Les congés non payés permettent aux membres du personnel EPFL de s’absenter temporairement sans rémunération, sous certaines conditions. Les impacts sur l’assurance accident, la prévoyance et le droit aux vacances doivent être considérés.
Demande et approbation
- La demande doit être formulée par écrit, en précisant :
- Les dates exactes du congé
- Les motifs
- Elle doit être adressée au/à la Responsable RH de l’unité concernée
- Elle doit être approuvée et contresignée par le/la supérieur·e hiérarchique
Durée maximale
- Un congé non payé ne peut excéder 12 mois
- Pour les assistant·es doctorant·es, des règles spécifiques s’appliquent
Saisie du congé non payé dans la gestion des absences
- Une fois que le congé non payé a été approuvé, la saisie sera effectuée directement par l’équipe des Assurances sociales
- Le motif est « congé non payé »
Impact sur les assurances et la prévoyance
Pour les congés non payés de plus d’un mois :
- Assurance accident (SUVA)
- Couverture maintenue pendant les 31 premiers jours
- Au-delà : l’employé·e doit s’assurer à titre individuel, à ses frais
- Prévoyance professionnelle (2e pilier – PUBLICA)
Trois options sont possibles :- Maintien de la couverture globale (retraite, décès et invalidité) et paiement des cotisations réglementaires épargne + risque (parts employé et employeur)
- Maintien de la couverture risque (décès et invalidité) et paiement des cotisations réglementaires risque (parts employé et employeur)
- Pas de couverture
Les cotisations dues (options 1 et 2) sont retenues sur le dernier salaire avant le début du congé.
Réduction du droit aux vacances
Si le congé non payé dépasse 30 jours dans l’année civile, le droit aux vacances est réduit proportionnellement.
Avant toute demande de congé non payé, le collaborateur ou la collaboratrice doit avoir pris ou planifié l’ensemble de ses jours de vacances acquis.
Contact
Pour toute question concernant les congés non payés, contacter le RRH ou GRH de l’unité concernée.