Vos débuts dans l’associatif à l’EPFL

"Avec le recul, nous étions les personnes les plus chanceuses du monde. Il n'y avait pas d'autre choix que d'être des pionniers; pas le temps d'être débutants." Margaret H. Hamilton, informaticienne et ingénieure système

Que votre association soit déjà existante ou que vous désiriez en fonder une nouvelle, sa reconnaissance par l’EPFL est soumise à conditions. Dans le dessein d’encourager la vie et les activités associatives des étudiant·e·s et d’optimiser les relations entre l’EPFL et ces associations, l’Ecole peut délivrer un label  «reconnue par l’EPFL» à certaines associations. La reconnaissance a pour but de soumettre à conditions l’octroi de certains avantages tels qu’un soutien financier ou logistique de l’EPFL.

Peut être reconnue par l’EPFL une association répondant aux critères cumulatifs suivants :

  • Etre une association au sens des art. 60 et suivants du code civil ;
  • Etre active sur le site de l’EPFL, et s’adresser en premier lieu à la communauté estudiantine du campus ;
  • Etre gérée par un comité de direction composé par moitié au moins d’étudiant·e·s de l’EPFL ou de l’UNIL ;
  • Avoir un·e président·e de comité de direction immatriculé·e à l’EPFL ou à l’UNIL ;
  • Assurer une large représentativité et participation des étudiant·e·s lors des votes en assemblée générale, notamment lors du vote d’élection du comité de direction ;
  • Avoir pour rôle d’animer le campus, de faciliter l’intégration des étudiant·e·s, ou de leur offrir des activités culturelles ;
  • Ne poursuivre ni but politique ni but religieux, s’abstenir de tout prosélytisme à cet égard et être indépendante de tout parti politique ou organisation religieuse ;
  • Se conformer à la Charte éthique de l’EPFL ;
  • Respecter la Directive sur la reconnaissance des associations d’étudiant·e·s par l’EPFL ;
  • Avoir son siège à l’EPFL ou dans la région.

En transmettant à [email protected] :

1. Une esquisse de vos futurs statuts
Voici quelques conseils ainsi qu’un modèle de statuts

2. Une description des buts et objectifs de votre future association
Texte décrivant vos buts et objectifs et les activités que vous mettrez en place pour y parvenir et faire vivre l’association (type d’activités, intervenants, public cible, lieu, besoins logistiques, etc.).

3. Un budget estimatif des différentes activités prévues
Prévision de vos dépenses, provenance des fonds, etc.

4. Votre intérêt à devenir une association reconnue EPFL et l’avantage qu’en retirerait l’EPFL.
En quoi votre association amènera un plus à la communauté étudiante.

Nous sommes à votre disposition sur rendez-vous à [email protected] pour vous aider à monter votre dossier.

Afin que nous puissions vous contacter en tout temps, nous demandons aux associations reconnues de contacter [email protected]  afin de définir les adresses mails suivantes (en mettant [email protected] en copie) :

  • [email protected] (derrière cette adresse peuvent se trouver les adresses de tous les membres du comité).
  • [email protected] (derrière cette adresse peuvent se trouver le·la président·e et éventuellement le·la·les vice-président·e·s).

Cela permet d’avoir une adresse pérenne de type “alias”, que vous pouvez diriger vers les personnes concernées du comité. N’oubliez pas de demander l’actualisation des redirections à chaque changement de comité en précisant les courriels à effacer ainsi que ceux à ajouter (IMPORTANT: mails complets et pas seulement les noms).

NB: Les étudiant·e·s exmatriculé·e·s durant leurs mandats doivent veiller à bien reprendre les contacts et/ou transférer tous les dossiers utiles à leurs activités associatives avant que l’accès à leur boîtes mails pré[email protected] ne soit désactivée.

Vous pouvez bénéficier de notre CMS WordPress si vous désirez héberger vos sites à l’EPFL.

