Etapes du recrutement

Comment engager un étudiant dans votre entreprise ?

L’entreprise crĂ©e un compte d’accĂšs sur le portail stages de l’EPFL

Ce compte lui permet de poster les annonces de stages et de recevoir les dossiers de candidatures des étudiants.

Le compte est lié à une personne et à une adresse email. Les coordonnées de la personne titulaire du compte (nom, tél, adresse email) ne sont pas accessibles aux étudiants.

La personne se connecte Ă  son compte Ă  l’aide de son adresse email et d’un mot de passe gĂ©nĂ©rĂ© automatiquement lors de la crĂ©ation de compte. Le mot de passe pourra ĂȘtre changĂ© par la suite.

Plusieurs collaborateurs au sein de la mĂȘme entreprise peuvent avoir leur propre compte.

Le nom de l’entreprise pourra apparaitre sur le site de maniĂšre publique comme proposant des stages Ă  l’EPFL.

L’entreprise saisit ses annonces de stage sur son compte, si possible pendant les pĂ©riodes favorables (septembre-novembre et fĂ©vrier-avril)

L’entreprise doit prĂ©ciser au minimum :

  • un titre de stage
  • le modĂšle stage et/ou projet de Master
  • un court descriptif
  • les masters qui l’intĂ©ressent
  • la pĂ©riode pendant laquelle le stage peut se dĂ©rouler parmi les trois pĂ©riodes du calendrier acadĂ©mique. Il est possible de sĂ©lectionner plusieurs pĂ©riodes.

Les autres champs sont facultatifs. Les annonces peuvent ĂȘtre rĂ©digĂ©es en français ou en anglais.

Les meilleures périodes pour publier une annonce sont entre septembre et novembre et entre février et avril.

Le menu Calendrier et Modalités donne plus de détails sur la disponibilité des étudiants.

L’annonce de stage s’archive automatiquement lorsque la pĂ©riode indiquĂ©e pour commencer le stage arrive Ă  terme ou lorsqu’un Ă©tudiant a Ă©tĂ© indiquĂ© comme « engagĂ© » par l’entreprise.

A tout moment, l’entreprise peut enlever son annonce en Ă©ditant son stage sur le portail.

Les annonces sont publiées aux étudiants concernés, aprÚs validation des sujets par les responsables des masters

Seuls les Ă©tudiants ayant un stage obligatoire et inscrits aux cursus des masters sĂ©lectionnĂ©s par l’entreprise ont accĂšs Ă  l’annonce.

Pour assurer la meilleure correspondance entre le profil des Ă©tudiants et l’annonce de l’entreprise, L’EPFL se rĂ©serve le droit de publier l’annonce Ă  d’autres masters que ceux initialement sĂ©lectionnĂ©s par l’entreprise. Le profil des Ă©tudiants est dĂ©crit sous le menu CompĂ©tences des Ă©tudiants.

Les Ă©tudiants intĂ©ressĂ©s postulent au stage en tĂ©lĂ©chargeant leur dossier de candidature sur le compte de l’entreprise

Les Ă©tudiants consultent la liste des stages et ont accĂšs aux donnĂ©es du stage (nom de l’entreprise, descriptif du sujet) mais pas aux donnĂ©es de contact des collaborateurs de l’entreprise.

Les Ă©tudiants tĂ©lĂ©chargent sur le compte du contact en entreprise leur CV, leur lettre de motivation et Ă©ventuellement d’autres documents complĂ©tant leur candidature (certificats de travail, lettres de recommandation, relevĂ© de notes, 
).

Si l’entreprise souhaite recevoir les dossiers sur son propre portail carriĂšre ou directement par email, elle peut l’indiquer dans le texte de l’annonce. Cependant l’EPFL ne peut pas garantir que les Ă©tudiants ne postuleront pas Ă©galement sur le compte de l’entreprise au travers du portail de stages de l’EPFL.

L’entreprise est avisĂ©e par email de l’arrivĂ©e de nouvelles candidatures

Les notifications sont envoyĂ©es par email Ă  l’adresse du titulaire du compte.

Les notifications sont en général envoyées hebdomadairement, les lundi à 14h (ou selon les rounds de pré-sélection pour la faculté Informatique et Communication).

L’entreprise consulte les dossiers depuis son compte et entame son processus de recrutement habituel. A la fin de son processus de recrutement, l’entreprise indique sur son compte si les candidats ont Ă©tĂ© engagĂ©s ou non

Quand le processus de recrutement est terminĂ© et que la dĂ©cision d’engagement ou de non-engagement est prise, l’entreprise met Ă  jour, dans son compte, le statut des candidatures des Ă©tudiants (statut « engagĂ© » ou « non-retenu »). L’étudiant et l’EPFL sont ainsi informĂ©s de la dĂ©cision.

Les Ă©tudiants peuvent postuler en parallĂšle Ă  plusieurs stages. Il est donc recommandĂ© de bien s’assurer de la disponibilitĂ© de l’étudiant sĂ©lectionnĂ© avant de rejeter les autres candidatures reçues.

L’EPFL s’efforce, de son cĂŽtĂ©, de maintenir Ă  jour le statut des candidatures en indiquant les candidats qui ont entre-temps trouvĂ© un autre stage (statut « engagĂ© ailleurs »).

En cas d’engagement d’un Ă©tudiant, l’entreprise signe la convention EPFL

Les stages de l’EPFL sont rĂ©gis par une convention de stage tripartite signĂ©e par l’entreprise, l’EPFL et l’étudiant. Les projets de Master ne sont pas soumis Ă  la convention de stage d’ingĂ©nieur. Il existe cependant une convention de projet de master, optionnelle et proposĂ©e le cas Ă©chĂ©ant par l’enseignant responsable de la supervision du projet de master. Les architectes ont leur propre convention de stage.

L’étudiant a gĂ©nĂ©ralement la responsabilitĂ© d’organiser les signatures de sa convention de stage auprĂšs de l’entreprise et de l’EPFL en trois exemplaires.

 L’entreprise Ă©value l’étudiant Ă  la fin de son stage

L’EPFL a besoin de l’évaluation du maĂźtre de stage en entreprise pour dĂ©clarer la rĂ©ussite du stage.

Deux semaines avant la date de fin du stage, le collaborateur, indiquĂ© comme superviseur (maĂźtre de stage) du travail de l’étudiant, reçoit par email, de maniĂšre automatisĂ©e, un formulaire d’évaluation (cases Ă  cocher), qu’il est invitĂ© Ă  remplir dans les meilleurs dĂ©lais. Le formulaire porte sur les aptitudes professionnelles de l’étudiant.

L’étudiant peut, selon le Master dont il est issu, devoir fournir d’autres rĂ©sultats de son travail Ă  l’EPFL (ex. rapport ou prĂ©sentation). Il en informera son maĂźtre de stage en dĂ©but de stage, qui vĂ©rifiera les documents avant leur envoi Ă  l’EPFL.

Si le stage en entreprise est rĂ©alisĂ© dans le cadre d’un projet de Master, le formulaire d’évaluation n’est pas envoyĂ© automatiquement. Le projet de Master fait par contre l’objet d’un mĂ©moire et d’une dĂ©fense devant un jury.

 

Contact

Coordination des stages

Tél: +41 21 693 79 72

Lundi, mardi, jeudi

people.epfl.ch/catherine.marselli


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