Etapes à suivre pour organiser un événement à l'EPFL: Définir un événement, Aides et astuces, Soumettre une demande.
Définir un événement
Quelle typologie?
Différents moyens sont à disposition pour réserver une simple salle de réunion sans support logistique (aménagement, nettoyages, restauration, signalétique,…).
Celui-ci gère le calendrier académique (salles de cours et auditoires lors des cours) ainsi que les demandes telles que:
- Les séances et réunions internes entre collaborateurs et doctorants de l’EPFL
- Les cours internes
- Les soutenances de thèse
- Les séances de réponses aux questions
- Les séminaires sur plusieurs semaines dont les participants sont internes à l’EPFL
- Les talks, les présentations internes
- Les demandes des délégué.e.s de classe
Des salles de réunion peuvent être mises à disposition à l’interne de chaque faculté.
• Service audiovisuel (SAVE)
• Service Reprographie
Réunion de travail | Meeting | AG
A savoir
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A faire
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Délais minimum de soumission |
Soumettre une demande |
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Horaire |
Documents à fournir |
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Maximum de personnes |
A savoir
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A faire
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Délais minimum de soumission |
Soumettre une demande |
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Horaire |
Documents à fournir |
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Maximum de personnes |
A savoir
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A faire
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Délais minimum de soumission |
Soumettre une demande |
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Horaire |
Documents à fournir |
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Maximum de personnes |
Planification Maximum trois apéritifs par semaine, mais pas les vendredis ou les week-ends |
Particularités
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A savoir
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A faire
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Délais minimum de soumission |
Soumettre une demande |
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Horaire |
Documents à fournir |
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Maximum de personnes |
Planification Selon le calendrier des manifestations sur le campus. La date doit être confirmée par MEV. |
Particularités
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A savoir
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A faire
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Délais minimum de soumission |
Soumettre une demande |
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Horaire |
Documents à fournir |
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Maximum de personnes |
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| Particularités Musique autorisée |
A savoir
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A faire
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Délais de soumission Du 1er au 30 avril, pour le semestre suivant |
Soumettre une demande |
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Horaire |
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Maximum de personnes Sans consommation d’alcool Avec consommation d’alcool
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Planification Peut avoir lieu toutes les deux semaines (hors période de révisons ou d’examens) |
Définition Type festif et/ou ouvert au public externe (soirée dansante, activités sportives, avec consommation d’alcool) |
(Scientastic, Sysmic, Artiphys, Balélec, Sat Rocks, Portes ouvertes EPFL, …)
A savoir
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A faire
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Délais de soumission |
Soumettre une demande |
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Horaire |
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Maximum de personnes |
Planification Peut avoir lieu toutes les deux semaines (hors période d’examens ou de révisions). |
Définition Type festif et/ou ouvert au public externe (soirée dansante, portes ouvertes, activités sportives, avec consommation d’alcool…) |
Quand le planifier?
| Période | Date | Remarque |
|---|---|---|
| Vacances | Lundi 10 juillet au lundi 18 septembre 2023 | Dates ouvertes à la réservation |
| Semestre automne | Mardi 19 septembre au dimanche 24 décembre 2023 | Dates ouvertes à la réservation |
| Révisions | Lundi 25 décembre 2023 au dimanche 14 janvier 2024 | Dates sous conditions |
| Examens | Lundi 15 janvier au dimanche 4 février 2024 | Dates non ouvertes à la réservation |
| Semestre de printemps | Lundi 5 février au vendredi 14 juin 2024 | Dates non ouvertes à la réservation |
la permanence MEV pour les associations est fermée pendant la pause estivale et reprendra le jeudi 7 septembre.
Aucune réservation ne peut être effectuée sur le campus aux dates suivantes:
Magistrale: samedi 7 octobre 2023
Qui peut l’organiser?
- Le personnel scientifique ainsi qu’administratif des facultés et services généraux, dans le cadre des missions de l’Ecole: enseignement, recherche et innovation
- Les associations estudiantines reconnues par l’EPFL
- Des entreprises externes, sous réserve de certaines conditions
Comment l’organiser?
Restauration, communication et durabilité: toutes les informations à avoir pour organiser un événement dans les moindres détails!
Formulaire Events, documents et règlements: toutes les démarches à faire pour soumettre une demande d’événement.
Informations spécifiques concernant les associations reconnues par l’EPFL.