Voyages

Synthèse

Les voyages professionnels et académiques sont à nouveau autorisés sauf pour les pays présentant un risque selon la liste de l’OFSP ou déconseillés par le DFAE. Il est toutefois recommandé de n’effectuer que les voyages essentiels pour le fonctionnement de l’unité.

Recommandations générales

Entrée en Suisse

Pour toute personne arrivant en Suisse, il est conseillé d’utiliser l’outil TravelCheck de la Confédération qui permet de savoir si la personne a le droit d’entrer en Suisse, et le cas échéant à quelles conditions.

Le TravelCheck permet de connaitre les conditions d’entrée administratives et sanitaires en Suisse :

Planifier un voyage en temps de pandémie

Les voyages à l’étranger nécessitent une préparation minutieuse et une organisation flexible. Voici quelques rappels importants :

  1. Formalités d’entrée et de sortie dans un pays étranger : des restrictions à l’entrée et/ou des exigences particulières à la sortie du territoire existent toujours dans de nombreux pays.
  2. Mesures prises à l’intérieur des différents pays : diverses mesures visant à endiguer la pandémie sont encore en vigueur dans de nombreux pays.
  3. Soins médicaux à l’étranger : le coronavirus met à rude épreuve les systèmes de santé dans le monde entier.
  4. Assistance par le DFAE à l’étranger : le DFAE offre, dans la limite de ses moyens, un soutien et une protection consulaire.
  5. Transports internationaux : les liaisons aériennes et d’autres moyens de transport sont toujours partiellement limités.

Vacances et voyages privés

L’EPFL recommande fortement à toute la communauté de l’École de ne pas voyager dans les pays et régions considérés à risque élevé d’infection par l’Office fédéral de la santé publique (OFSP) durant ses vacances ou congés.

À cause des mesures imposées par le pays de séjour ou des mesures de quarantaine imposées par la Confédération, le voyageur risque de devoir prolonger son séjour sur son solde vacances ou de ne pas pouvoir se rendre sur le campus pour ses études ou une visite.

Nous attirons votre attention sur les recommandations faites par l’Office fédéral de la santé publique (OFSP).

Restrictions particulières pour les régions où circule une mutation du SARS-CoV-2

La commission COVID-19 a décidé de prendre les mesures de protection suivantes jusqu’à nouvel avis pour les états présentant un risque d’infection plus important (ou provoquant une évolution plus grave de la maladie) en raison d’une mutation du SARS-CoV-2 (annexe 1, section 2 de l’ordonnance) :

  • Aucune nouvelle exception de voyage professionnel ne sera accordée par le DSE.
  • Il est fortement recommandé aux unités de prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter l’accueil d’étudiants et / ou de visiteurs venant de ces pays.
  • Il est recommandé de privilégier d’accueillir ces personnes à distance ou de repousser le voyage à une date ultérieure.

Liste des pays avec des variantes de virus préoccupantes

Etudiant·e·s

Par mesure de précaution, les mesures suivantes ont été prises concernant les séjours à l’étranger d’étudiants EPFL, pour le semestre d’automne 2021 :

  • Les séjours à l’étranger des étudiants (échanges, mobilité académique, stages, projets de master, voyages d’études, voyages dans le cadre d’un projet, etc.) sont interdits :
    • Dans les pays ou régions déconseillés par le DFAE
    • Dans les pays ou régions mentionné sur la liste de l’OFSP
    • Carte des pays autorisés
  • Le séjour à l’étranger d’un étudiant (projet de master, échanges, stages…) est effectué sous sa responsabilité individuelle.
  • Aucune assistance à l’étranger ne pourra être fournie par l’École aux étudiants ne respectant pas ces recommandations.
  • Aucune contribution aux frais de voyages ne sera accordée en supplément des mesures et bourses déjà existantes.
  • Les règles sanitaires du pays et de l’institution de destination doivent être respectées.
  • Lors du retour en Suisse, les recommandations du TravelCheck doivent être suivies.

Personnel

Déplacements académiques et professionnels

Les voyages professionnels sont à nouveau autorisés sauf pour les pays présentant un risque selon la liste de l’OFSP et déconseillé par le DFAE. Aucune exception de voyage professionnel ne sera accordée par le DSE pour des voyages dans les pays ou régions déconseillés par le DFAE ou sur la liste de l’OFSP. Il est toutefois recommandé de n’effectuer que les voyages essentiels pour le fonctionnement de l’unité.

