Toute personne étrangère travaillant à l’EPFL doit disposer d’un permis de séjour et/ou de travail valide, quelle que soit la durée ou la rémunération de l’engagement. Les démarches varient selon le statut, la nationalité et le type de contrat.
Qui est concerné ?
Le permis est obligatoire pour toutes les personnes étrangères travaillant à l’EPFL, y compris :
- Les assistant·es-doctorant·es
- Les post-doctorant·es
- Les collaborateur·trices scientifiques
- Le personnel administratif, technique et IT
- Les professeur·es nommé·es par le CEPF
- Les hôtes académiques et professeur·es invité·es
- Le personnel temporaire académique et non académique
Démarches et responsabilités
Seul le personnel du domaine Opérations VPH est habilité à préparer les documents nécessaires à l’obtention du permis.
- Pour le personnel sous contrat : les assistant·es RH de la faculté sont responsables.
- Pour le personnel temporaire : les spécialistes RH prennent le relais.
Les types de permis varient selon :
- La nationalité (UE/AELE ou État tiers)
- La durée du séjour
- Le type d’activité (recherche, enseignement, stage, etc.)
| Type de permis | Ressortissant·es UE/AELE |
Ressortissant·es Etats tiers (ET) |
| Permis L (autorisation de courte durée) |
Séjour inférieur ou égal à 364 jours | Séjour temporaire et si contingenté max 2 x 12 mois |
| Permis B (autorisation de séjour) |
Séjour supérieur ou égal à 1 an | Séjour temporaire ou contingenté |
| Permis C (autorisation d’établissement) |
Permet de travailler normalement en Suisse. A renouveler tous les 5 ans. | |
| Permis Ci (autorisation de séjour avec activité lucrative pour les internationaux) |
Procédure selon les cantons. |
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| Permis G (autorisation frontalière) |
Mobilité professionnelle et géographique dans toute la Suisse. – Plus de zones frontalières. – Retour au moins une fois par semaine ou tous les jours au domicile à l’étranger. – Validité du permis : 5 ans si contrat de durée indéterminée ou supérieure à un 1 an. Si le contrat est pour une durée inférieure à 1 an et supérieure à 3 mois, la durée du permis correspond à celle du contrat. Croatie : obtention possible si les dispositions transitoires spécifiques sont remplies (zones frontalières et restrictions relatives au marché du travail) |
Obtention du permis G à condition de disposer d’un droit de séjour durable dans un pays voisin de la Suisse et habiter depuis au moins 6 mois dans la zone frontalière voisine. De plus, les prescriptions du marché du travail doivent être respectées. – Retour au moins une fois par semaine au domicile à l’étranger. – Validité du permis : 1 an et celui-ci n’est valable que pour la zone frontalière du canton qui a délivré l’autorisation. Permis soumis à autorisation si changement d’emploi ou de profession. |
| Permis F (pour étrangers admis provisoirement) |
Non applicable | |
| Permis N (pour requérants d‘asile) |
Non applicable | |
| Permis S (protection provisoire aux personnes à protéger) |
Non applicable | |
Annonce à la commune
Toute personne séjournant plus de 3 mois en Suisse doit s’annoncer au contrôle des habitants de sa commune dans les 14 jours suivant son arrivée, même en cas de logement temporaire (hôtel, Airbnb).
→ Adresses des contrôles des habitants selon les communes de domicile en Suisse
Les documents requis varient selon la nationalité, mais incluent généralement :
- Formulaire d’arrivée :
- Formulaire de demande de permis délivré par les RH de l’EPFL
- Pièces d’identité : passeport ou carte d’identité (selon nationalité), pour vous et les membres de votre famille
- Documents d’état civil : certificat de naissance (célibataire), certificat de mariage (marié·e), certificats de naissance des enfants
- Contrat de travail ou lettre d’invitation de l’EPFL
Après votre inscription au contrôle des habitants, vous recevrez une convocation du Service de la population pour enregistrer vos données biométriques au Centre de biométrie (PDF) à Lausanne.
Ce rendez-vous est indispensable pour finaliser votre permis de séjour. En cas de difficulté, vous pouvez contacter directement le Service de la population.
L’obtention d’un permis de travail prend généralement 2 à 3 mois après l’annonce à la commune.
En attendant, vous pouvez demander une attestation de domicile pour effectuer certaines démarches administratives (ouverture de compte bancaire, etc.) avant de recevoir votre permis officiel.
