Accéder aux documents: consultation sur place

Sélectionner 10 unités
Pour assurer une bonne gestion des consultations et garantir un accès équitable aux documents – souvent conservés dans des dépôts externes et nécessitant une organisation logistique spécifique – le nombre d’unités pouvant être demandées simultanément est limité.
Vous pouvez sélectionner jusqu’à 10 unités archivistiques / contenants physiques (dossiers, sous-dossiers, boîtes, tubes, cartables…) par demande.

Identifier les plus petites unités disponibles pour la consultation
Nous vous recommandons d’identifier les plus petites unités disponibles pour la consultation. Certains dossiers sont très volumineux et structurés en plusieurs niveaux hiérarchiques (sous-dossiers, pièces, etc.). L’inventaire suit une arborescence, et seules les demandes ciblées sur des unités clairement définies (au niveau le plus bas disponible) peuvent être traitées : veuillez pour chaque sous-unité fournir la cote archivistique et le titre. Les demandes portant sur un dossier englobant plusieurs sous-unités ne seront pas acceptées telles quelles : il vous sera demandé de préciser votre sélection.

Repérer l’unité plus pertinente
Utilisez l’inventaire pour repérer l’unité la plus pertinente : ouvrez l’arborescence pour consulter les niveaux inférieurs et identifiez l’unité la plus ciblée possible. Consultez également le champ « Étendue matérielle et support » pour connaître l’ampleur de chaque unité (nombre de boîtes, classeurs, etc. — maximum 10 par demande).

L’accès aux documents conservés aux Acm-EPFL est libre et gratuit. La consultation des documents originaux a lieu exclusivement dans la salle prévue à cet effet et sur rendez-vous uniquement. Les demandes d’accès aux archives (consultation des documents originaux) doivent être précédées par :

• l’interrogation des inventaires en ligne sur Morphé
• la compilation du formulaire en ligne

Ce formulaire doit comporter l’indication du sujet de recherche, les cotes (références archivistiques), les intitulés des dossiers souhaités. 

Pour plus d’informations : « Remplir une demande de consultation de documents sur MorphéBook » [PDF.] 

Il est possible de réaliser des photographies gratuites à des fins de travail personnel sur les documents consultés en salle, sous réserve des conditions suivantes :

• les prises de vue sont autorisées uniquement avec la tablette mise à disposition par les Acm : les fichiers sont enregistrés sur une unité centrale sécurisée, puis transmis par voie électronique au·à la consultant·e après apposition d’un filigrane EPFL ;
• les images peuvent être utilisées exclusivement à des fins privées, dans le cadre de la consultation indiquée, et ne doivent en aucun cas être publiées, diffusées ou transmises à des tiers.

Les mêmes conditions juridiques s’appliquent que pour les reproductions fournies par le service interne ou externalisé, notamment en matière de :

• droit d’auteur (mention de l’auteur, interdiction de réutilisation sans autorisation) ;
• données personnelles (interdiction de reproduction de documents contenant des informations identifiables).

En cas de besoin de fichiers en haute résolution pour une publication ou un usage éditorial, veuillez consulter notre offre.

Poste de consultation dédié
Les documents nés numériques, existant uniquement sous forme numérisée, ou dont la consultation de l’original est exclue pour des raisons de conservation ou de limitation des manipulations, sont accessibles sur un poste informatique dédié, en salle de lecture. Un ordinateur est disponible à cet effet.

Cadre juridique
Certains documents sont soumis à des restrictions juridiques, notamment en matière de protection des données personnelles et de propriété intellectuelle. À ce titre, ils ne peuvent être transmis ni diffusés en ligne. La consultation de ces documents est strictement limitée à un usage sur place, par des usagers dûment enregistrés, ayant accepté les conditions générales de consultation et explicitement précisé les finalités de leur demande, dans le cadre d’un projet de recherche, de planification ou de statistique, justifié par un intérêt prépondérant (LPD, RS 235.1, §31). Ce dispositif vise à garantir un équilibre entre la protection des droits des personnes concernées et le droit d’accès à l’information à des fins scientifiques, conformément aux dispositions légales en vigueur. En cas de doute, la législation fédérale et les règles de l’EPFL font foi.