  • Formulaire de demande d’un nouveau site WordPress à l’EPFL
  • Dans la mesure du possible, il est demandé à l’association d’avoir une “adresse web” de type “http://nom_association.epfl.ch”

Nous vous rappelons que dès que vous mettez en ligne votre site web, les éléments suivants doivent y figurer de manière visible et être à jour :

  • Les statuts
  • La liste des membres du comité

Important: dans le cadre d’une demande de reconnaissance acceptée, n’oubliez pas de procéder au chargement de ces deux documents sur votre site.

Les associations, même dûment reconnues par l’EPFL, ne peuvent bénéficier d’une adresse “interne”, étant donné qu’elles sont juridiquement indépendantes de notre Ecole.

Vous pouvez dès lors:

Soit: faire une demande pour une case postale au nom de l’association en vous rendant à la Poste muni des statuts de votre association; de la liste des membres du comité et des personnes autorisées à signer, et, en cas d’utilisation d’une signature collective, au moins un des deux cosignataires doit être présent lors de cette demande. Dans ce cas de figure, n’oubliez pas d’informer la Poste  de chaque changement de comité.

Soit: nous informer d’une adresse privée convenue c/o (par exemple : c/o le·la·président·e de l’association).

Pour l’inscription dans l’annuaire de l’EPFL
Merci de nous fournir votre adresse postale exacte ainsi que le lien de votre site web.

Les associations d’étudiant·e·s reconnues par l’EPFL s’engagent à tenir une gestion administrative et financière avec diligence, notamment en respectant les points ci-dessous :

Comptabilité: toute association reconnue par l’EPFL tient une comptabilité conformément à la loi et à ses statuts.

Registre du commerce: lorsque le chiffre d’affaires annuel de l’association dépasse CHF 100’000.- et/ou si ses statuts prévoient un audit des comptes par une fiduciaire externe, l’association doit s’inscrire au registre du commerce.

Tenue des comptes: lorsque le chiffre d’affaires annuel et/ou ses revenus dépasse(nt) CHF 70’000.-, l’EPFL peut demander à l’association de faire tenir sa comptabilité par une fiduciaire externe reconnue et agréée par l’Ecole.

Révision des comptes: l’EPFL peut exiger d’une association qu’elle soumette ses comptes à une fiduciaire externe pour contrôle de ceux-ci lorsque le chiffre d’affaire dépasse CHF 250’000.-.

Dans le choix par l’association/fondation de l’organe de révision, il est nécessaire que la fiduciaire soit reconnue par l’autorité fédérale de surveillance en matière de révision (ASR). En suivant ce lien, sous “Registre” vous pourrez trouver par la raison sociale, le n° ASR confirmant que la fiduciaire est bien agrée.

Gestion des salaires et charges sociales: si l’association rémunère des personnes, elle le fait sur la base d’un contrat de travail et règle les charges sociales conformément à la loi. Elle procède également aux déclarations requises par la loi, notamment auprès des instances sociales compétentes.

Fiscalité: l’association s’engage à se soumettre aux exigences fiscales qui lui sont imposées par la loi (impôts directs et indirects (TVA). Cette tâche sera assurée, le cas échéant, par la fiduciaire reconnue et agréée par l’Ecole.

Communication à l’EPFL: les comptes de l’association, l’attestation des réviseurs (internes ou externes), ainsi que le rapport d’activité sont transmis à l’EPFL au maximum 6 mois après le bouclement de l’exercice comptable.

Réserves (fonds propres de l’association): si les fonds propres, après attribution du résultat aux provisions et réserves, dépassent plus de 50% du budget annuel des dépenses, l’association s’engage à redistribuer le surplus à des projets liés aux activités estudiantines ou à la Fondation pour les étudiant·e·s de l’EPFL.

Rapports avec les tiers : L’EPFL ne répond d’aucune conséquence des relations ou contrats entre l’association et des tiers. Les associations de l’EPFL s’assurent auprès d’un assureur privé contre les sinistres desquels ells pourraient être amenées à répondre de manière générale et pour l’organisation de manifestations.

