Evénements d’associations reconnues

Directives

Pendant de nombreuses décennies, notre Ecole a été le lieu d’une effervescence constante, grâce aux animations organisées avec enthousiasme par son corps étudiant et son personnel. Des défis sportifs aux festivals de musique, en passant par les rencontres culturelles et les jeux extravagants, notre campus ne connaît jamais de répit.

Afin de garantir que nous puissions continuer à vous offrir un accompagnement et un soutien de qualité, des règles spécifiques pour la tenue d’événements festifs sont établies.

Ces règles doivent être consultées avant de soumettre vos demandes, notamment en ce qui concerne les types d’événements, leurs conditions et les délais requis.

Infographie Dates - Page Associations

Processus

(Scientastic, Sysmic, Artiphys, Balélec, BéSAR, Sat Rocks, Portes Ouvertes EPFL, PolyLAN, etc.)

  • Type festif et/ou ouvert au public externe (soirée dansante, portes ouvertes, activités sportives, avec consommation d’alcool, etc.)
  • Nombre de personnes:  plus de 400 personnes
  • POCAMA obligatoire
  • Fin à 03h00
  • Utilise en grande quantité du matériel EPFL (tables de manifestations, praticables, mise en place de raccordements électriques, dispositif sécuritaire ou sanitaire, etc.)

 Quotas et planification

  • Toutes les deux semaines
  • Hors des périodes des révisions et d’examens
  • Type festif/convivial (apéritif avec musique, repas, soirée ludique ou culturelle avec alcool, soirée de financement de voyages d’études, courses sur le campus, souper de sections, etc.)
  • Nombre de personne: selon le lieu
  • Fin obligatoire à 22h00
  • POCAMA à déterminer
  • Utilise en quantité du matériel EPFL (tables de manifestations, praticables, mise en place de raccordements électriques, dispositif sécuritaire ou sanitaire, etc.)

 Quotas et planification

  • 1x par semaine
  • Du lundi au jeudi et hors des périodes des révisions et d’examens
  • Il ne peut avoir lieu le même soir qu’un apéritif standard et la même semaine qu’un événement majeur
  • Nombre de personne: maximun 300 personnes (staff compris)
  • Sans musique, ni jeux, ni animations 
  • Heure de fin 22h00
  • Ne concerne pas les apéritifs suite à un événement institutionnel  (AG, conférence, présentation de projet, etc.)

 Quotas et planification

  • 3x par semaine
  • Du lundi au jeudi et hors des périodes des révisions et d’examens
  • Il peut y avoir trois apéritifs le même soir, tant que le nombre total de personnes ne dépasse pas 300

A l’exception de la Semaine d’intégration, de Challenge, de la Nuit de la Magistrale et de Titanic Lémanique, tout événement externe au campus doit être organisé à titre privé.

L’EPFL ne participe ni au financement, ni à l’organisation de ce type d’événement. L’Ecole ne doit pas être mentionnée dans la communication, les contrats ou auprès des sponsors.

Les canaux de communication, les ressources ainsi que les infrastructures de l’Ecole,  ne peuvent pas être utilisés pour la promotion d’un événement extra-muros.

Seuls les panneaux d’affichage sur le campus sont à disposition. 

Celui-ci doit contenir les informations et éléments nécessaires à la compréhension, notamment à l’évaluation de la faisabilité du projet ainsi qu’au degré d’implication des ressources de l’EPFL, tels que:

  • Description de l’événement et des activités (type d’événement, idées sur le concept, etc.)
  • Date souhaitée, horaire et programme
  • Lieux souhaités et description des infrastructures
  • Public concerné et nombre de personnes attendues
  • Consommation d’alcool
  • Canaux de communication utilisés pour annoncer l’événement

Le dossier servira de base de décision pour la planification (et éventuellement la sélection) des événements importants du campus. Seules les demandes soumises via le formulaire en ligne (ServiceNow)  et accompagnées d’un dossier de présentation seront prises en compte.

Le dossier de manifestation complet doit être réalisé et communiqué ultérieurement, avec tous les détails logistiques nécessaires.

 

Evénement majeur

  • Du 1er au 31 octobre pour l’année civile suivante.
    Dernier délai le 31 octobre à 23h59

Grand événement

Le semestre suivant. Les dates sont fixées à fin avril et fin octobre.

