Cette page présente de manière schématique le processus, le principe des quotas, ainsi que les dates fixant les délais impératifs à connaître.
Pour garantir un soutien et un accompagnement de qualité dans l’organisation de vos événements associatifs, des règles spécifiques ont été établies. Il est crucial de prendre connaissance de ces règles avant de soumettre vos demandes. Celles-ci incluent les types d’événements autorisés, les conditions à respecter, ainsi que les délais nécessaires pour le traitement des demandes sur le campus. Veuillez consulter ces directives attentivement pour assurer le bon déroulement et la conformité de vos événements festifs.
Processus en bref
Agenda de validation des événements soumis à quotas
Début novembre
Réunion de la commission Événements pour statuer sur les dossiers reçus (planification, image de l’École, sécurité, finances, etc.).
Mi-novembre
Envoi par courriel des réponses aux associations d’étudiants et mise en ligne du calendrier événementiel festif
Quotas
Pour assurer une répartition équitable des demandes et des locaux de l’École, tout en préservant les ressources humaines et matérielles, un système de quotas est en place. Ce système limite le nombre d’événements qu’une association peut organiser sur une période donnée, garantissant ainsi un accès juste et équilibré. Toutes les typologies d’événements: lien
Événement Majeur (EM)
Peut avoir lieu toutes les deux semaines, mais pas de manière consécutive (hors période d’examens ou de révisions).
Grand Événement (GE)
Peut avoir lieu une fois par semaine, la semaine où un Événement Majeur n’est pas planifié, ou chaque semaine si aucun Événement Majeur n’est prévu dans le créneau des deux semaines (hors période de révisions ou d’examens) concerné.
Apéritifs Standards
Maximum trois apéritifs par semaine, mais pas les vendredis ou les week-ends.
La planification des événements se fait de manière globale, sur l’année.
Délais
Délais et Quota – Dépose de dossier
Du 1er au 30 avril
Pour les Evénements Majeurs – EM (festival, welcome party, etc.)
de l’année civile suivante
Pour les Grands Evénements – GE (souper, soirée, etc.)
du semestre d’automne suivant
Du 1er au 31 octobre
Pour les Grands Evénements – GE
du semestre du printemps suivant
10 jours ouvrés
Avant pour les annonces d’Apéritifs Standards (pas de dossier nécessaire)
Un descriptif et un plan d’aménagement sont nécessaires.
Pas d’apéritif durant la période des examens.
Délais pour le formulaire ServiceNow
10 jours ouvrés
Avant pour les annonces d’événements
5 jours ouvrés
Avant pour les réunions et meetings internes
Les demandes en dehors de ce délai ne seront pas prise en compte et annulée automatiquement.