Voyages

Aucun voyage professionnel ou académique n’est autorisé dans les pays et régions à risque jusqu’au 4 juin 2021.

L’utilisation de la visioconférence pour les séances, meetings, conférences, etc. reste la règle. Il est donc essentiel, et de la responsabilité de chacun, de tout mettre en œuvre pour ne pas devoir effectuer de déplacement professionnel, y compris en Suisse.

Aucun déplacement professionnel n’est autorisé pour les personnes vulnérables.

Recommandations générales

Restrictions et quarantaine

Toute personne (collaborateur, étudiants, hôtes, externes, visiteurs,…) ayant séjourné dans un des pays considérés à risque élevé d’infection par l’OFSP n’est pas autorisée à venir directement sur un des sites de l’Ecole.

Toute personne provenant d’un de ces pays doit se mettre en quarantaine stricte (confinée chez elle) durant dix jours.

Les personnes concernées par ces mesures doivent annoncer leur entrée en Suisse aux autorités cantonales compétentes dans les deux jours et suivre leurs consignes. Vous retrouverez toutes les informations nécessaires sur le site de l’OFSP.

Vacances et voyages privés

L’EPFL recommande fortement à toute la communauté de l’École de ne pas voyager dans les pays et régions considérés à risque élevé d’infection par l’Office fédéral de la santé publique (OFSP) ou déconseillés par le Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) durant ses vacances ou congés.

À cause des mesures imposées par le pays de séjour ou des mesures de quarantaine imposées par la Confédération, le voyageur risque de devoir prolonger son séjour sur son solde vacances ou de ne pas pouvoir se rendre sur le campus pour ses études ou une visite.

Nous attirons votre attention sur les recommandations faites par l’Office fédéral de la santé publique (OFSP).

Etudiant·e·s

Par mesure de précaution, les mesures suivantes ont été prises concernant les séjours à l’étranger d’étudiants EPFL, pour le semestre d’automne 2020 et de printemps 2021 ainsi que l’été 2021 :

  • Les séjours à l’étranger des étudiants (échanges, mobilité académique, stages, projets de master, voyages d’études, voyages dans le cadre d’un projet, etc.) continuent d’être interdits dans les pays déconseillés par le DFAE pour des raisons sécuritaires ou sanitaires qui ne sont pas en lien avec le COVID-19.
  • Au vu de la situation actuelle liée au COVID-19, l’École conseille à ses étudiants de renoncer à des voyages en dehors de l’Union européenne, de l’espace Schengen.
  • Le séjour à l’étranger d’un étudiant (projet de master, échanges, stages …) est effectué sous sa responsabilité individuelle. Les risques encourus en cas de séjours dans les pays déconseillés selon la présente directive sont notamment les suivants : restrictions dans les entrées et sorties des pays, évolution vers un confinement ou un couvre-feu, vols commerciaux peu nombreux avec une probabilité de suppression, ce qui rend un éventuel rapatriement très compliqué et onéreux. Il se peut que le système de santé soit touché avec une détérioration des prestations qui peuvent être données, voir une impossibilité de prise en charge, risque de l’arrêt des activités de l’entreprise ou du partenaire académique.
  • Aucune assistance à l’étranger ne pourra être fournie par l’École aux étudiants ne respectant pas ces recommandations.
  • Aucune contribution aux frais de voyages ne sera accordée en supplément des mesures et bourses déjà existantes.
  • Les règles sanitaires du pays et de l’institution de destination doivent être respectées.
  • Les règles de la Confédération helvétique dictées par l’OFSP doivent être suivies lors du retour en Suisse (quarantaine plus particulièrement).

Collaborateurs

Déplacements académiques et professionnels

Seuls les voyages qui répondent à une condition impérative de bon fonctionnement de l’EPFL sont autorisés en Suisse et dans certains pays, aux conditions suivantes:

Utilisation des transports publics possibles avec le port du masque et une bonne hygiène des mains.

Se renseigner quant aux conditions d’entrée du pays de destination ainsi que des compagnies aériennes avant toute planification de voyage: dates d’ouverture des frontières et conditions de quarantaine.

Adressez-vous en priorité à l’agence de voyages de l’EPFL qui saura vous conseiller et vous accompagnera dans la réservation de votre voyage, dans le respect des conditions fixées par l’EPFL.

Tous les voyages professionnels sont interdits jusqu’au 4 juin 2021 dans les États :

Lors de la planification du voyage, il est conseillé de privilégier des titres de transport modifiables et/ou remboursables afin de pouvoir le reporter en cas de changement de la situation sanitaire.

Il est de la responsabilité du responsable d’unité de déterminer si une raison impérative justifie un déplacement répondant aux missions de son unité et de le préciser dans la demande de déplacement du collaborateur.

Dans le cas d’un voyage autorisé, il est aussi de la responsabilité du responsable d’unité de tout mettre en œuvre pour respecter les mesures d’hygiène et de conduite.

