Organiser un événement

Coronavirus (COVID-19)

Retrouvez sur la page info coronavirus/conférences et manifestions les informations concernant les mesures et le statut des événements.

Restauration

Toute restauration (pause-café, repas, apéritifs, etc) doit être organisée par un professionnel de la restauration et la consommation n’est autorisée qu’une fois assis.
Seules les pauses-café lors de rassemblements de moins de 40 personnes peuvent être organisées directement dans la salle réservée. Dans les autres cas, la restauration doit être organisée dans un lieu de restauration.

Nombre de personnes

< 40 personnes, sans restauration
ces rassemblements s’apparentent à des séances internes et ne nécessitent donc pas de plan de protection spécifique. Seules les règles d’hygiène et de conduite décrites dans l’Annexe 1 sont à appliquer.

< 100 personnes
demande via les formulaires usuels en joignant un plan de protection d’événement complété.

> 100 personnes
nécessite la validation de la Commission opérationnelle COVID-19. Un dossier de présentation de l’événement avec un plan de protection doit être transmis à MEV et au DSPS via les formulaires usuels pour une analyse préalable. Le dossier sera ensuite soumis à la commission opérationnelle COVID-19 pour décision.

Interdictions appliquées jusqu’au 31.12.20

Rassemblements > 1000 personnes
L’organisation d’une activité sportive non encadrée par le Centre sportif;
Les concerts/spectacles avec un public debout.

Formulaires 

Nous vous prions d’utiliser un des formulaire ci-dessous pour soumettre votre demande dans un délai de 5 jours avant l’événement. 

Divers événements sont organisés sur le campus tout au long de l’année. L’École polytechnique fédérale de Lausanne dispose de nombreux lieux et salles pour ce faire. Plus d’informations sur la page réserver un lieu.

Les événements peuvent être organisés par

  • Le personnel scientifique ainsi qu’administratif des Facultés et Services Généraux dans le cadre de la mission d’enseignement, de recherche et de valorisation de l’EPFL
  • Les Associations d’étudiants reconnues par l’EPFL
  • Un étudiant au nom d’une Section ou d’une Association reconnue par l’EPFL
  • Une entreprise externe sous réserve de certaines conditions.

Calendrier

Il est possible d’organiser un événement tout au long de l’année, en tenant compte des périodes académiques, des dates ouvertes à la réservation ainsi que des événements majeurs fixés durant l’année (Magistrale, Balélec, etc.).

Notez qu’en période de cours et examens, la priorité est donnée à l’enseignement. De ce fait, nous ne pouvons pas garantir la réservation de salle durant une journée entière ou plusieurs jours consécutifs.

Selon l’envergure de votre événement, il est préférable de nous envoyer votre demande quelques mois à l’avance. Toutefois, pour des raisons organisationnelles, la demande doit nous parvenir au minimum 5 jours ouvrables avant.

Informations pratiques

Vous trouverez toutes les informations nécessaires à l’organisation de votre événement dans la rubrique Informations pratiques.