Le DP RE accorde chaque année un soutien financier pour contribuer à des projets ou événements spécifiques sur le campus, présentés par des associations étudiantes reconnues.
L’association s’engage à transmettre à l’EPFL un état de ses finances, puis, en cas d’octroi, à faire un retour sur l’évènement ainsi que sur l’utilisation de la contribution octroyée.
Chaque association peut soumettre un projet.
Si l’organisation statutaire de l’association comporte des commissions, elle peut déposer jusqu’à deux demandes, indépendamment de leur nombre.
Critères d’évaluation
Les demandes sont examinées selon les critères suivants :
- Projets ponctuels (prioritaires) ou récurrents (hors frais de fonctionnement ou de restauration).
- Activités se déroulant sur le campus et bénéficiant à une large part de la communauté étudiante.
- Projets portés par des associations ne disposant pas de ressources pour un financement complet.
- Initiatives favorisant l’intégration, la représentation des étudiant·es, la diversité culturelle, ou contribuant à l’animation du campus.
- Projets conformes aux buts statutaires de l’association.
- Dans la limite du budget disponible.
Les projets d’associations de section ou assimilés (projets MAKE ou étant supervisées par un référant académique EPFL) sont exclus de cette procédure, sauf exceptions si le projet est ouvert à l’ensemble de la communauté, avec participation de l’unité EPFL concernée.
Dépôt de la demande
La demande doit être transmise par le comité directeur de l’association au plus tard le vendredi 6 novembre 2026 à [email protected].
Les dossiers incomplets ou déposés hors délai ne seront pas pris en compte.
Le Bureau des affaires associatives du DP RE examinera les dossiers et communiquera sa décision sur l’octroi ou non d’une contribution au plus tard le lundi 1er mars 2027.
Contenu du dossier
Votre dossier doit inclure les documents suivants :
- Formulaire de demande de contribution
- Description du projet/événement (3 pages maximum).
- Budget prévisionnel 2027 & Budget réalisé 2026 du projet (selon modèle fourni ici).
- Budget global 2027 & Compte de résultat 2026 de l’association (selon le modèle fourni ici ).
- Estimation du Bilan 2027 & Bilan réalisé 2026 (selon le modèle fourni ici ).
- Rapport d’activité de l’année écoulée, soit 2025-2026.
- Dossier de sponsoring & liste des prospects.
Après réalisation du projet, le modèle complété (incluant le budget du projet réalisé 2027) devra être transmis dans un délai de 3 mois, accompagné d’un retour sur le déroulement et l’impact de l’évènement.
Les modèles de documents peuvent être adaptés selon vos besoins.
Des cours de comptabilité, les 6 et 13 octobre 2026, ainsi qu’un atelier consacré au sponsoring, le 29 octobre, vous sont proposés pour vous accompagner dans la préparation de votre demande de soutien financier et dans le développement de vos partenariats.
IMPORTANT – Procédure de facturation
En cas de réponse positive, une facture devra être établie au nom de l’association (aucun virement ne sera effectué sur un compte personnel).
Un modèle de facture est fourni et doit impérativement être utilisé.
Le système de facturation de l’EPFL est centralisé.
Informations obligatoires sur la facture :
- Vos coordonnées bancaires complètes
- Adresse postale du destinataire, soit :
EPFL
Accounts Payable
Station 99
1015 Lausanne
SUISSE
[email protected] - Une seule adresse e-mail EPFL doit apparaître sur la facture.
Modalités d’envoi de la facture :
- Format : Un seul document en PDF (facture et annexe éventuelle)
- Envoi par email uniquement à : [email protected]
- Mettre en copie Franciane Guibert ([email protected]), qui est en charge des finances de notre unité, et [email protected], pour assurer le suivi du traitement de votre facture.