Remboursement de frais de voyage

Un certain nombre de questions se posent en lien avec l’impact financier du COVID19 (Coronavirus) sur les questions d’éligibilité des coûts encourus sur les projets financés par des fonds de tiers et d’annulation de voyages. Nous avons listé ci-dessous les informations principales.

Prise en charge par les bailleurs de fonds des coûts non remboursables en cas d’annulation d’un voyage

Les frais déjà encourus sur des voyages et non remboursables peuvent-ils être pris en charge sur les fonds de tiers en cas d’annulation d’un événement par son organisateur ou d’impossibilité pour le participant de s’y rendre en raison du Coronavirus ?

Oui aux conditions de l’article 51 « Force Majeure » de l’Annotated Model Grant Agreement :

  • Le bénéficiaire doit informer immédiatement le project officer de l’Europe (ou le coordinateur du projet si ce n’est pas l’unité elle-même) de l’annulation ou du report de l’événement ;
  • Le bénéficiaire doit mettre en place toutes les mesures possibles pour limiter les dommages causés par l’annulation/le report, y compris les mesures visant à limiter les coûts y afférents (ex : demande de remboursement aux organisateurs et aux voyagistes, activation des assurances, …) ; le bénéficiaire doit pouvoir au moment de l’établissement du rapport financier et en cas d’audit apporter la preuve que des actions ont été menées pour minimiser au maximum ces coûts ;
  • Le bénéficiaire doit informer le coordinateur du projet des coûts que l’organisation a encourus lors de la planification de sa participation à l’événement.

Oui dans les deux cas suivants : 

  • L’événement est annulé par l’organisateur : garder la preuve de l’annulation, et l’envoyer au moment de l’établissement du rapport financier au service de Contrôle de Gestion, qui se chargera de la transmettre dans MySNF ;
  • Ou l’événement n’est pas annulé par l’organisateur, mais se situe dans une zone géographique officiellement considérée comme étant à risque par l’EPFL.

Oui, dans le respect des conditions restrictives habituelles liées aux voyages (les frais étaient inclus dans le budget et concernent des personnes participant directement au projet).

Merci de garder la preuve de l’annulation, et de l’envoyer au moment de l’établissement du rapport financier au service de Contrôle de Gestion.

Non, les conditions étant particulièrement restrictives de manière générale en ce qui concerne l’éligibilité des voyages sur les fonds US.

Au cas par cas selon le contrat, demander au contact habituel au sein du groupe de gestion des fonds.

Conditions annulation voyages

Quelles sont les solutions pour demander le remboursement des frais déjà encourus liés à un voyage dans le cadre d’un déplacement ou d’un événement annulé ?

Le collaborateur doit mettre en place toutes les mesures possibles afin de limiter les coûts dus à l’annulation/au report (ex : demande de remboursement aux organisateurs et aux voyagistes, activation des assurances).

Il est impératif de conserver la documentation relative à la réservation, à l’annulation du déplacement et aux démarches liées à la demande de remboursement.

Pour toute demande en lien avec des annulations ou des reports de voyages, le collaborateur doit contacter avant le début du voyage l’agence CWT à l’EPFL, par e-mail ([email protected]), qui traitera chaque demande afin d’obtenir les éventuels remboursements. A noter que les conditions d’annulation/de modification varient selon la compagnie aérienne.

Grâce aux formulaires en ligne, le collaborateur demande le remboursement des titres de transport achetés via Ticketshop Business CFF.

Les demandes de remboursement doivent être effectuées avant la date de départ du billet. Des informations complémentaires se trouvent sur la page Voyages.

En cas de réservation auprès d’un autre prestataire, le collaborateur est responsable de procéder à l’annulation/modification du voyage. Il est impératif de conserver la documentation relative à la réservation ainsi qu’à l’annulation du déplacement.

En cas de paiement de prestations avec une carte de crédit EPFL (personnelle ou d’achat) uniquement, le collaborateur peut effectuer une demande de remboursement des frais encourus via le Service Comptabilité (condition d’assurance : plus de 50% du coût total du voyage réglé avec la carte de crédit).

  1. Remplir le formulaire suivant (1ere page UNIQUEMENT) et fournir tous les documents nécessaires https://www.viseca.ch/Viseca/media/content/fr/assurance/annulation-interruption-voyage-location-voiture-clients-commerciaux.pdf.
  2. Transmettre les documents par mail au Service de Comptabilité qui centralise les demandes et transmettra le dossier à Viseca.

(Mail : [email protected] /Objet : ASSURANCE VOYAGES) 

Questions complémentaires

En cas de questions complémentaires, veuillez utiliser notre formulaire.