Respects et litiges : Chaque association de l’EPFL respecte l’activité des autres groupes d’intérêts et s’efforce de déployer son activité dans une collaboration harmonieuse avec notamment les autres associations d’étudiant·e·s du Campus de l’EPFL et de l’Université de Lausanne et également avec tous les services de l’EPFL.

L’EPFL est déclarée campus sans fumée depuis mai 2006, et a adopté une politique stricte en ce qui concerne le sponsoring et la présence des cigarettiers dans le cadre des manifestations organisées sur le campus. Les dispositions concernant la vente et la distribution des cigarettes, le sponsoring par des cigarettiers dans le cadre de manifestations organisées par l’EPFL sont résumées ci-dessous :

Sponsoring par des distributeurs de cigarettes lors de manifestations

Dans le cadre des manifestations organisées entre autres par les associations EPFL, le sponsoring de cigarettiers est proscrit.

  • Aucune publicité (logo) liée à des producteurs/distributeurs de cigarettes ne figurera sur les affiches ou les brochures de promotion de la manifestation (flyers).
  • Aucune mention liée à des producteurs/distributeurs de cigarettes ne sera faite durant les manifestations, sous quelque forme que ce soit (T-shirts des staffs, logos sur billets…).
  • Pas de distribution de matériel publicitaire ou de rabattage pour des cigarettiers au sein des manifestations.
  • Pas de banderoles, affiches sur le site de la manifestation, ou autre projection de diapos contre les murs ou sur des écrans.

Vente/distribution de cigarettes

Durant certaines manifestations cependant, la vente de cigarettes peut être autorisée, sur présentation d’un dossier soumis à la direction de l’AVP SAO.

  • Les stands de vente de cigarettes ne seront pas placés à des endroits phares de la manifestation. Ils seront discrets et n’afficheront pas de signes distinctifs.
    Aucune communication, vente ou distribution de gadgets à l’attention des mineurs.
  • Aucun produit dérivé ne sera vendu ou distribué sur ces stands.
  • Pas de ventes de cigarettes en dehors de ces stands.

Le non respect de ces directives peut amener à l’interdiction de la manifestation !

L’EPFL autorise, sous certaines conditions décrites dans les dispositions concernant la vente et la distribution d’alcool sur le campus, dans le cadre d’activités associatives, la consommation et la vente de boissons alcoolisées dans le cadre d’événements organisés par ses étudiant·e·s, sur son site. Elle mène des actions pour prévenir et diminuer les risques liés à l’alcool.

Pour ses actions de prévention, l’EPFL suit les recommandations d’Addiction Suisse (Institut suisse de prévention de l’alcoolisme et autres toxicomanies). Il est demandé aux étudiants organisateurs d’activités de suivre les indications énoncées sur le site http://www.addictionsuisse.ch.

Vente/distribution d’alcool:

La vente de produits alcoolisés durant les manifestations doit être annoncée par les organisateurs et autorisée par les autorités compétentes. Une demande préalable doit être déposée trois mois à l’avance auprès du Service MEDIACOM, qui se chargera d’y donner réponse, en consultant les diverses entités concernées (AVP SAO, Sécurité, etc.). Si l’autorisation est accordée, une demande de patente sera déposée auprès de la police d’Ecublens.

De manière générale, la distribution d’alcool sur le site et dans le cadre d’activités organisées par des étudiants est interdite entre 06:00 et 17:00 heures. Des dérogations au cas par cas peuvent être accordées par le l’AVP SAO, en collaboration avec le service MEDIACOM et sur demande argumentée déposée au moins un mois à l’avance.

Pour les dispositions légales de ce qui précède, se référer à la LEX 8.3.1. Règlement sur l’organisation d’une manifestation.

