Les ressources et outils à votre disposition
"Dans la vie, rien n'est à craindre, tout est à comprendre." Marie Curie, physicienne et chimiste, 1867-1934
Grâce à la reconnaissance de votre association, vous avez droit à divers avantages et aides de la part de l’EPFL.
Accréditation est l’application éponyme en ligne de l’EPFL qui permet de gérer les droits d’accès aux ressources de l’EPFL. Développée sous la forme d’une base de données, elle permet la gestion et le suivi des rôles et profils de toute personne liée à l’EPFL, leur permettant d’accéder à diverses prestations fournies par l’école.
Pour plus d’informations, voir la page des accréditations
Pour les personnes de l’EPFL: faire parvenir à [email protected] la liste des personnes à accréditer ainsi que leur numéro SCIPER.
Pour les personnes hors EPFL: faire parvenir à l’AVP SAO ([email protected]) une copie de la carte d’identité pour l’attribution d’un numéro SCIPER, sans lequel l’accréditation n’est pas possible.
Une fois les personnes dûment accréditées, il incombe à l’association de faire le nécessaire auprès des services concernés pour obtenir les droits voulus (accès locaux, carte Camipro, etc).
Communication des évènements extra-muros
A l’exception de certains évènements institutionnels, tout événement externe au campus doit être organisé à titre privé.
L’EPFL ne participe ni au financement, ni à l’organisation de ce type d’événement. L’Ecole ne doit pas être mentionnée dans la communication, les contrats ou auprès des sponsors.
Les canaux de communication, les ressources ainsi que les infrastructures de l’Ecole, ne peuvent pas être utilisés pour la promotion d’un événement extra-muros.
Seuls les panneaux d’affichage sur le campus sont à disposition.
Les associations ont la possibilité d’informer la communauté EPFL de leurs activités par le biais du mémento des associations. Cet outil a été développé spécialement à leur intention, et permet de catégoriser les événements annoncés, ainsi que décrire leur contenu.
Les annonces sont modérées par des étudiant·e·s membres d’associations d’étudiant·e·s.
Une fois par semaine, une extraction automatique du contenu du mémento est effectuée, et envoyée de manière concaténée à tous les étudiant·e·s du campus.
Il est également possible de s’abonner aux informations du mémento, en choisissant certains paramètres d’extraction.
Le mémento et la liste générique [email protected] sont les seuls moyens autorisés aux associations pour contacter la population estudiantine de l’EPFL. Tout abus des autres listes génériques, même celles modérées, est passible de sanctions, pouvant aller jusqu’à la suppression du statut d’association reconnue par l’EPFL.
Les associations reconnues par l’EPFL peuvent, une fois par semestre, utiliser la liste de distribution [email protected], qui pointe vers tous·toutes les étudiant·e·s et doctorant·e·s de l’EPFL.
Les commissions, pôles et autres groupes présents dans la structure formelle des associations reconnues par l’EPFL (ci-après « groupes ») peuvent faire une demande exceptionnelle d’envoi aux modérateur·trice·s ([email protected]), en motivant les raisons de l’utilisation de cette adresse au-delà du quota généralement admis d’un mail semestriel (spécificité des informations, structure de leur association faîtière…).
- Les modérateur·trice·s auront la charge de juger de la pertinence de l’envoi du mail sur l’adresse.
- Le droit d’utilisation sera évalué au cas par cas pour chaque mail à envoyer via l’adresse.
- Le groupe ayant obtenu un droit d’utilisation exceptionnel devra se conformer au présent règlement. En cas d’obtention d’un droit d’utilisation exceptionnel, le groupe ne peut prétendre à plus d’un envoi par semestre.
Un jury composé de 5 modérateurs·trices (étudiant·e·s) contrôle le contenu. Si 3 jurys sont d’accord, votre news est libérée et envoyée à tous·toutes les étudiant·e·s et doctorant·e·s de l’Ecole. Si le jury n’est pas d’accord, les raisons seront communiquées à l’expéditeur·trice. Délai de réponse dans les 72h. En cas de question, les modérateurs·trices sont atteignables à l’adresse [email protected].
Les modérateurs·trices, tous·toutes membres d’associations, suivent une charte pour se coordonner sur la libération des messages.
Pour information, dans le cas de mails associatifs, les canaux « personnel.epfl@epfl » et « [email protected] » ne sont pas utilisables.
Le mémento et la liste générique [email protected] sont les seuls moyens autorisés aux associations pour contacter la population estudiantine de l’EPFL. Tout abus des autres listes génériques, même celles modérées, est passible de sanctions, pouvant aller jusqu’à la suppression du statut d’association reconnue par l’EPFL.
La fonctionnalité “Annonces” vous permet de transmettre rapidement à vos membres et abonné·es des informations sous la forme de messages, avec notifications push, consultables directement dans l’application EPFL Campus. Vous trouverez toutes les informations et détails d’activations de la fonctionnalité ici.