Conditions générales
Il n’est pas possible de copier, transférer ou exporter les fichiers numériques sur un support personnel, ni d’y accéder à distance.
Les règles applicables aux documents physiques (consultation, prise de vue, citation, reproduction, droits d’utilisation) s’appliquent de manière identique aux documents numériques.

L’utilisation, la reproduction ou la diffusion de documents d’archives implique le respect de règles précises en matière de citation de la source et de mention des auteur·ices. Ces obligations visent à garantir la traçabilité des documents, la valorisation des fonds patrimoniaux et le respect des droits d’auteur, conformément à la législation suisse.

Citation de la source
Toute utilisation de documents reproduits doit impérativement mentionner leur provenance. Cette exigence vise à garantir la traçabilité des sources et la valorisation des fonds scientifiques.
La citation de la source est obligatoire dans toute publication ou diffusion (papier ou numérique), sous l’une des formes suivantes :

• Forme complète : Archives de la construction moderne (Acm), EPFL. Nom du fonds. Cote.
• Forme abrégée (usage courant) : Acm-EPFL. Nom du fonds. Cote.

La mention doit être placée à proximité immédiate de la reproduction (légende, crédit iconographique, note de bas de page, etc.).
En cas de doute sur la forme à adopter ou la formulation exacte, merci de contacter les archivistes.

Mention des auteurs
Conformément à la Loi fédérale sur le droit d’auteur et les droits voisins (LDA, RS 231.1), la mention du nom de l’auteur ou de l’autrice est obligatoire lors de toute diffusion publique d’une œuvre, y compris à des fins non commerciales. Cette obligation légale s’applique également aux documents d’archives reproduits avec autorisation. Le non-respect de cette obligation peut entraîner une violation des droits moraux de l’auteur et compromettre l’usage légal du document ; des sanctions civiles ou pénales peuvent être engagées par les ayants droit.
Il incombe donc à l’usager·e de veiller à ce que la paternité de l’œuvre soit systématiquement mentionnée à proximité de toute reproduction, conformément aux principes de respect moral des droits d’auteur.

Les documents conservés aux Acm peuvent être protégés par des droits d’auteur, au sens de la Loi fédérale sur le droit d’auteur et les droits voisins (LDA, RS 231.1).
L’obtention d’une reproduction ne vaut ni transfert de droits, ni autorisation de diffusion.

Titularité des droits
Les Acm ne détiennent pas nécessairement les droits d’auteur des documents qu’elles conservent. Notamment dans les cas suivant :

• lorsque la cession de propriété matérielle du fonds n’a pas été accompagnée d’une cession explicite des droits d’auteur (se renseigner auprès des archivistes) ;
• lorsque les documents relèvent d’une œuvre collective dont les droits sont partagés avec un ou plusieurs tiers ;
• lorsque des photographies ont été réalisées par un tiers (photographe mandaté, proche de la famille, collaborateur·ice externe, etc.) ;
• lorsque des documents sont signés ou produits par des personnes extérieures au producteur principal du fonds (ingénieur·es, entreprises de construction, journalistes, etc.).

Attention : sauf cas particuliers, les droits d’auteur s’éteignent en principe 70 ans après le décès de l’auteur·ice (et non à partir de la date de création ou de publication de l’œuvre).

Responsabilité des usager·es
Il appartient à chaque usager·e de vérifier la situation juridique des documents qu’il ou elle souhaite utiliser, reproduire ou diffuser, et, le cas échéant, de contacter les ayants droit (auteur·ices ou héritier·es). La mention du nom de l’auteur·ice est obligatoire dans toute publication ou reproduction publique, en vertu du droit moral protégé par la LDA. Le non-respect de cette obligation peut donner lieu à des sanctions civiles ou pénales.

Œuvres orphelines et gestion collective
Dans le cas des œuvres orphelines (documents dont l’auteur·ice est inconnu·e ou non identifiable), il est recommandé de prendre contact avec ProLitteris, société de gestion collective chargée de la perception des redevances en Suisse .

De manière générale, toute utilisation publique d’un document protégé nécessite une autorisation explicite, que ce soit pour un usage scientifique, éducatif, éditorial ou muséal, même non commercial.

