Voyages

À qui m’adresser pour planifier mon voyage? Quelles sont les règles de l’EPFL? Qui valide la demande de déplacement? Ai-je besoin d’un visa? Qui contacter en cas d’incident grave à l’étranger? Ou acheter mes billets de train?

Vous trouverez, sur cette page, toutes les informations nécessaires à la préparation, l’organisation et le remboursement des frais de voyage professionnels.

N’hésitez pas à consulter:

Valises pour un chouette voyage avec l'EPFL


Planifier un voyage professionnel

  1. Annoncez votre voyage à votre supérieur hiérarchique et obtenez son accord.
  2. Préparez votre demande de déplacement.
  3. Faites valider (une signature manuscrite est nécessaire) la demande de voyage avant tout achat par votre supérieur hiérarchique ou la personne déléguée.



Documents d’identité

Vérifiez la validité de vos documents d’identité: passeport, carte d’identité ou permis de séjour. Si vous devez établir un tel document, les frais qui en découlent sont à votre charge.


Visa

Vérifiez si vous avez besoin d’un visa et, le cas échéant, de vous en procurer un. Les frais engendrés sont considérés comme des frais professionnels et sont à imputer au voyage.

Effectuez un contrôle sur le portail de CIBTvisas pour savoir si vous avez besoin d’un visa, ou de toutes autres formes d’autorisation d’entrée dans le pays de séjour.

Si vous réservez votre voyage via l’agence de voyages EPFL, vous êtes automatiquement informé par e-mail lorsqu’un visa est nécessaire.

Rappelez-vous que l’obtention d’un tel document peut prendre beaucoup de temps: veillez à entreprendre les démarches dès que la date de votre voyage est fixée.


Contrôle de sécurité avec le départ: n’oubliez pas vos vaccins!

Vérifiez les vaccinations nécessaires pour vos voyages professionnels. Les frais engendrés sont considérés comme des frais professionnels et sont à imputer sur le voyage.


Accidents et maladies: qui couvre quoi?

Les collaborateurs de l’EPFL sont assurés pour les accidents, en Suisse et à l’étranger, auprès de la SUVA. L’assurance maladie est l’assurance personnelle du voyageur.


Assistance – International SOS

L’EPFL propose une assistance médicale et sécuritaire aux voyageurs au travers de la société International SOS. Pour pouvoir en bénéficier, demandez une carte de membre et renseignez-vous auprès du DSPS.



Retrouvez toutes les modalités liées aux réservations de différents moyens de transports ainsi que des logements.

Image d'une personne avec une carte d'une ville et un carnet de note

Nous ne sommes jamais à l’abri d’imprévus lorsque nous voyageons. Pépin de santé, tempête de neige ou encore changement de dernière minute: voici les contacts qui apporteront réponses à vos questions.

Une journée à l'EPFL

Une fois de retour, découvrez les informations et marches à suivre relatives aux remboursements de vos frais.

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Contact

L'agence de voyages EPFL est à votre disposition pour l’organisation de vos déplacements professionnels. Spécialisés dans le voyage d’affaires, ses agents sont présents sur le campus. Achat de billets d’avion, formalités concernant votre voyage, hébergement, location de voitures: consultez-les. Ils se feront un plaisir de répondre à vos questions et vous aideront dans la planification de votre séjour.

Du lundi au vendredi: de 08h30 à 18h00 (Non-Stop)
Les veilles de jours fériés: fermeture à 16h00

Adresse e-mail: [email protected]

Tél. +41 58 322 24 30

Fax. +41 22 592 75 87

Adresse postale: Carlson Wagonlit Travel – CE 0 212 – Station 1 – 1015 Lausanne