L’AVP SAO accorde chaque année des subventions pour un projet / événement campus spécifique, dûment exposé aux associations étudiantes reconnues.
L’association rend compte à l’EPFL de l’état de ses finances, puis de l’utilisation des ressources pour ce projet et de l’issue de ce dernier en cas de soutien accordé.
Un projet par association étudiante reconnue peut être soumis.
Si la structure de l’association comporte des commissions, indépendamment du nombre de celles-ci, l’association peut déposer 2 demandes de financement.
Les octrois sont évalués sur la base des critères suivants :
- Demandes liées à des projets ponctuels (en priorité) ou récurrents (hors frais de fonctionnement ou de restauration) se déroulant sur le campus et profitant à une majorité de personnes étudiantes.
- Demandes provenant des associations qui manquent de moyens pour financer entièrement leurs projets.
- Demandes liées à des projets visant à améliorer l’intégration ou la représentation des étudiant·es, la promotion de la diversité culturelle, ou l’organisation d’évènements festifs et culturels contribuant ainsi à l’animation du campus.
- Dans la limite du budget disponible.
Les projets ou activités d’associations de section ou assimilés (projets MAKE ou étant supervisées par un référant académique EPFL) sont exclus de cette procédure. Des exceptions peuvent néanmoins être discutées si le projet / activité est ouvert à l’ensemble de la communauté, avec une participation de l’unité EPFL qui les chapeaute.
La demande de subvention doit être transmise par le comité directeur de l’association d’ici au jeudi 9 novembre 2023 à [email protected].
Les dossiers incomplets à cette date ou déposés hors délai seront automatiquement écartés.
Les affaires associatives de l’AVP SAO examineront ensuite l’ensemble des dossiers avant de rendre leur décision sur l’octroi ou non d’une subvention et en informeront le·la demandeur·euse au plus tard pour le 15 mars 2024.
Votre dossier de demande de subvention doit comporter les documents suivants :
- Formulaire de demande de subvention
- Description du projet/événement pour lequel vous demandez un soutien financier (3 pages au maximum).
- Budget 2024 & Budget réalisé 2023 du projet/événement.
- Budget global 2024 & Profits et Pertes 2023 de l’association (selon le modèle fourni ici ).
- Estimation compte Bilan 2023 & Compte Bilan 2022 (selon le modèle fourni ici ).
- Rapport d’activité de l’année écoulée, soit 2022-2023.
- Dossier de sponsoring & liste des prospects.
A noter que les modèles de comptes Bilan & Profits et Pertes pour la présentation des comptes peuvent être modifiés selon vos besoins. N’hésitez pas à le retravailler et à l’utiliser pour la présentation des comptes annuels de votre association devant l’Assemblée Générale.
L’AVP SAO offre également un cours de comptabilité les lundis 16, 23 et 30 octobre aux membres des comités directeurs intéressés à cet aspect-là, et plus particulièrement aux trésoriers qui y trouveront l’aide nécessaire à la préparation des documents comptables requis ci-dessus.
En cas de réponse positive à votre demande de subvention, il vous sera demandé d’établir une facture pour un paiement sur le compte de l’association (il ne sera fait aucun versement sur des comptes au nom de particuliers).
Voici le modèle de facture à utiliser impérativement.
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IMPORTANT – INFORMATION FACTURATION : Le système de facturation de l’EPFL est maintenant centralisé.
Votre facture, qui doit contenir vos coordonnées bancaires complètes, doit mentionner l’adresse postale du destinataire et l’adresse e-mail :
EPFL
Accounts Payable
Station 99
1015 Lausanne
SUISSE
[email protected]
L’adresse e-mail EPFL du destinataire ci-dessus ([email protected]) est la seule qui doit figurer sur la facture. Aucune autre adresse e-mail EPFL (adresse générique EPFL de votre association ou adresse e-mail EPFL d’un de ses membres) ne doit être mentionnée sur le document car l’outil d’intelligence artificielle qui traite les factures ne reconnait qu’une seule adresse e-mail EPFL.
De plus:
– La facture ne doit contenir qu’un seul document en annexe et en format PDF
– L’envoi de la facture doit se faire par e-mail uniquement à l’adresse suivante : [email protected]
Merci de mettre Anne Remillet, qui est en charge des finances de notre unité, en copie de votre e-mail. Ceci lui permettra de faire le suivi du traitement de votre facture.