Aucune assistance à l’étranger ne sera fournie par l’Ecole aux collaborateurs ne respectant pas ces directives.

Remboursement de frais de voyage

Un certain nombre de questions se posent en lien avec l’impact financier du COVID19 (Coronavirus) sur les questions d’éligibilité des coûts encourus sur les projets financés par des fonds de tiers et d’annulation de voyages. Nous avons listé ci-dessous les informations principales.

Prise en charge par les bailleurs de fonds des coûts non remboursables en cas d’annulation d’un voyage

Les frais déjà encourus sur des voyages et non remboursables peuvent-ils être pris en charge sur les fonds de tiers en cas d’annulation d’un événement par son organisateur ou d’impossibilité pour le participant de s’y rendre en raison du Coronavirus ?

Oui aux conditions de l’article 51 « Force Majeure » de l’Annotated Model Grant Agreement :

  • Le bénéficiaire doit informer immédiatement le project officer de l’Europe (ou le coordinateur du projet si ce n’est pas l’unité elle-même) de l’annulation ou du report de l’événement ;
  • Le bénéficiaire doit mettre en place toutes les mesures possibles pour limiter les dommages causés par l’annulation/le report, y compris les mesures visant à limiter les coûts y afférents (ex : demande de remboursement aux organisateurs et aux voyagistes, activation des assurances, …) ; le bénéficiaire doit pouvoir au moment de l’établissement du rapport financier et en cas d’audit apporter la preuve que des actions ont été menées pour minimiser au maximum ces coûts ;
  • Le bénéficiaire doit informer le coordinateur du projet des coûts que l’organisation a encourus lors de la planification de sa participation à l’événement.

Oui dans les deux cas suivants : 

  • L’événement est annulé par l’organisateur : garder la preuve de l’annulation, et l’envoyer au moment de l’établissement du rapport financier au service de Contrôle de Gestion, qui se chargera de la transmettre dans MySNF ;
  • Ou l’événement n’est pas annulé par l’organisateur, mais se situe dans une zone géographique officiellement considérée comme étant à risque par l’EPFL.

Oui, dans le respect des conditions restrictives habituelles liées aux voyages (les frais étaient inclus dans le budget et concernent des personnes participant directement au projet).

Merci de garder la preuve de l’annulation, et de l’envoyer au moment de l’établissement du rapport financier au service de Contrôle de Gestion.

Non, les conditions étant particulièrement restrictives de manière générale en ce qui concerne l’éligibilité des voyages sur les fonds US.

Au cas par cas selon le contrat, demander au contact habituel au sein du groupe de gestion des fonds.

Conditions annulation voyages

Quelles sont les solutions pour demander le remboursement des frais déjà encourus liés à un voyage dans le cadre d’un déplacement ou d’un événement annulé ?

Le collaborateur doit mettre en place toutes les mesures possibles afin de limiter les coûts dus à l’annulation/au report (ex : demande de remboursement aux organisateurs et aux voyagistes, activation des assurances).

Il est impératif de conserver la documentation relative à la réservation, à l’annulation du déplacement et aux démarches liées à la demande de remboursement.

Pour toute demande en lien avec des annulations ou des reports de voyages, le collaborateur doit contacter avant le début du voyage l’agence CWT à l’EPFL, par e-mail ([email protected]), qui traitera chaque demande afin d’obtenir les éventuels remboursements. A noter que les conditions d’annulation/de modification varient selon la compagnie aérienne.

Grâce aux formulaires en ligne, le collaborateur demande le remboursement des titres de transport achetés via Ticketshop Business CFF.

Les demandes de remboursement doivent être effectuées avant la date de départ du billet. Des informations complémentaires se trouvent sur la page Voyages.

En cas de réservation auprès d’un autre prestataire, le collaborateur est responsable de procéder à l’annulation/modification du voyage. Il est impératif de conserver la documentation relative à la réservation ainsi qu’à l’annulation du déplacement.

En cas de paiement de prestations avec une carte de crédit EPFL (personnelle ou d’achat) uniquement, le collaborateur peut effectuer une demande de remboursement des frais encourus via le Service Comptabilité (condition d’assurance : plus de 50% du coût total du voyage réglé avec la carte de crédit).

  1. Remplir le formulaire suivant (1ere page UNIQUEMENT) et fournir tous les documents nécessaires https://www.viseca.ch/Viseca/media/content/fr/assurance/annulation-interruption-voyage-location-voiture-clients-commerciaux.pdf.
  2. Transmettre les documents par mail au Service de Comptabilité qui centralise les demandes et transmettra le dossier à Viseca.

(Mail : [email protected] /Objet : ASSURANCE VOYAGES) 

Questions complémentaires

En cas de questions complémentaires, veuillez utiliser notre formulaire.