Les ressources et outils à votre disposition

"Dans la vie, rien n'est à craindre, tout est à comprendre." Marie Curie, physicienne et chimiste, 1867-1934

Grâce à la reconnaissance de votre association, vous avez droit à divers avantages et aides de la part de l’EPFL.

Accréditation est l’application éponyme en ligne de l’EPFL qui permet de gérer la gestion des droits d’accès aux ressources de l’EPFL. Développée sous la forme d’une base de données, elle permet la gestion et le suivi des rôles et profils de toute personne liée à l’EPFL, leur permettant d’accéder à diverses prestations fournies par l’école.
Pour plus d’informations, voir la page des accréditations

Pour les personnes de l’EPFL: faire parvenir à [email protected] la liste des personnes à accréditer ainsi que leur numéro SCIPER.

Pour les personnes hors EPFL: faire parvenir à l’AVP SAO ([email protected]) une copie de la carte d’identité pour l’attribution d’un numéro SCIPER, sans lequel l’accréditation n’est pas possible.

Une fois les personnes dûment accréditées, il incombe à l’association de faire le nécessaire auprès des services concernés pour obtenir les droits voulus (accès locaux, carte Camipro, etc).

Les associations ont la possibilité d’informer la communauté EPFL de leurs activités par le biais du mémento des associations. Cet outil a été développé spécialement à leur intention, et permet de catégoriser les événements annoncés, ainsi que décrire leur contenu.

Les annonces sont modérées par des étudiant·e·s membres d’associations d’étudiant·e·s.

Une fois par semaine, une extraction automatique du contenu du mémento est effectuée, et envoyée de manière concaténée à tous les étudiant·e·s du campus.

Il est également possible de s’abonner aux informations du mémento, en choisissant certains paramètres d’extraction.

Le mémento et la liste générique [email protected] sont les seuls moyens autorisés aux associations pour contacter la population estudiantine de l’EPFL. Tout abus des autres listes génériques, même celles modérées, est passible de sanctions, pouvant aller jusqu’à la suppression du statut d’association reconnue par l’EPFL.

Les associations reconnues par l’EPFL peuvent, une fois par semestre, utiliser la liste de distribution [email protected], qui pointe vers tous·toutes les étudiant·e·s et doctorant·e·s de l’EPFL.

Un jury composé de 5 modérateurs·trices (étudiant·e·s) contrôle le contenu. Si 3 jurys sont d’accord, votre news est libérée et envoyée à tous·toutes les étudiant·e·s et doctorant·e·s de l’Ecole. Si le jury n’est pas d’accord, les raisons seront communiquées à l’expéditeur·trice. Délai de réponse dans les 48h. En cas de question, les modérateurs·trices sont atteignables à l’adresse [email protected].

Les modérateurs·trices, tous·toutes membres d’associations, suivent une charte pour se coordonner sur la libération des messages.

Pour information, dans le cas de mails associatifs, les canaux « [email protected] » et « [email protected] » ne sont pas utilisables.

Le mémento et la liste générique [email protected] sont les seuls moyens autorisés aux associations pour contacter la population estudiantine de l’EPFL. Tout abus des autres listes génériques, même celles modérées, est passible de sanctions, pouvant aller jusqu’à la suppression du statut d’association reconnue par l’EPFL.

La fonctionnalité “Annonces” vous permet de transmettre rapidement à vos membres et abonné·es des informations sous la forme de messages, avec notifications push, consultables directement dans l’application EPFL Campus. Vous trouverez toutes les informations et détails d’activations de la fonctionnalité ici.

Vous pouvez faire apparaître des annonces sur les écrans qui se trouvent dans l’Ecole, en faisant la demande ici sur ServiceNow. Les critères d’affiche à respecter sont :

  • Les dimensions de l’affiche doivent être “1920 par 1080 pixels”
  • Le format du fichier doit être “.jpg”
  • La taille du fichier ne peut dépasser 1 Mo
  • Le nom du fichier ne doit pas dépasser les 36 caractères avant l’extension .jpg

Pour les associations d’étudiant·e·s, un nouveau sigle « une association reconnue par l’EPFL » est entré en vigueur le 01.01.2021.  Elles doivent désormais utiliser ce sigle au lieu du logo EPFL sur les communications destinées à la communauté EPFL.

Les documents sont à télécharger directement sur cette page.

Les directives concernant l’utilisation des logos se trouvent sur go.epfl.ch/mcv et les documents sont à télécharger sur inside.epfl.ch/corp-id

L’EPFL autorise la pose d’affiches émanant d’unités de l’EPFL ou de l’UNIL, ainsi que les associations reconnues par l’une des deux institutions.

Pour l’EPFL, les demandes de validation d’informations sont à demander à [email protected]

Pour l’UNIL, en cas de question vous pouvez vous adresser au bureau de la FAE (021 692 25 91) /  [email protected].