Ressortissants UE/AELE
- Pas d’assentiment de travail.
- Mobilité géographique et professionnelle dans toute la Suisse.
- La personne s’annoncera à sa nouvelle commune de domicile pour procéder au changement de permis.
Ressortissants Etats tiers (ET)
- Si la personne étrangère va résider dans un autre canton que celui de son lieu de travail, elle doit obtenir un assentiment de travail auprès des autorités cantonales où se déroule l’activité.
- Exception : si la personne est mariée avec une personne Suisse ou UE, pas d’assentiment à demander.
Les permis sont généralement valables un an ou pour la durée du séjour annoncé. Environ 4 à 6 semaines avant l’échéance, une convocation est envoyée à votre domicile avec les instructions de renouvellement.
- Personnel sous contrat : l’assistant·e RH vous transmet le formulaire de prolongation à remettre à votre commune. Si vous recevez un avis de fin de validité, complétez-le et faites-le signer par les RH.
- Personnel temporaire sans contrat (valorisation de master, professeur·e invité·e, hôte académique, post-doc boursier, stagiaire non académique) : contactez les spécialistes RH à [email protected].
Si vous devez quitter la Suisse avant d’avoir reçu votre nouveau permis, vous pouvez demander un visa de retour auprès du Service de la population (Division étrangers), généralement délivré le jour même si les conditions sont remplies.
Depuis 2019, la Loi sur les étrangers et l’intégration (LEI) impose des exigences linguistiques pour favoriser l’intégration. Dans le canton de Vaud, la maîtrise du français peut être requise selon votre situation :
- Regroupement familial : un niveau minimum de français est exigé pour rejoindre un·e conjoint·e ou partenaire en Suisse, sauf pour les ressortissants UE/AELE et les professeur·es EPFL (ainsi que leurs conjoints et enfants de moins de 12 ans).
- Permis d’établissement (C) : depuis mai 2023, une attestation FIDE est requise, sauf pour les personnes francophones ou ayant étudié en français. Les titulaires actuels d’un permis C ne sont pas concernés.
- Après dissolution du mariage : si votre séjour dépendait d’un regroupement familial, un niveau de français est nécessaire pour rester en Suisse.
Une attestation du niveau de langue doit être jointe à la demande. Le niveau requis varie selon le statut.
Si vous vivez légalement en Suisse depuis 5 ou 10 ans, vous pouvez, à certaines conditions, obtenir une autorisation d’établissement (permis C).
→ Consultez les informations figurant sur le site du Service de la population.
- Ressortissants UE/AELE : leur permis est valable dans toute la Suisse, mais ils doivent annoncer leur départ et leur arrivée auprès des communes concernées.
- Ressortissants de pays tiers : ils doivent obligatoirement obtenir une autorisation préalable du Service de la population du canton de destination avant de déménager.
→ Consultez les sites des cantons concernés pour les démarches spécifiques (ex. Service de la population – Vaud).
Un détachement concerne un·e employé·e EPFL envoyé·e à l’étranger pour une durée déterminée, avec retour prévu à l’EPFL. Il est nécessaire d’avoir résidé au moins 3 mois en Suisse avant le départ, avec un titre de séjour valide et une assurance maladie LAMal.
Conservation du permis selon le statut
- UE/AELE – Permis B ou C :
- Pas de restriction pour un détachement jusqu’à 6 mois, si le centre d’intérêt reste en Suisse.
- Au-delà de 6 mois : une autorisation d’absence doit être demandée au Service de la population pour suspendre le permis jusqu’à 4 ans.
- États tiers – Permis B :
- Pas de restriction si le permis couvre toute la durée du détachement (jusqu’à 6 mois).
- Si >6 mois : demander une autorisation d’absence au SPOP et obtenir une assurance de retour délivrée par les autorités.
Réadmission en Suisse
En cas d’extinction du permis (absence prolongée non déclarée), la personne est considérée comme nouvel arrivant. Toutefois, les articles 49 à 51 OASA prévoient des conditions facilitant le retour pour raisons professionnelles.
Permis dans le pays d’accueil
Il revient à la personne détachée de vérifier si un permis de séjour ou de travail est requis dans le pays d’accueil. Il est recommandé de contacter l’établissement d’accueil à l’étranger.
Avant de quitter définitivement la Suisse, vous devez annoncer votre départ à votre commune de domicile, en ligne ou en personne, dans le mois précédant votre départ.
Voir aussi :