Organiser un événement

Étapes, délais, règlements… toutes les informations à connaître pour organiser un événement à l’EPFL!

Quatre images illustrant l’organisation d’événement à l’EPFL : un rassemblement d'étudiants sur le campus, un amphithéâtre prêt à accueillir le public, une régie audiovisuelle en action et des amuse-bouches préparés par le traiteur — Organiser un événement à l'EPFL : événements, salles, technique, restauration, etc. ©EPFL

Disponibilités durant les travaux

En raison des travaux prévus sur le campus de Lausanne dans le cadre du projet Double Deck et du bâtiment de la Coupole au cours des cinq prochaines années, la disponibilité des lieux pour les événements sera impactée. Nous vous encourageons vivement à rechercher des lieux alternatifs en dehors des salles de cours et des auditoires du campus. Voici quelques suggestions :

SwissTech Convention Center
Meeting room à l’EPFL Innovation Park
Espace Copernic by Novae
Starling Hotel Lausanne

Mediacom Événements (MEV) est le support de service chargé de l’organisation des événements sur le campus. MEV établit un lien entre l’École, la communauté, ainsi que les entreprises et entités externes. Elle assure également la coordination des validations et des autorisations avec les autres services, en effectuant un suivi des demandes et en vérifiant que le cadre et les conditions d’organisation des événements sont respectés.

Qui peut organiser un événement?

La communauté EPFL selon la typologie de l’événement
Les associations estudiantines reconnues par l’EPFL
Les entreprises externes (SwissTech Convention Center)

Comment organiser un événement en bref?

Identifier la typologie de l’événement
Définir une date selon l’agenda et les délais de soumission du dossier
Consulter les règlements et préparer la logistique
Rédiger un dossier de présentation avec tous les documents demandés
Soumettre une demande via le formulaire « Events » sur ServiceNow
Suivi du dossier par Mediacom Evénements entre les services et supports concernés
Validations des différents supports, services et du programme logistique
Envoi du programme logistique de l’événement

Typologie d’événements

Définir la typologie d’un événement (réunion, apéritif, stand, etc.)

Agenda, délais et planification

Quand planifier un événement et quand soumettre une demande.

Logistique et Règlement

Toutes les informations concernant les supports de services, les spécificités des lieux pour les événements et les particularités de la planification sont disponibles à travers ces pages.

Evénements d’association reconnues

Les informations concernant l’organisation d’événements par les associations reconnues sont disponibles sur ces pages. Vous y trouverez les procédures, les quotas, ainsi que les démarches expliquées. Des documents de travail obligatoires ou d’aide sont également mis à votre disposition.