Soumettre un POCAMA

Selon la nature d’un événement, une autorisation de manifestation doit être délivrée par les autorités compétentes (cantonales ou communales). 

Concernant le canton de Vaud, une demande doit être soumise par le portail POCAMA (Portail Cantonal de Manifestation).

Les services SIS (Sécurité, Interventions et Sureté) et MEV (Mediacom Evénements) sont consultés par les autorités dans le processus de  validation des demandes. 

Critères

Tout événement, ne faisant pas partie des missions de l’Ecole (enseignement, recherche et innovation) et/ou organisé par une association estudiantine reconnue de l’EPFL et répondant à un ou plusieurs des critères ci-dessous, doit faire l’objet d’une autorisation cantonale (POCAMA).

Obligatoire si une ou plusieurs des conditions suivantes sont remplies:

  • Vente (en tout genre)
  • Vente de billets d’entrée ou récolte de frais de participation à l’entrée de l’événement
  • Vente de boissons alcoolisées
  • Concert ou musique diffusé à plus de 93dB
  • Grand rassemblement de personnes, notamment avec public externe, ou manifestation complexe qui sort du cadre habituel des activités de l’Ecole. 

Etapes

  • Soumission du dossier le dernier vendredi du mois avril de chaque année pour les événements majeurs et les grands événements de l’année académique en cours. 
  • Soumission du dossier au minimum 2 mois avant pour les demandes nécessitant un POCAMA ne faisant par partie des événements “quotas”
  • Etude du dossier et validation si un dispositif sécuritaire ou medico-sanitaire doit être mis en place par le SIS et information à l’organisateur·trice
  • Soumission du POCAMA par l’organisateur·trice
  • Etude de la demande par SIS & MEV et prise de position du SIS & MEV aux autorités
  • Autorisation délivrée par les autorités à l’organisateur·trice
Etapes de validation du POCAMA.

Etapes de validation du POCAMA.

Aide pour remplir le POCAMA

  • Indiquer  le même nom de la manifestation que dans le formulaire Events
  • Mettre dans la description le numéro de la demande faite dans le formulaire Events (n° RITM) 
  • Indiquer le lieu précis en extérieur ou en intérieur, la salle, l’auditoire, etc. 
  • Indiquer les informations correctement. Aucune modification ou ajout ne sera possible après validation du SIS et de MEV.

Existe-t-il un concept de sécurité?

  • Répondre non
    Si le SIS n’impose pas d’agent·es supplémentaires pour cette manifestation.
    Ajouter en commentaire: Aucun dispositif sécuritaire spécifique ne sera mis en place. Les équipes de secours de l’Ecole restent disponibles en tout temps.  

Un contrat a-t-il été signé avec une entreprise de sécurité privée?
Ajouter obligatoirement le contrat de l’agence de sécurité mandatée.

Existe-t-il un dispositif médico-sanitaire (DMS) ?

  • Répondre oui
    Si le SIS met en place un dispositif supplémentaire et spécifique pour cet événement.

    Coordonnées du responsable: 
     mettre les coordonnées de votre référant au SIS et ajouter uniquement l’adresse e-mail:  [email protected] :

Stephan Eric Gilgen 
Pierre-Alain Pascal 
Marie-Noëlle Morais 
Alexandre Jacquart

Remplir le document BUSAMA et l’envoyer au SIS pour complément en lien avec le DSM, puis le retourner à l’adresse indiquée dans le formulaire.
 

  • Répondre non
    Si le SIS n’impose pas de DMS spécifique pour cette manifestation.
    Ajouter en commentaire: Aucun DMS spécifique ne sera mis en place. Les équipes de secours de l’Ecole restent disponibles en tout temps.  
  • Société ou association organisatrice (adresse de facturation)
    Choisir Société/Association 
  • Personne responsable de la manifestation
    Indiquer le même nom de la manifestation que dans le formulaire Events
  • Personne de contact
    Indiquer le même nom de la manifestation que dans le formulaire Events
  • Peut être une autre personne que l’organisateur·trice annoncé·e. Une copie de la carte d’identité sera demandée.

Documents utiles

  • Une copie du contrat d’assurance RC sera demandée en document annexe.

Ajouter les plans prévus faisant partie du dossier

  • Le POCAMA est transmis aux autorités uniquement après avoir cliqué sur le bouton «Transmettre».