Définir un événement
Quelle typologie?
Différents moyens sont à disposition pour réserver une simple salle de réunion sans support logistique (aménagement, nettoyages, restauration, signalétique, etc.).
Le SAC gère le calendrier académique (occupation des salles de cours et auditoires en période de cours) ainsi que les demandes telles que :
- Les séances et réunions internes entre collaborateurs et doctorants de l’EPFL
- Les cours internes
- Les soutenances de thèse
- Les séances de réponses aux questions
- Les séminaires sur plusieurs semaines dont les participants sont internes à l’EPFL
- Les talks, les présentations internes
- Les demandes des délégué.e.s de classe
Des salles de réunion peuvent être mises à disposition à l’interne de chaque faculté.
• Service audiovisuel (SAVE)
• Service Reprographie
Réunion de travail | Meeting | AG
A savoir
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A faire
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Délai minimum de soumission |
Soumettre une demande |
Horaire |
Documents à fournir |
Maximum de personnes |
A savoir
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A faire
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Délai minimum de soumission |
Soumettre une demande |
Horaire |
Documents à fournir |
Maximum de personnes |
A savoir
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A faire
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Délai minimum de soumission |
Soumettre une demande |
Horaire |
Documents à fournir |
Maximum de personnes |
Planification Maximum trois apéritifs par semaine, mais pas les vendredis ou les week-ends |
Particularités
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A savoir
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A faire
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Délai minimum de soumission |
Soumettre une demande |
Horaire |
Documents à fournir |
Maximum de personnes |
Planification Selon le calendrier des manifestations sur le campus. La date doit être confirmée par MEV. |
Particularités
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A savoir
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A faire
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Délais minimum de soumission |
Soumettre une demande |
Horaire |
Documents à fournir |
Maximum de personnes |
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Particularités Musique autorisée |
A savoir
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A faire
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Délais de soumission Du 1er au 30 avril, pour le semestre suivant |
Soumettre une demande |
Horaire |
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Maximum de personnes Sans consommation d’alcool Avec consommation d’alcool
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Planification Peut avoir lieu toutes les deux semaines (hors période de révisons ou d’examens) |
Définition Type festif et/ou ouvert au public externe (soirée dansante, activités sportives, avec consommation d’alcool) |
(Scientastic, Sysmic, Artiphys, Balélec, Sat Rocks, Portes ouvertes EPFL, …)
A savoir
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A faire
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Délais de soumission |
Soumettre une demande |
Horaire |
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Maximum de personnes |
Planification Peut avoir lieu toutes les deux semaines (hors période d’examens ou de révisions). |
Définition Type festif et/ou ouvert au public externe (soirée dansante, portes ouvertes, activités sportives, avec consommation d’alcool…) |
Quand le planifier?
Période | Date | Remarque |
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Semestre automne | Mardi 19 septembre au dimanche 24 décembre 2023 | Dates ouvertes à la réservation |
Révisions hiver | Lundi 25 décembre 2023 au dimanche 14 janvier 2024 | Dates sous conditions |
Examens | Lundi 15 janvier au dimanche 4 février 2024 | Dates non ouvertes à la réservation |
Semestre de printemps | Lundi 5 février au vendredi 31 mai 2024 | Dates ouvertes à la réservation |
Révisions | du Lundi 3 juin au dimanche 16 juin | Dates sous conditions |
Examens été | Lundi 17 juin au dimanche 7 juillet | Dates non ouvertes à la réservation |
Semestre automne | Lundi 9 septembre au dimanche 22 décembre | Dates non ouvertes à la réservation |
Prochain délai pour la soumission des dossiers soumis à quota:
Grands Evénements pour le semestre automne 2024
Du 1er au 30 avril pour le semestre suivant. Dernier délai le 30 avril à 23h59.
Qui peut l’organiser?
- Le personnel scientifique ainsi qu’administratif des facultés et services généraux, dans le cadre des missions de l’Ecole: enseignement, recherche et innovation
- Les associations estudiantines reconnues par l’EPFL
- Des entreprises externes, sous réserve de certaines conditions
Comment l’organiser?
Restauration, communication et durabilité: toutes les informations à avoir pour organiser un événement dans les moindres détails!
Formulaire Events, documents et règlements: toutes les démarches à faire pour soumettre une demande d’événement.
Informations spécifiques concernant les associations reconnues par l’EPFL.