Vous pouvez faire apparaître des annonces sur les écrans qui se trouvent dans l’Ecole, en faisant la demande ici sur ServiceNow. Les critères d’affiche à respecter sont :
- Les dimensions de l’affiche doivent être “1920 par 1080 pixels”
- Le format du fichier doit être “.jpg”
- La taille du fichier ne peut dépasser 1 Mo
- Le nom du fichier ne doit pas dépasser les 36 caractères avant l’extension .jpg
Pour les associations d’étudiant·e·s, un nouveau sigle « une association reconnue par l’EPFL » est entré en vigueur le 01.01.2021. Elles doivent désormais utiliser ce sigle au lieu du logo EPFL sur les communications destinées à la communauté EPFL.
Les documents sont à télécharger directement sur cette page.
Les directives concernant l’utilisation des logos se trouvent sur go.epfl.ch/mcv et les documents sont à télécharger sur inside.epfl.ch/corp-id
L’EPFL autorise la pose d’affiches émanant d’unités de l’EPFL ou de l’UNIL, ainsi que les associations reconnues par l’une des deux institutions.
Pour l’EPFL, les demandes de validation d’informations sont à demander à [email protected]
Pour l’UNIL, en cas de question vous pouvez vous adresser au bureau de la FAE (021 692 25 91) / [email protected].
Tout placardage en dehors des stèles ou ne correspondant pas aux directives ci-dessus seront retirés au frais des entreprises ou personnes.
Organisation du désaffichage :
Quand ? Chaque 1er jour ouvré du mois, un calendrier est publié chaque année
Quoi ? Toutes les affiches, sauf les fléchages –attention à votre timing…
Dans la limite des disponibilités, l’EPFL peut mettre des salles de cours à disposition des associations reconnues, sur demande, pour faciliter la gestion des affaires par les membres des comités et l’organisation d’événements.
Les associations s’engagent à respecter les règlements d’utilisation et font un usage des moyens mis à disposition conformément aux règles de bienséance.
Demande de local de stockage ponctuel :
L’AVP SAO met à disposition des associations 1 local de stockage temporaire, situé dans les abris sous la place de l’Esplanade. 5 m2 sont à disposition pour entreposer le matériel consommable lié à l’organisation d’événements. Veuillez adresser votre demande à [email protected].
Demande de salle de cours pour réunions associatives ponctuelles :
Les réunions de comité ou les assemblés générales peuvent faire l’objet d’une demande de réservation de salle de cours. Celle-ci doit être envoyée à Médiacom-Événements en utilisant ce formulaire au minimum 5 jours à l’avance.
Demande de salle pour évènements associatifs :
La gestion des évènements sur le campus EPFL est assurée par Médiacom-Événements. Veuillez vous référez à cette page pour les formulaires de demandes, les délais de dépôt des requêtes ainsi que toute autre information utile à l’organisation de votre évènement.
Sous réserve de disponibilité, des armoires peuvent être mises à disposition des associations ne bénéficiant pas de locaux. Elles se trouvent principalement au niveau 0 du Centre Est et du Centre Midi.
Transmettre la demande à [email protected] à l’aide du formulaire dûment complété.
Vous pouvez demander des travaux à des ressources de l’EPFL en nous écrivant à [email protected] afin que nous puissions évaluer vos besoins et valider votre demande auprès du service concerné.
Pour ce faire, merci de nous fournir:
- un explicatif des travaux, la problématique actuelle, les améliorations qui découleraient des travaux
- le devis que vous avez reçu pour ces travaux (si applicable)
En cas de constat de panne ou dommage au niveau:
- des locaux : écrire à la CAE à [email protected] qui fera le nécessaire pour assurer le dépannage au plus vite
- informatique : en appelant le numéro de téléphone 1234 ou 021 693 1234 depuis l’extérieur entre 8h et 18h du lundi au vendredi, le Support IT Service Desk enregistrera vos coordonnées ainsi que la description du problème que vous rencontrez. Vous pouvez également envoyer un courriel à l’adresse [email protected] en mettant [email protected] en copie.
Emprunter des laptops pour vos événements
Un pool de 50 laptops est disponible pour des prêts dans le cadre d’événements organisés par des associations reconnues par l’EPFL. Les laptops sont conditionnés dans des caisses de transport; une caisse contient 5 laptops.
Pour des raisons de sécurité et pour faciliter le transport du matériel, le prêt se fait par défaut par caisse (minimum 5 laptops). Si vos besoins se limitent à 1 ou 2 machines, le prêt est également possible mais il faut dans ce cas-là préciser le nombre d’ordinateurs souhaités dans le formulaire de prêt, sous “commentaires”. Les prêts ne se font que sur une courte durée et ne peuvent pas dépasser 1 semaine.
La demande de prêt se fait via ce formulaire et la description du matériel ainsi que les conditions du prêt sont consultables ici.
L’AVP SAO met à disposition des vignettes de stationnement qui peuvent être empruntées par les associations dans le cadre d’une manifestation uniquement, afin de faciliter leur organisation.
La durée du prêt dépendra de la durée de la manifestation mais durera au maximum 1 semaine. Jusqu’à 3 vignettes par associations pourront être empruntées pour un même événement, selon les disponibilités.
Les associations qui souhaitent emprunter une vignettes sont priées de nous retourner le formulaire au moins 7 jours à l’avance à [email protected].
L’EPFL a des tarifs négociés avec Mobility, pour en bénéficier avec votre association (à vos frais), vous pouvez contacter directement [email protected].