Tout placardage en dehors des stèles ou ne correspondant pas aux directives ci-dessus seront retirés au frais des entreprises ou personnes.

Organisation du désaffichage :
Quand ? Chaque 1er jour ouvré du mois, un calendrier est publié chaque année
Quoi ? Toutes les affiches, sauf les fléchages attention à votre timing…

Pour plus d’information sur les dates de désaffichage, voir cette page

Les moyens logistiques (locations et prêts d’installations, de locaux, terrains, etc.) mis à disposition par l’EPFL de chaque association sont régis par des accords spécifiques.

Les associations s’engagent à respecter et à faire respecter à leurs utilisateurs les règlements d’utilisations et font un usage des moyens mis à disposition conforme aux règles de bienséance.

Demande de local (stockage) ponctuel :
L’AVP SAO met à disposition des associations 2 locaux de stockage temporaire, la cave-abri et la cave MEL. Ces locaux sont communs à d’autres associations et il existe une liste d’attente. Si votre association a besoin d’un lieu de stockage, veuillez adresser votre demande à [email protected].

Demande de local (bureau) ponctuel : les demandes sont à faire directement via ce formulaire.

Il n’est malheureusement pas possible de satisfaire toutes les demandes de locaux (pour des bureaux ou du stockage). Nous tenons donc une liste des demandes qui nous sont faites au cas où la situation viendrait à changer dans un futur proche.

Facturation des locaux:

  • Utilisation de locaux au bénéfice de l’association (exemple: local de réunion): pas de facturation car cela entre dans la politique de développement de l’activité associative sur le campus. Peuvent par contre être facturés: le matériel utilisé et le nettoyage.
  • Utilisation de locaux dans le cadre d’un mandat avec un tiers (exemple: projet pour entreprise externe): facturation à l’association. A cette dernière de décider de reporter ou non les frais sur le tiers.
  • Utilisation de locaux dans le cadre d’une manifestation organisée par l’association avec droits d’entrée perçus (comme par exemple un bal ou une exposition): les conditions de facturation devront être discutées au cas par cas.

Sous réserve de disponibilité, des armoires (100x50x190 cm) peuvent être mises à disposition des associations ne bénéficiant pas de locaux. Elles se trouvent principalement au niveau 0 du Centre Est et du Centre Midi.

Transmettre la demande à [email protected] à l’aide du formulaire dûment complété.

Vous pouvez demander des travaux à des ressources de l’EPFL en nous écrivant à [email protected] afin que nous puissions évaluer vos besoins et valider votre demande auprès du service concerné.
Pour ce faire, merci de nous fournir:

  • un explicatif des travaux, la problématique actuelle, les améliorations qui découleraient des travaux
  • le devis que vous avez reçu pour ces travaux (si applicable)

En cas de constat de panne ou dommage au niveau:

  • des locaux : écrire au PCC à [email protected] qui fera le nécessaire pour assurer le dépannage au plus vite
  • informatique : en appelant le numéro de téléphone 1234 ou 021 693 1234 depuis l’extérieur entre 8h et 18h du lundi au vendredi, le Support IT Service Desk enregistrera vos coordonnées ainsi que la description du problème que vous rencontrez. Vous pouvez également envoyer un courriel à l’adresse [email protected] en mettant [email protected] en copie.

Emprunter des laptops pour vos événements

Un pool de 30 laptops est disponible pour des prêts dans le cadre d’événements organisés par des associations reconnues par l’EPFL. Les laptops sont conditionnés dans des caisses de transport; une caisse contient 5 laptops.

Pour des raisons de sécurité et pour faciliter le transport du matériel, le prêt se fait par défaut par caisse (minimum 5 laptops). Si vos besoins se limitent à 1 ou 2 machines, le prêt est également possible mais il faut dans ce cas-là préciser le nombre d’ordinateurs souhaités dans le formulaire de prêt, sous “commentaires”. Les prêts ne se font que sur une courte durée et ne peuvent pas dépasser 1 semaine.

La demande de prêt se fait via ce formulaire et la description du matériel ainsi que les conditions du prêt sont consultables ici.

L’AVP SAO met à disposition des vignettes de stationnement qui peuvent être empruntées par les associations dans le cadre d’une manifestation uniquement, afin de faciliter leur organisation.

La durée du prêt dépendra de la durée de la manifestation mais durera au maximum 1 semaine. Jusqu’à 3 vignettes par associations pourront être empruntées pour un même événement, selon les disponibilités.

Les associations qui souhaitent emprunter une vignettes sont priées de nous retourner le formulaire au moins 7 jours à l’avance à [email protected].

L’EPFL a des tarifs négociés avec Mobility, pour en bénéficier avec votre association (à vos frais), vous pouvez contacter directement [email protected].