Paramétrer les ponts d’unité

Description

Il est d’usage dans certaines unités de pratiquer un horaire augmenté tout au long de l’année afin de permettre aux collaborateurs de prendre ensuite un ou plusieurs ponts – pont de l’Ascension (vendredi) et/ou pont de Noël (jours entre Noël et Nouvel an) en compensation.

Le nombre d’heures que représente le pont de Noël est communiqué par le département des Ressources Humaines à chaque début d’année civile et varie d’une année à l’autre.

Le temps à effectuer en plus sera régi et à contrôler au sein de l’unité. L’horaire dans le logiciel reste l’horaire règlementaire de l’EPFL, soit 8h12 par jour de travail et 41h par semaine pour un collaborateur à 100%.

La fonctionnalité offerte par le logiciel couvre uniquement les collaborateurs rattachés à une seule instance. Dans le cas d’un rattachement multi-instances, vous devrez procéder à un enregistrement manuel du pont au cas par cas afin de garantir l’exactitude des données (vous verrez les collaborateurs concernés surlignés en jaune).

Important : Nous vous rendons attentifs au fait que le motif « pont d’unité » ne déduit pas de jours de vacances ni d’heures d’appoint.

Enregistrer les dates de pont d'unité

1. Dans le menu “gérer les unités” sélectionner la liste “jours fériés et gestion des ponts d’unité”

Liste pont d'unité

2. Sur la page suivante, sélectionner “gestion des ponts d’unité” et cliquer sur “go”. Sur la liste “historique des jours fériés d’unité” vous avez la possibilité de consulter les jours de pont d’unité attribués les années antérieures.

3. Dans l’étape 1 du processus, il faut enregistrer les jours de ponts d’unité souhaités en indiquant une brève description ainsi que la date et en cochant s’il s’agit d’un matin, d’un après-midi ou d’une journée complète de pont. Chaque date fait l’objet d’un nouvel enregistrement.

Enregistrement dates pont d'unité

Une fois que vous avez saisi l’ensemble des dates de pont d’unité vous pouvez passé à l’étape 2.

Attribuer le pont d'unité aux collaborateurs

Dans l’étape 2, vous pouvez attribuer les jours de pont d’unité aux collaborateurs de votre unité en cochant ou décochant la case devant le nom du collaborateur. Les collaborateurs ayant une fin de contrat prévue avant la date du pont d’unité ne sont pas proposés dans la sélection.

1. Vous pouvez cocher l’ensemble des collaborateurs en une fois avec le bouton :

Sélection collaborateurs

NB : les collaborateurs surlignés en jaune sont actifs dans plusieurs unités. Le pont ne peut donc pas être attribué via cette fonctionnalité mais doit être mis par l’administrateur individuellement dans le compte du collaborateur en choisissant le motif “pont d’unité” et en respectant les plages horaires durant lesquels il travaille effectivement pour votre unité.

2. Une fois les collaborateurs sélectionnés, vous pouvez attribuer le pont d’unité à l’ensemble des collaborateurs souhaités en une étape via le bouton :

bouton appliquer pont

Au moment de l’enregistrement du pont d’unité, les collaborateurs recevront une notification e-mail leur indiquant qu’un pont d’unité à été attribué par l’unité et qu’il découle d’un horaire augmenté tout au long de l’année. La communication plus précise quant à l’organisation de l’horaire augmenté est à charge de chaque unité.

3. L’écran suivant vous indique quelles dates de pont ont été attribuées en fonction de la légende suivante

Légende attribution pont

Annuler un pont d'unité attribué

Si vous avez enregistré des jours de pont d’unité et que vous souhaitez les annuler pour un ou plusieurs collaborateurs vous pouvez soit le faire directement dans le compte du collaborateur via son calendrier personnel ou procéder comme suit :

1. Rendez vous sur la page d’attribution des jours de pont d’unité du collaborateur (étape 2 ci-dessus). Cocher les collaborateurs pour lesquels le pont doit être annulé et cliquer sur le bouton :

Annulation pont

2. Si vous souhaitez modifier ou annuler la date du pont d’unité, il faudra ensuite vous rendre sur la page de gestion des ponts afin d’enregistrer les nouvelles dates. Attention, les dates enregistrées peuvent être annuler uniquement si le pont a bien été annulé préalablement dans le compte des collaborateurs, cf point 1 ci-dessus.