Etapes du recrutement

Lâentreprise crĂ©e un compte dâaccĂšs sur le portail stages de lâEPFL
Ce compte lui permet de poster les annonces de stages et de recevoir les dossiers de candidatures des étudiants.
Le compte est lié à une personne et à une adresse email. Les coordonnées de la personne titulaire du compte (nom, tél, adresse email) ne sont pas accessibles aux étudiants.
La personne se connecte Ă son compte Ă lâaide de son adresse email et dâun mot de passe gĂ©nĂ©rĂ© automatiquement lors de la crĂ©ation de compte. Le mot de passe pourra ĂȘtre changĂ© par la suite.
Plusieurs collaborateurs au sein de la mĂȘme entreprise peuvent avoir leur propre compte.
Le nom de l’entreprise pourra apparaitre sur le site de maniĂšre publique comme proposant des stages Ă l’EPFL.
Lâentreprise saisit ses annonces de stage sur son compte, si possible pendant les pĂ©riodes favorables (septembre-novembre et fĂ©vrier-avril)
Lâentreprise doit prĂ©ciser au minimum :
- un titre de stage
- le modĂšle stage et/ou projet de Master
- un court descriptif
- les masters qui lâintĂ©ressent
- la période pendant laquelle le stage peut se dérouler parmi les trois périodes du calendrier académique. Il est possible de sélectionner plusieurs périodes.
Les autres champs sont facultatifs. Les annonces peuvent ĂȘtre rĂ©digĂ©es en français ou en anglais.
Les meilleures périodes pour publier une annonce sont entre septembre et novembre et entre février et avril.
Le menu Calendrier et Modalités donne plus de détails sur la disponibilité des étudiants.
Lâannonce de stage sâarchive automatiquement lorsque la pĂ©riode indiquĂ©e pour commencer le stage arrive Ă terme ou lorsquâun Ă©tudiant a Ă©tĂ© indiquĂ© comme « engagĂ© » par lâentreprise.
A tout moment, lâentreprise peut enlever son annonce en Ă©ditant son stage sur le portail.
Les annonces sont publiées aux étudiants concernés, aprÚs validation des sujets par les responsables des masters
Seuls les Ă©tudiants ayant un stage obligatoire et inscrits aux cursus des masters sĂ©lectionnĂ©s par lâentreprise ont accĂšs Ă lâannonce.
Pour assurer la meilleure correspondance entre le profil des Ă©tudiants et lâannonce de lâentreprise, LâEPFL se rĂ©serve le droit de publier lâannonce Ă dâautres masters que ceux initialement sĂ©lectionnĂ©s par lâentreprise. Le profil des Ă©tudiants est dĂ©crit sous le menu CompĂ©tences des Ă©tudiants.
Les Ă©tudiants intĂ©ressĂ©s postulent au stage en tĂ©lĂ©chargeant leur dossier de candidature sur le compte de lâentreprise
Les Ă©tudiants consultent la liste des stages et ont accĂšs aux donnĂ©es du stage (nom de lâentreprise, descriptif du sujet) mais pas aux donnĂ©es de contact des collaborateurs de lâentreprise.
Les Ă©tudiants tĂ©lĂ©chargent sur le compte du contact en entreprise leur CV, leur lettre de motivation et Ă©ventuellement dâautres documents complĂ©tant leur candidature (certificats de travail, lettres de recommandation, relevĂ© de notes, âŠ).
Si lâentreprise souhaite recevoir les dossiers sur son propre portail carriĂšre ou directement par email, elle peut lâindiquer dans le texte de lâannonce. Cependant lâEPFL ne peut pas garantir que les Ă©tudiants ne postuleront pas Ă©galement sur le compte de lâentreprise au travers du portail de stages de lâEPFL.
Lâentreprise est avisĂ©e par email de lâarrivĂ©e de nouvelles candidatures
Les notifications sont envoyĂ©es par email Ă lâadresse du titulaire du compte.
Les notifications sont en général envoyées hebdomadairement, les lundi à 14h (ou selon les rounds de pré-sélection pour la faculté Informatique et Communication).
Lâentreprise consulte les dossiers depuis son compte et entame son processus de recrutement habituel. A la fin de son processus de recrutement, l’entreprise indique sur son compte si les candidats ont Ă©tĂ© engagĂ©s ou non
Quand le processus de recrutement est terminĂ© et que la dĂ©cision dâengagement ou de non-engagement est prise, lâentreprise met Ă jour, dans son compte, le statut des candidatures des Ă©tudiants (statut « engagĂ© » ou « non-retenu »). LâĂ©tudiant et lâEPFL sont ainsi informĂ©s de la dĂ©cision.
Les Ă©tudiants peuvent postuler en parallĂšle Ă plusieurs stages. Il est donc recommandĂ© de bien sâassurer de la disponibilitĂ© de lâĂ©tudiant sĂ©lectionnĂ© avant de rejeter les autres candidatures reçues.
LâEPFL sâefforce, de son cĂŽtĂ©, de maintenir Ă jour le statut des candidatures en indiquant les candidats qui ont entre-temps trouvĂ© un autre stage (statut « engagĂ© ailleurs »).
En cas dâengagement dâun Ă©tudiant, lâentreprise signe la convention EPFL
Les stages de lâEPFL sont rĂ©gis par une convention de stage tripartite signĂ©e par lâentreprise, lâEPFL et lâĂ©tudiant. Les projets de Master ne sont pas soumis Ă la convention de stage dâingĂ©nieur. Il existe cependant une convention de projet de master, optionnelle et proposĂ©e le cas Ă©chĂ©ant par l’enseignant responsable de la supervision du projet de master. Les architectes ont leur propre convention de stage.
LâĂ©tudiant a gĂ©nĂ©ralement la responsabilitĂ© dâorganiser les signatures de sa convention de stage auprĂšs de lâentreprise et de lâEPFL en trois exemplaires.
Lâentreprise Ă©value lâĂ©tudiant Ă la fin de son stage
LâEPFL a besoin de lâĂ©valuation du maĂźtre de stage en entreprise pour dĂ©clarer la rĂ©ussite du stage.
Deux semaines avant la date de fin du stage, le collaborateur, indiquĂ© comme superviseur (maĂźtre de stage) du travail de lâĂ©tudiant, reçoit par email, de maniĂšre automatisĂ©e, un formulaire dâĂ©valuation (cases Ă cocher), quâil est invitĂ© Ă remplir dans les meilleurs dĂ©lais. Le formulaire porte sur les aptitudes professionnelles de lâĂ©tudiant.
LâĂ©tudiant peut, selon le Master dont il est issu, devoir fournir dâautres rĂ©sultats de son travail Ă lâEPFL (ex. rapport ou prĂ©sentation). Il en informera son maĂźtre de stage en dĂ©but de stage, qui vĂ©rifiera les documents avant leur envoi Ă l’EPFL.
Si le stage en entreprise est rĂ©alisĂ© dans le cadre dâun projet de Master, le formulaire dâĂ©valuation nâest pas envoyĂ© automatiquement. Le projet de Master fait par contre lâobjet dâun mĂ©moire et dâune dĂ©fense devant un jury.
Contact
Coordination des stages
Tél: +41 21 693 79 72
Lundi, mardi, jeudi
people.epfl.ch/catherine.marselli