Les Archives de la construction moderne (Acm) de l’EPFL sont soumises à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD, RS 235.1) et au cadre juridique interne de l’EPFL, notamment la Loi sur les EPF (RS 414.110, art. 36c) et les directives Polylex. Toute consultation ou reproduction de documents contenant des données personnelles est strictement réservée à des finalités de recherche scientifique, planification ou statistique, dans le respect des conditions prévues par la LPD. Le traitement de ces données est licite uniquement s’il poursuit un but non personnel, si les données sont anonymisées dès que possible, si les personnes concernées ne peuvent être identifiées, et si les résultats sont publiés sous forme non identifiable. L’accès aux documents contenant des données sensibles (elles que des informations sur la santé, la sphère intime, les opinions politiques, religieuses ou syndicales, les mesures d’aide sociale ou les sanctions pénales) est interdit en l’absence de base légale formelle ou de consentement explicite. En cas de doute, la législation fédérale et les règles de l’EPFL font foi.

Toute demande de consultation est soumise à une évaluation préalable fondée sur des critères légaux, contractuels et matériels. Les Acm se réservent le droit de refuser une consultation lorsque celle-ci contrevient à la législation en vigueur, aux conditions fixées par les donateur·ices, ou aux exigences de conservation préventive.

Dispositions légales (données personnelles)
Ni la législation fédérale (par exemple en matière de protection des données personnelles ou des secrets professionnels), ni les lois cantonales ne doivent interdire ou restreindre l’accès ou la reproduction du document.

Intérêt public ou privé prépondérant
La reproduction ou la diffusion ne doit pas nuire à la vie privée des personnes concernées ni compromettre un intérêt général supérieur (sécurité, ordre public, etc.).

Restrictions contractuelles
Certains documents sont soumis à des clauses contractuelles spécifiques définies par les donateur·ices ou déposant·es du fonds. Ces restrictions peuvent limiter, retarder ou interdire toute reproduction.

L’état matériel du document
La reproduction peut être refusée si l’état physique du document ne permet pas une manipulation sans risque de détérioration. Cela concerne notamment :

• les supports très fragilisés (papier acide, calque ancien, documents pliés ou cassants) ;
• les formats instables, difficilement exploitables par les équipements de numérisation ;
• les documents endommagés, déchirés, fragilisés par l’humidité, la lumière, les insectes ou d’autres agents de détérioration.
• les documents à matières instables en surface, tels que les dessins au pastel, à la mine grasse, au fusain ou à l’encre pulvérisée, lorsque leur reproduction impliquerait un risque de transfert de matière ou d’altération de la couche graphique.

La décision est prise par le personnel des Acm, sur la base d’une évaluation conservatoire, dans le respect des principes de préservation du patrimoine.

1) Loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données (LPD, RS 235.1).

Lors de la soumission d’une demande de consultation de documents, les usager·es acceptent sans réserve les conditions de consultation et d’utilisation, en cochant la case prévue à cet effet dans le formulaire de demande.
Les conditions sont les suivantes :

Conditions d’utilisation : Les reproductions peuvent être utilisées exclusivement aux fins déclarées, telles que spécifiées dans la demande initiale, et elles ne peuvent en aucun cas être cédées à des tiers sans une autorisation préalable et explicite. Toute utilisation ultérieure des reproductions pour d’autres fins est soumise à une nouvelle demande formelle. Cette démarche vise à garantir le respect des droits d’auteur et à prévenir toute utilisation non autorisée des reproductions des documents des Archives de la construction moderne.

Droits d’auteur : Les usagers endossent la pleine responsabilité de l’autorisation des détenteurs des droits d’auteur autres que les Archives de la construction moderne pour l’utilisation de reproductions des documents consultés, au sens de la loi suisse sur les droits d’auteur(1). Les usagers s’assurent que la mention de l’auteur sera invariablement incluse à côté de toute reproduction autorisée, en conformité avec les exigences légales et le respect des droits d’auteur.

Données personnelles : Les usagers endossent la pleine responsabilité de l’autorisation des personnes touchées par les droits attachés à la personnalité, pour l’utilisation des documents mentionnés. En accord avec la législation sur la protection des données(2), l’accès aux documents est effectué conformément aux exigences légales applicables. Les usgers s’engagent à ce que les données personnelles auxquelles ils ou elles ont accès ne soient utilisées qu’à des fins de recherche, de planification ou de statistique, et ne soient en aucun cas utilisées à des fins de publication ou de diffusion publique. Ils ou elles s’engagent à ne pas tenter d’identifier les personnes concernées à partir de ces données. Ils ou elles acceptent de ne pas communiquer ces données à des tiers, sauf après avoir obtenu une autorisation écrite explicite du responsable du traitement des données, et uniquement dans la mesure où cela est permis par la loi.

