Processus, quotas et délais ‒ Holding events ‐ EPFL

Cette page présente de manière schématique le processus, le principe des quotas, ainsi que les dates fixant les délais impératifs à connaître.

Pour garantir un soutien et un accompagnement de qualité dans l’organisation de vos événements associatifs, des règles spécifiques ont été établies. Il est crucial de prendre connaissance de ces règles avant de soumettre vos demandes. Celles-ci incluent les types d’événements autorisés, les conditions à respecter, ainsi que les délais nécessaires pour le traitement des demandes sur le campus. Veuillez consulter ces directives attentivement pour assurer le bon déroulement et la conformité de vos événements festifs.

Processus en bref

Agenda de validation des événements soumis à quotas

Date à venir
Réunion de la commission Événements pour statuer sur les dossiers reçus (planification, image de l’École, sécurité, finances, etc.).
Date à venir
Envoi par courriel des réponses aux associations d’étudiants et mise en ligne du calendrier événementiel festif.
Date à venir
Permanence Commission Event pour les événements soumis à quota.
Date à venir
Les associations ont la possibilité d’échanger les dates d’événements de même catégorie avec d’autres associations.
Date à venir
Clôture des changements de dates et validation finale du calendrier événementiel festif.

Quotas

Pour assurer une répartition équitable des demandes et des locaux de l’École, tout en préservant les ressources humaines et matérielles, un système de quotas est en place. Ce système limite le nombre d’événements qu’une association peut organiser sur une période donnée, garantissant ainsi un accès juste et équilibré. Toutes les typologies d’événements: lien

Événement Majeur (EM)
Peut avoir lieu toutes les deux semaines, mais pas de manière consécutive (hors période d’examens ou de révisions).

Grand Événement (GE)
Peut avoir lieu une fois par semaine, la semaine où un Événement Majeur n’est pas planifié, ou chaque semaine si aucun Événement Majeur n’est prévu dans le créneau des deux semaines (hors période de révisions ou d’examens) concerné.

Apéritifs Standards
Maximum trois apéritifs par semaine, mais pas les vendredis ou les week-ends.

La planification des événements se fait de manière globale, sur l’année.

Délais

Délais pour événements majeurs (EM)

Du 1er au 30 avril, pour le semestre suivant.
Dernier délai le 30 avril à 23h59

Délais pour grands événements (GE)

Du 1er au 31 octobre, pour le semestre suivant.
Dernier délai le 31 octobre à 23h59
Du 1er au 30 avril, pour le semestre suivant.
Dernier délai le 30 avril à 23h59

Délais pour apéritifs standards

La demande doit être effectuée le mois précédant pour le mois suivant avec un délai à la date indiquée (10 jours avant la fin du mois en cours pour le mois suivant) et uniquement par le formulaire habituel (aucun dossier de présentation n’est requis). Les demandes en dehors de ce délai ne seront pas prise en compte et annulée automatiquement.

Un descriptif et un plan d’aménagement sont nécessaires.

10 jours avant le 1er avril 2025 : 22 mars 2025
10 jours avant le 1er mai 2025 : 21 avril 2025
10 jours avant le 1er juin 2025 : 22 mai 2025
10 jours avant le 1er juillet 2025 : 21 juin 2025*
10 jours avant le 1er août 2025 : 22 juillet 2025*
10 jours avant le 1er septembre 2025 : 22 août 2025
10 jours avant le 1er octobre 2025 : 21 septembre 2025
10 jours avant le 1er novembre 2025 : 22 octobre 2025
10 jours avant le 1er décembre 2025 : 21 novembre 2025
10 jours avant le 1er janvier 2026 : 22 décembre 2025

*pas d’apéritif durant la période des examens.