Processus, quotas et délais

Cette page présente de maniÚre schématique le processus, le principe des quotas, ainsi que les dates fixant les délais impératifs à connaßtre.

Pour garantir un soutien et un accompagnement de qualitĂ© dans l’organisation de vos Ă©vĂ©nements associatifs, des rĂšgles spĂ©cifiques ont Ă©tĂ© Ă©tablies. Il est crucial de prendre connaissance de ces rĂšgles avant de soumettre vos demandes. Celles-ci incluent les types d’Ă©vĂ©nements autorisĂ©s, les conditions Ă  respecter, ainsi que les dĂ©lais nĂ©cessaires pour le traitement des demandes sur le campus. Veuillez consulter ces directives attentivement pour assurer le bon dĂ©roulement et la conformitĂ© de vos Ă©vĂ©nements festifs.

Processus en bref

Agenda de validation des événements soumis à quotas

  • Date Ă  venir
    RĂ©union de la commission ÉvĂ©nements pour statuer sur les dossiers reçus (planification, image de l’École, sĂ©curitĂ©, finances, etc.).
  • Date Ă  venir
    Envoi par courriel des rĂ©ponses aux associations d’étudiants et mise en ligne du calendrier Ă©vĂ©nementiel festif.
  • Date Ă  venir
    Permanence Commission Event pour les événements soumis à quota.
  • Date Ă  venir
    Les associations ont la possibilitĂ© d’échanger les dates d’évĂ©nements de mĂȘme catĂ©gorie avec d’autres associations.
  • Date Ă  venir
    ClÎture des changements de dates et validation finale du calendrier événementiel festif.

Quotas

Pour assurer une rĂ©partition Ă©quitable des demandes et des locaux de l’École, tout en prĂ©servant les ressources humaines et matĂ©rielles, un systĂšme de quotas est en place. Ce systĂšme limite le nombre d’Ă©vĂ©nements qu’une association peut organiser sur une pĂ©riode donnĂ©e, garantissant ainsi un accĂšs juste et Ă©quilibrĂ©. Toutes les typologies d’Ă©vĂ©nements: lien

ÉvĂ©nement Majeur (EM)
Peut avoir lieu toutes les deux semaines, mais pas de maniĂšre consĂ©cutive (hors pĂ©riode d’examens ou de rĂ©visions).

Grand ÉvĂ©nement (GE)
Peut avoir lieu une fois par semaine, la semaine oĂč un ÉvĂ©nement Majeur n’est pas planifiĂ©, ou chaque semaine si aucun ÉvĂ©nement Majeur n’est prĂ©vu dans le crĂ©neau des deux semaines (hors pĂ©riode de rĂ©visions ou d’examens) concernĂ©.

Apéritifs Standards
Maximum trois apéritifs par semaine, mais pas les vendredis ou les week-ends.

La planification des Ă©vĂ©nements se fait de maniĂšre globale, sur l’annĂ©e.


Délais

Infographie Pocama 2025-2026

Délais pour événements majeurs (EM)

  • Du 1er au 30 avril, pour le semestre suivant.
    Dernier délai le 30 avril à 23h59

Délais pour grands événements (GE)

  • Du 1er au 31 octobre, pour le semestre suivant.
    Dernier délai le 31 octobre à 23h59
  • Du 1er au 30 avril, pour le semestre suivant.
    Dernier délai le 30 avril à 23h59

Délais pour apéritifs standards

La demande doit ĂȘtre effectuĂ©e le mois prĂ©cĂ©dant pour le mois suivant avec un dĂ©lai Ă  la date indiquĂ©e (10 jours avant la fin du mois en cours pour le mois suivant) et uniquement par le formulaire habituel (aucun dossier de prĂ©sentation n’est requis). Les demandes en dehors de ce dĂ©lai ne seront pas prise en compte et annulĂ©e automatiquement. 

Un descriptif et un plan d’amĂ©nagement sont nĂ©cessaires.

  • 10 jours avant le 1er avril 2025 : 22 mars 2025
  • 10 jours avant le 1er mai 2025 : 21 avril 2025
  • 10 jours avant le 1er juin 2025 : 22 mai 2025
  • 10 jours avant le 1er juillet 2025 : 21 juin 2025*
  • 10 jours avant le 1er aoĂ»t 2025 : 22 juillet 2025*
  • 10 jours avant le 1er septembre 2025 : 22 aoĂ»t 2025
  • 10 jours avant le 1er octobre 2025 : 21 septembre 2025
  • 10 jours avant le 1er novembre 2025 : 22 octobre 2025
  • 10 jours avant le 1er dĂ©cembre 2025 : 21 novembre 2025
  • 10 jours avant le 1er janvier 2026 : 22 dĂ©cembre 2025

*pas d’apĂ©ritif durant la pĂ©riode des examens.

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