Crédits : Les usagers s’engagent à accompagner la reproduction des documents de la mention de provenance et, si ce n’est pas mentionné séparément, du crédit photographique. Conformément à cette obligation, la source sera libellée comme suit : « Archives de la construction moderne – EPFL, nom du fonds ».

Justificatif : Après publication, les usagers s’engagent à remettre spontanément aux Archives de la construction moderne un exemplaire justificatif de toute publication pour laquelle des reproductions de documents des Archives de la construction moderne ont été utilisées. Cette démarche vise à permettre aux Archives de la construction moderne de conserver une trace des utilisations de leurs documents, conformément aux accords et aux exigences légales.

Engagement : Les usagers s’engagent formellement à veiller à ce que l’usage des informations contenues dans les documents consultés ne porte pas atteinte à des droits ou des intérêts protégés par la loi, et à ne communiquer aucune information qui puisse être susceptible de porter atteinte à la sécurité de l’État, à la sécurité publique, à la vie privée ou aux intérêts patrimoniaux de personnes physiques ou morales. Les usagers s’engagent ainsi à tenir les Archives de la construction moderne et l’EPFL à l’écart de toutes prétentions de tiers relatives à la violation de leurs droits de propriété intellectuelle, de la personnalité ou d’autres droits par l’utilisation des documents mentionnés. Les usagers reconnaissent que les Archives de la construction moderne et l’EPFL ne sauraient être tenues responsables dans ce contexte.

Acceptation : En consultant les documents concernés, ou en utilisant des reproductions de ces documents, les usagers acceptent expressément les termes et conditions énoncés dans cette déclaration de non-responsabilité et ils ou elles s’ engagent à respecter la loi applicable en matière de protection des droits d’auteur et de protection des données personnelles.

1) Loi fédérale du 9 octobre 1992 sur le droit d’auteur et les droits voisins (LDA, RS 231.1).
2) Loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données (LPD, RS 235.1).

Pourquoi tout n’est-il pas numérisé ?
La numérisation des archives n’est ni automatique ni généralisable. Il s’agit d’un processus long, très coûteux et techniquement complexe, qui implique des choix réfléchis en fonction des priorités de conservation, de valeur d’usage et des moyens disponibles.
De nombreux documents ne sont pas éligibles à la numérisation, pour plusieurs raisons :
– leur format hors norme (plans, rouleaux, supports mixtes) ;
– leur état matériel fragile, qui rend la manipulation risquée ;
– des contraintes juridiques, notamment liées à la protection des données personnelles ou à des droits d’auteur qui restreignent la reproduction et la diffusion.
Par ailleurs, la numérisation ne garantit pas la pérennité : les fichiers numériques exigent des infrastructures de stockage, des métadonnées normalisées et des processus de migration continue pour rester accessibles dans le temps. Cette dépendance aux technologies implique également un coût environnemental non négligeable, lié à la consommation d’énergie, à la fabrication et au renouvellement du matériel informatique, ainsi qu’à la gestion des centres de données
C’est pourquoi la numérisation est menée de façon progressive et ciblée, en fonction des besoins documentés de la recherche et de la conservation, et que la consultation sur place reste la règle générale pour la majorité des fonds.

Pourquoi les documents ne sont-ils consultables que sur place et ne peuvent-ils pas être empruntés ?
Les archives sont souvent des pièces fragiles, uniques et non remplaçables, dont la manipulation nécessite des conditions strictes afin d’en garantir la préservation à long terme. Leur consultation s’effectue donc dans un cadre contrôlé, en salle de lecture, sous la responsabilité du personnel archivistique.
Par ailleurs, l’accès à certains documents peut être restreint pour des raisons légales, notamment lorsqu’ils contiennent des données personnelles ou sensibles, protégées par la Loi fédérale sur la protection des données (LPD, RS 235.1). La consultation sur place permet ainsi d’appliquer les mesures de protection appropriées et de garantir le respect du cadre juridique en vigueur.