indiquant le nom du nouveau responsable.

Modification/Mise à jour des validateurs personnels ou par défaut

  • Individuellement en cliquant sur le nom du collaborateur pour ouvrir son profil et mettre à jour son/ses validateur/s personnel/s ou lui attribuer un validateur par défaut.
  • Collectivement à la valeur par défaut en sélectionnant les collaborateurs concernés (cocher ce qui convient) pour garantir la mise à jour dynamique des validateurs en effectuant un reset des validateurs. Nous vous recommandons d’effectuer cette mise à jour pour garantir une mise à jour continue des données (en cas de changements internes) sauf pour les collaborateurs qui ont un « validateur personnel » différent.

 

Attention, le bouton RESET DES VALIDATEURS écrase les validateurs personnels pour mettre le/s validateur/s par défaut définit dans votre instance (validateur groupe/responsable groupe ou administrateur).

 

NB : dans la colonne « Validateurs Personnels », vous verrez peut-être apparaître des validateurs surlignés en jaune : ce sont des validateurs qui ont été définis comme « validateurs personnels » mais qui ont un rôle de « validateur groupe », « responsable groupe » ou « administrateur » dans votre instance.
Ils sont par conséquent considérés par le système comme des validateurs par défaut au sein de votre instance et ne devraient pas être enregistrés en « validateur personnel ». Dans cette situtation, une mise à jour (reset des validateurs) est recommandée selon la procédure ci-dessus afin de garantir la mise à jour dynamique des informations.