  • Du 1er au 31 octobre, pour le semestre suivant.
    Dernier délai le 31 octobre à 23h59
  • Du 1er au 30 avril pour le semestre suivant.
    Dernier délai le 30 avril à 23h59

 

10 jours avant la fin du mois pour le mois suivant, et uniquement par le formulaire habituel. Un descriptif et un plan d’aménagement sont nécessaires.

  • 10 jours avant le 1er novembre 2023: 20 octobre 2023
  • 10 jours avant le 1er décembre 2023: 21 novembre 2023
  • 10 jours avant le 1er janvier 2024: 22 décembre 2023
  • 10 jours avant le 1er février 2024: 23 janvier 2024 (pas d’apéritif durant la période des examens)
  • 10 jours avant le 1er mars 2024: 21 février 2024
  • 10 jours avant le 1er avril 2024: 22 mars 2024
  • 10 jours avant le 1er mai 2024: 22 avril 2024
  • 10 jours avant le 1er juin 2024: 23 mai 2024 
  • 10 jours avant le 1er juillet 2024: 21 juin 2024 (pas d’apéritif durant la période des examens)
  • 10 jours avant le 1er août 2024: 22 juillet 2024 (pas d’apéritif durant la période des examens)
  • 10 jours avant le 1er septembre 2024: 23 août 2024
  • 10 jours avant le 1er octobre 2024: 20 septembre 2024
  • 10 jours avant le 1er novembre 2024: 22 octobre 2024
  • 10 jours avant le 1er décembre 2024: 21 novembre 2024

Pour l’organisation de tout type d’événement sur le campus, une personne de contact par association doit être nommée afin d’interagir avec les différents services de l’Ecole. Celle-ci est responsable de faire toutes les démarches liées aux demandes.  

Lorsque l’association se compose de plusieurs commissions, ayant chacune son propre événement, la personne de contact reste l’interlocuteur unique envers l’EPFL et coordonne les points nécessaires avec les différent·es responsables de chaque événements.

 
Tout changement de contact doit être modifié dans le formulaire

Un comité de sélection composé de membres de la vice-présidence associée pour les affaires estudiantines et l’outreach (AVP-SAO), de Mediacom Evénements (MEV) et de la Sécurité, Intervention et Sûreté (SIS) analysera ensuite les différentes demandes, sur dossier, en se basant sur les critères suivants:

  • Pertinence de l’événement pour la communauté
  • Côté novateur du contenu
  • But de l’événement (anniversaire, récolte d’argent pour un voyage d’études,… )

La date de réponse sera communiquée au plus vite selon le nombre de dossiers présentés. 

  • 14 novembre 2023
    Réunion de la commission Événements pour statuer sur les dossiers reçus (planification, image de l’École, sécurité, finances, etc.).
  • 21 novembre 2023
    Envoi par courriel des réponses aux associations d’étudiants et mise en ligne du calendrier événementiel festif.
  • 23 novembre 2023
    Permanence de la commission Événements pour répondre aux différentes questions. Salle SG0211 de 17h00 à 18h30.
  • Du 23 au 28 novembre 2023
    Les associations ont la possibilité d’échanger les dates d’événements de même catégorie avec d’autres associations.
  • 28 novembre 2023 à minuit
    Clôture des changements de dates et validation finale du calendrier événementiel festif.

Communication

Toute affiche doit être validée par MEV avant son impression et son affichage. Les projets d’affiches doivent être joints à la demande d’événement ou être envoyés à [email protected].

L’outil en ligne Graphic Generator est à disposition pour créer des affiches, des bannières et autres visuels respectant la charte graphique de l’Ecole.

Consultation: directives concernant l’utilisation du logo EPFL et l’affichage.

Sur le site web corp-id, une page a été créée spécifiquement pour les outils à disposition des associations d’étudiant·es, notamment pour l’utilisation du nouveau sigle “Association reconnue” à utiliser à la place du logo EPFL.

Contact

Pour répondre à toutes les questions sur l’organisation d’événements une permanence MEV pour les associations est ouverte tous les jeudis de 15h00 à 16h00 à l’Accueil de l’Esplanade.

A propos des associations