Organiser un événement

Etapes à suivre pour organiser un événement à l'EPFL: Définir un événement, Aides et astuces, Soumettre une demande.

Etapes à suivre pour organiser un événement à l'EPFL: Définir un événement, Aides et astuces, Soumettre une demande.

Définir un événement

Quelle typologie?

Différents moyens sont à disposition pour réserver une simple salle de réunion sans support logistique (aménagement, nettoyages, restauration, signalétique,…).

Celui-ci gère le calendrier académique (salles de cours et auditoires lors des cours) ainsi que les demandes telles que:

  • Les séances et réunions internes entre collaborateurs et doctorants de l’EPFL
  • Les cours internes
  • Les soutenances de thèse
  • Les séances de réponses aux questions
  • Les séminaires sur plusieurs semaines dont les participants sont internes à l’EPFL
  • Les talks, les présentations internes
  • Les demandes des délégué.e.s de classe 

Les accès autorisés permettent de visionner l’occupation et de réserver certaines salles.

Des salles de réunion peuvent être mises à disposition à l’interne de chaque faculté.

Réunion de travail | Meeting | AG

A savoir
A faire

Délais minimum de soumission
min 5 jours ouvrés 

Soumettre une demande
Formulaire “Events”

Horaire
08h00-22h00
Lundi au dimanche 

Documents à fournir
N/A

Maximum de personnes
Selon lieu

 
A savoir
A faire

Délais minimum de soumission
min 5 jours ouvrés 

Soumettre une demande
Formulaire “Events”

Horaire
08h00-22h00
Lundi au dimanche 

Documents à fournir
N/A

Maximum de personnes
Selon lieu

 
A savoir
A faire

Délais minimum de soumission
min 5 jours ouvrés 

Soumettre une demande
Formulaire “Events”

Horaire
17h00-22h00
Lundi au jeudi

Documents à fournir
Plan si nécessaire 

Maximum de personnes
300 (staff compris)

Planification
Maximum trois apéritifs par semaine, mais pas  les vendredis ou les week-ends
Particularités
  • Pas de musique, pas d’animation, pas de jeux
  • Peut y avoir trois apéritifs le même soir, tant que le nombre total de personnes ne dépasse pas 300.
 
A savoir
A faire

Délais minimum de soumission
min 5 jours ouvrés 

Soumettre une demande
Formulaire “Events”

Horaire
17h00-00h00
Lundi au dimanche

Documents à fournir
Confirmation et accord du restaurateur 

Maximum de personnes
Selon le lieu

Planification
Selon le calendrier des manifestations sur le campus. La date doit être confirmée par MEV. 
Particularités
  • Pas de réaménagement des lieux (piste de danse, bar, etc.). 
 
A savoir
A faire

Délais minimum de soumission
min 5 jours ouvrés 

Soumettre une demande
Formulaire “Events”

Horaire
12h00-13h15 & 18h00-21h00
Lundi au vendredi 

Documents à fournir
N/A

Maximum de personnes
Selon lieu

 
Particularités
Musique autorisée
 
A savoir
A faire

Délais de soumission
29.08.2022 

Soumettre une demande
Formulaire “Events”

Horaire
17h00-22h00


Documents à fournir
N/A

Maximum de personnes
Selon lieu

Planification
Peut avoir lieu toutes les deux semaines (hors période d’examens ou de révisions).

Définition
Type festif et/ou ouvert au public externe (soirée dansante, portes ouvertes, activités sportives, avec consommation d’alcool…)

 

(Scientastic, Sysmic, Artiphys, Balélec, Besar, SAT Rocks, Portes ouvertes EPFL, …)

A savoir
A faire

Délais de soumission
29.08.2022

Soumettre une demande
Formulaire “Events”

Horaire
18h00-03h00


Documents à fournir

  • Dossier de présentation
  • POCAMA obligatoire

Maximum de personnes
Selon le lieu
1’200 pour les soirées concert et festival 
Minimum  de personnes
400

Planification
Peut avoir lieu toutes les deux semaines (hors période d’examens ou de révisions).

Définition
Type festif et/ou ouvert au public externe (soirée dansante, portes ouvertes, activités sportives, avec consommation d’alcool…)

 

Quand le planifier?

PériodeDateRemarque
Semestre de printempsLundi 7 février au dimanche 5 juin 2022Dates ouvertes à la réservation
RévisionsLundi 6 juin au dimanche 19 juinRéservation sous conditions
ExamensLundi 20 juin au dimanche 10 juilletDates non disponibles à la réservation
Semestre d’automneMardi 19 septembre au vendredi 23 décembreDates non ouvertes à la réservation

Qui peut l’organiser?

Comment l’organiser?

Restauration, communication et durabilité: toutes les informations à avoir pour organiser un événement dans les moindres détails!

Formulaire Events, documents et règlements: toutes les démarches à faire pour soumettre une demande d’événement.

Informations spécifiques concernant les associations reconnues par l’EPFL.