Sponsoring par des distributeurs de produits alcoolisés lors de manifestations organisées par les étudiants:

De manière générale, le sponsoring de manifestations par des distributeurs d’alcool est soumis à autorisation préalable de l’AVP SAO. Par ailleurs :

• on évitera dans la mesure du possible les distributeurs d’alcool en tant que sponsor principal d’une manifestation ;

• de même aucune banderole, ni affiche publicitaires pour des produits alcoolisés ne sera exposée;

• à l’image de ce qui se fait pour les cigarettiers, le démarchage (assimilable au merchandising) relatif à des produits alcoolisés n’est pas autorisé, de même que la distribution gratuite de produit alcoolisé à des fins promotionnelles.

Il est également demandé aux organisateurs :

• de mettre en place des actions de prévention durant la manifestation (stand, affiches, etc.) ;

• de promouvoir activement les transports publics et le covoiturage ;

• de proposer au public le choix minimum de trois boissons sans alcool à un prix inférieur à la boisson alcoolisée la moins chère, à volume égal.

Le non respect de ces directives peut amener à l’interdiction de la manifestation  

Les associations n’ayant pas fait de demande de subvention doivent faire parvenir dans les meilleurs délais mais au plus tard au 1er décembre de chaque année à [email protected] les documents suivants, afin de garder leur statuts d’association reconnue par l’EPFL :

  • les statuts de l’association (en cas de modifications, celles-ci doivent d’abord être présentées à l’AVP SAO avant validation en assemblée générale et les statuts officiels doivent être publiés sur la page web de l’association)
  • le PV de la dernière assemblée générale (exemple de PV)
  • la liste des membres du comité (ils doivent être publiés sur la page web de l’association)
  • site web et adresses email à jour (adresse du comité et ([email protected]) et adresse de son·sa président·e ([email protected])
  • Comptes (Bilan et Pertes et Profits) de l’année écoulée (modèle à utiliser “document de comptes“)
  • Rapport d’activités pour l’année académique précédente

En tant qu’association, vous traitez des données personnelles concernant vos membres ou des tiers. En effet, vous collectez et conservez les noms et les adresses (courrier électronique notamment) de vos membres, et probablement encore d’autres informations liées à la personne, telles que par exemple, la participation à un événement de l’association (formulaire de participation, procès-verbal de séance, etc). Vous êtes ainsi soumis aux règles suisses, voire européennes, sur la protection des données personnelles.

Ces règles protègent la personnalité et les droits fondamentaux des personnes qui font l’objet d’un traitement de données. Elles se déclinent fondamentalement en une série de principes à respecter pour le traitement des données (légalité, loyauté et transparence du traitement, limitation des finalités du traitement, minimisation, exactitude, limitation de la conservation, intégrité et confidentialité des données, ainsi que responsabilité pour le respect des principes). En outre, elles accordent aux personnes concernées des droits opposables à celui qui traite les données (droit d’accès à ses données, droit à l’information sur le traitement, droit à la rectification et à l’effacement des données notamment).

En cas de doute sur une situation concrète avec un enjeu pour les personnes, il s’agit de vous renseigner. Il est vivement recommandé de prendre l’avis d’un professionnel si l’association envisage de faire traiter des données par un tiers (sous-traitance), éventuellement à l’étranger, de se livrer à du profilage (traitement automatisé de données personnelles en vue d’une évaluation de certains aspects personnels) ou de traiter des données dites sensibles (notamment les données révélant l’origine ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses,  philosophiques ou l’appartenance syndicale, les données génétiques ou biométriques à des fins d’identification unique, les données concernant la santé ou la sphère intime, ou encore les données relatives à des poursuites, des sanctions pénales ou administratives).

Vous trouverez ici quelques liens permettant d’aborder la protection des données de manière directe et pratique :

Information du Préposé fédéral à la protection des données sur les associations
Site Think Data
Quizz Découvrir la protection des données de la Fédération des entreprises romandes
Loi fédérale sur la protection des données (LPD)
Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne


n.b
: le RGPD s’applique lorsque l’association traite des données de personnes se trouvant sur le territoire de l’Union européenne (UE) ou lors d’activités de traitement en relation avec une offre de biens ou de service liée à ces personnes dans l’UE, ainsi qu’au suivi de comportement de ces personnes, lorsque ce comportement a lieu au sein de l’UE.