Conférence, Séminaire, Workshop

Vous organisez une conférence, un séminaire ou un workshop dans les locaux de l’EPFL ? Voici quelques étapes planifiées et informations qui vous aideront dans votre démarche.

Les délais de réservation et d’annonce peuvent varier selon l’envergure (nombre de personnes, horaires et programme) de votre événement.

1) Définir un concept

Définir les objectifs et le but de l’événement

Ces objectifs doivent être en accord avec le Règlement pour l’organisation d’événements

Fixer la date et la durée

Afin de fixer la date de votre événement, nous vous conseillons de tenir compte des périodes académiques, des dates ouvertes à la réservation et des événements majeurs fixés durant l’année (Magistrale, Balélec, etc.).

Estimer le nombre de personnes et le public cible

Afin d’assurer la sécurité et le bon déroulement de votre événement, il est important d’anticiper les questions suivantes :

  • Est-ce que l’événement risque d’attirer un nombre très élevé de participants (sujet sensible, notoriété de l’orateur, etc) ?
  • Est-ce que le public cible est un public à risque ou sensible (enfants, personnes âgées, personnalités politiques, etc) de même pour l’orateur ?
  • Ceci nous permettra de prendre toutes les dispositions nécessaires et d’informer le DSPS (Département Sécurité, Prévention et Santé).

Définir le déroulement approximatif de l’événement

Définir le déroulement de votre événement en fixant les horaires.

Définir le programme et les besoins en restauration (café d’accueil, pause-café, standing lunch). Ces informations nous permettront de vous mettre à disposition les locaux adaptés à vos besoins.

2) Remplir le Formulaire Events

Afin de réserver le lieu et coordonner les aspects logistiques nécessaires, le Formulaire Events doit nous parvenir.

Nous vous conseillons de nous faire parvenir votre demande le plus tôt possible en respectant les dates ouvertes à la réservation. Toutefois, pour des raisons organisationnelles, la demande doit nous parvenir au minimum 5 jours ouvrables avant.

3) Prendre contact avec les prestataires

Prendre contact avec le restaurateur

Des pauses-café, des apéritifs, des standing lunchs, des cocktails dînatoires peuvent être commandés auprès des restaurateurs du site pour tous vos événements.

Définir et réserver les moyens audiovisuels

Pour toute demande d’assistance audiovisuelle lors votre événement, contactez directement le SAVE (groupe Audiovisuel).

Annoncer et communiquer l’événement

L’EPFL met à disposition différents moyens afin de promouvoir votre événement.

4) Confirmer le programme logistique / 1 mois à 5 jours avant

Confirmer les moyens audiovisuels

Définir avec le SAVE si des essais techniques ou une assistance sont nécessaires durant votre événement et quels seront les horaires.

Confirmer la restauration

Confirmer le déroulement et le choix au restaurateur ainsi que le nombre de participants estimé.

5) Confirmation définitive et dernier délai / au minimum 5 jours ouvrables avant

Confirmer le nombre de participants au restaurateur

Afin de déterminer la base de facturation, confirmer le nombre de participants par écrit.

Commander la signalétique à la reprographie

Afin de diriger au mieux vos participants sur le campus, vous avez la possibilité de commander votre signalétique auprès de la Reprographie en remplissant le formulaire que vous trouverez sur leur site.