Voyages

Aucun voyage professionnel ou académique n’est autorisé en dehors de l’espace Schengen et du Royaume-Uni, jusqu’au 31 août 2020. Au-delà de cette date, l’EPFL tiendra régulièrement à jour une liste des pays interdits ou du retour desquels une mise en quarantaine de dix jours est exigée.

À compter du 6 juillet, un principe de quarantaine entre en vigueur pour les voyageurs en provenance de certaines régions. L’OFSP actualise régulièrement la liste des États et zones concernés sur son site. Cette mise en quarantaine s’applique à tous les collaborateurs, étudiants ou visiteurs.

L’utilisation de la visioconférence pour les séances, meetings, conférences, etc. reste la règle. Il est donc essentiel, et de la responsabilité de chacun, de tout mettre en œuvre pour ne pas devoir effectuer de déplacement professionnel, y compris en Suisse.

Aucun déplacement professionnel n’est autorisé pour les personnes vulnérables.

Conditions de déplacement

Etudiant·e·s

Concernant les voyages, échanges et vacances, merci de vous référer à la page Etudiant·e·s.

Personnel

Vacances et voyages privés

Toutes les informations se trouvent dans la page Ressources humaines

Déplacements professionnels

Seuls les voyages qui répondent à une condition impérative de bon fonctionnement de l’EPFL sont autorisés en Suisse et dans l’espace Schengen et le Royaume-Uni, aux conditions suivantes:

Utilisation des transports publics possibles avec le port du masque et une bonne hygiène des mains.

Se renseigner quant aux conditions d’entrée du pays de destination ainsi que des compagnies aériennes avant toute planification de voyage : dates d’ouverture des frontières et conditions de quarantaine.

Adressez-vous en priorité à l’agence de voyages de l’EPFL qui saura vous conseiller et vous accompagnera dans la réservation de votre voyage, dans le respect des conditions fixées par l’EPFL.

Lors de la planification du voyage, il est conseillé de privilégier des titres de transport modifiables et/ou remboursables afin de pouvoir le reporter en cas de changement de la situation sanitaire.

Il est de la responsabilité du responsable d’unité de déterminer si une raison impérative justifie un déplacement répondant aux missions de son unité et de le préciser dans la demande de déplacement du collaborateur.

Remboursement de frais de voyage

Un certain nombre de questions se posent en lien avec l’impact financier du COVID19 (Coronavirus) sur les questions d’éligibilité des coûts encourus sur les projets financés par des fonds de tiers et d’annulation de voyages. Nous avons listé ci-dessous les informations principales.

Prise en charge par les bailleurs de fonds des coûts non remboursables en cas d’annulation d’un voyage

Les frais déjà encourus sur des voyages et non remboursables peuvent-ils être pris en charge sur les fonds de tiers en cas d’annulation d’un événement par son organisateur ou d’impossibilité pour le participant de s’y rendre en raison du Coronavirus ?

Oui aux conditions de l’article 51 « Force Majeure » de l’Annotated Model Grant Agreement :

  • Le bénéficiaire doit informer immédiatement le project officer de l’Europe (ou le coordinateur du projet si ce n’est pas l’unité elle-même) de l’annulation ou du report de l’événement ;
  • Le bénéficiaire doit mettre en place toutes les mesures possibles pour limiter les dommages causés par l’annulation/le report, y compris les mesures visant à limiter les coûts y afférents (ex : demande de remboursement aux organisateurs et aux voyagistes, activation des assurances, …) ; le bénéficiaire doit pouvoir au moment de l’établissement du rapport financier et en cas d’audit apporter la preuve que des actions ont été menées pour minimiser au maximum ces coûts ;
  • Le bénéficiaire doit informer le coordinateur du projet des coûts que l’organisation a encourus lors de la planification de sa participation à l’événement.

Oui dans les deux cas suivants : 

  • L’événement est annulé par l’organisateur : garder la preuve de l’annulation, et l’envoyer au moment de l’établissement du rapport financier au service de Contrôle de Gestion, qui se chargera de la transmettre dans MySNF ;
  • Ou l’événement n’est pas annulé par l’organisateur, mais se situe dans une zone géographique officiellement considérée comme étant à risque par l’EPFL.

Oui, dans le respect des conditions restrictives habituelles liées aux voyages (les frais étaient inclus dans le budget et concernent des personnes participant directement au projet).

Merci de garder la preuve de l’annulation, et de l’envoyer au moment de l’établissement du rapport financier au service de Contrôle de Gestion.

Non, les conditions étant particulièrement restrictives de manière générale en ce qui concerne l’éligibilité des voyages sur les fonds US.

Au cas par cas selon le contrat, demander au contact habituel au sein du groupe de gestion des fonds.

Conditions annulation voyages

Quelles sont les solutions pour demander le remboursement des frais déjà encourus liés à un voyage dans le cadre d’un déplacement ou d’un événement annulé ?

Le collaborateur doit mettre en place toutes les mesures possibles afin de limiter les coûts dus à l’annulation/au report (ex : demande de remboursement aux organisateurs et aux voyagistes, activation des assurances).

Il est impératif de conserver la documentation relative à la réservation, à l’annulation du déplacement et aux démarches liées à la demande de remboursement.

Pour toute demande en lien avec des annulations ou des reports de voyages, le collaborateur doit contacter avant le début du voyage l’agence CWT à l’EPFL, par e-mail ([email protected]), qui traitera chaque demande afin d’obtenir les éventuels remboursements. A noter que les conditions d’annulation/de modification varient selon la compagnie aérienne.

Grâce aux formulaires en ligne, le collaborateur demande le remboursement des titres de transport achetés via Ticketshop Business CFF.

Les demandes de remboursement doivent être effectuées avant la date de départ du billet. Des informations complémentaires se trouvent sur la page Voyages.

En cas de réservation auprès d’un autre prestataire, le collaborateur est responsable de procéder à l’annulation/modification du voyage. Il est impératif de conserver la documentation relative à la réservation ainsi qu’à l’annulation du déplacement.

En cas de paiement de prestations avec une carte de crédit EPFL (personnelle ou d’achat) uniquement, le collaborateur peut effectuer une demande de remboursement des frais encourus via le Service Comptabilité (condition d’assurance : plus de 50% du coût total du voyage réglé avec la carte de crédit).

  1. Remplir le formulaire suivant (1ere page UNIQUEMENT) et fournir tous les documents nécessaires https://www.viseca.ch/Viseca/media/content/fr/assurance/annulation-interruption-voyage-location-voiture-clients-commerciaux.pdf.
  2. Transmettre les documents par mail au Service de Comptabilité qui centralise les demandes et transmettra le dossier à Viseca.

(Mail : [email protected] /Objet : ASSURANCE VOYAGES) 

Questions complémentaires

En cas de questions complémentaires, veuillez utiliser notre formulaire.