Description
Les unités représentent un groupe de collaborateurs rattachés généralement au même centre financier. Dans le logiciel des absences, nous parlons d’instance car une instance peut regrouper plusieurs unités (soit plusieurs centres financiers).
Comment y accéder ?
Accessible via l’onglet “gérer les unités” d’Absences puis sélectionner l’instance
Sélection de l’instance
Si vous en avez plusieurs, il vous faut préalablement sélectionner l’instance comme suit :
Visualiser la liste des collaborateurs de votre unité
Pour accéder à la listes des collaborateurs, cliquez sur la flèche rouge située en haut à droite du cadre.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec une vue d’ensemble des collaborateurs de l’unité sélectionnée.
Vous pouvez ventiler l’affichage à l’aide du bouton
La liste des collaborateurs se met à jour chaque nuit avec les données contenues dans les systèmes ACCRED et SAP/RH. Le système va ajouter automatique :
- les collaborateurs avec un financement au sein de votre unité sur fond blanc
- les collaborateurs avec une accréditation au sein de votre unité sur fond rouge – ces derniers doivent être activés manuellement (via un clique sur le nom) afin d’apparaître sur le planning de l’unité
En tant qu’administrateur, vous recevez une liste des nouveaux collaborateurs ajoutés dans votre unité chaque 1er et 15 du mois.
Créer un nouveau groupe
Depuis la liste des collaborateurs, vous pouvez ajouter un nouveau groupe à l’aide du bouton 
Cela déclenche l’ouverture de la boîte de dialogue suivante
Il suffit alors de renseigner le champ “nouveau groupe” et de l’attribuer aux collaborateurs souhaités sur la liste des collaborateurs ou via la page de profil personnelle.
Un groupe qui n’est plus attribué à personne disparaît de la liste.
Ajouter un collaborateur à votre unité
Depuis la liste des collaborateurs, vous pouvez ajouter un nouveau collaborateur à l’aide du bouton 
Cela déclenche l’ouverture de la boîte de dialogue suivante
ll suffit alors de renseigner le champ “ajouter un nouvel utilisateur” via son nom ou son n° SCIPER
Gestion des validateurs
Depuis la liste des collaborateurs, vous pouvez gérer/définir les validateurs (par défaut ou personnels) de votre unité via le bouton 
Cela vous fait basculer sur la liste des validateurs, vous permettant d’identifier d’un coup d’oeil les validateurs définis au sein de votre unité.
Veuillez vous référez à la page “comment gérer les validateurs” pour obtenir la marche à suivre vous permettant de paramétrer les validateurs de votre unité.
Consulter la liste des jours fériés cantonaux
Pour accéder à la listes des jours fériés et gestion des ponts, cliquez sur la flèche rouge située en haut à droite du cadre.
La fenêtre s’affiche
- Tri des jours fériés par canton : en séléctionnant l’année et en cliquant sur afficher
- Historique des jours fériés d’unité : en séléctionnant l’année et en cliquant sur afficher
- Gestion des ponts d’unités : en séléctionnant l’année et en cliquant sur go [plus de détails ci-dessous]
Gestion des ponts d’unité
La page “gestion des ponts” est accessible depuis la liste des jours fériés, en cliquant sur “go”
La page suivante s’affiche
Pour créer une date de pont, il suffit de renseigner les champs “description” et “date”, de cocher “matin” et/ou “après-midi” et d’enregistrer.
Veuillez vous référez au chapitre “gestion des ponts d’unité” pour obtenir des informations complémentaires.
Modifier les paramètres de votre unité
Pour accéder à la liste des paramètres, cliquez sur la flèche rouge située en haut à droite du cadre.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre, vous permettant de :
- Cocher les motifs soumis à la validation (selon besoin unité)
- Paramétrer des notifications
- Forcer la synchronisation Exchange (si un collaborateur enregistre une absence celle-ci apparaîtra automatiquement dans son agenda Outlook)
- Partager des plannings inter-instances
Valider les soldes de fin d’année
Pour accéder à la validation des soldes de fin d’année, cliquez sur la flèche rouge située en haut à droite du cadre.