Outils IT et télétravail
Les outils mis à la disposition du personnel de l’EPFL sont soit basés à l’EPFL (entre les écoles, les centres, etc.), soit basés à la faculté IC (entre les laboratoires), soit basés dans les laboratoires. Les services basés à l’EPFL sont largement disponibles et n’entraînent généralement pas de coûts supplémentaires. Le choix doit être fait en fonction de votre équipe et de la façon dont vous structurez votre communication.
Les outils de communication de l’EPFL ne sont pas toujours appliqués ou démarrés par défaut sur les machines. L’outil de MI Jabber en est un exemple. Jabber est disponible mais n’est pas démarré par défaut sur les machines. Par conséquent, lorsque vous souhaitez envoyer un message à quelqu’un, vous devez passer par un e-mail, ce qui prend beaucoup plus de temps que d’envoyer un message instantané.
Outre Jabber, il existe d’autres outils de messagerie instantanée (Slack, MS Teams, etc…), ce qui montre la dichotomie entre diversité et standardisation. Cela oblige les équipes à organiser l’utilisation de leurs outils dans un souci d’efficacité, ce qui est amplifié lorsque les équipes travaillent à distance.
Pour tous les logiciels qui ne sont pas basés à l’EPFL, consultez le guide de conformité des données.
Pour vous aider à travailler efficacement à domicile, vous trouverez ci-dessous une liste de suggestions et d’outils qui pourraient vous être utiles.
Le matériel à domicile doit reproduire le matériel au travail (en fonction du pourcentage de temps passé à la maison) et la nécessité d’avoir exactement la même ergonomie (sous réserve d’un accord sur les coûts).
- VPN avec CISCO any connect (https://www.epfl.ch/campus/services/ressources-informatiques/network-services-reseau/acces-intranet-a-distance/).
- Liste des services : https://support.epfl.ch/epfl?id=epfl_services_status&viewAll=true Si vous cliquez sur un service particulier, vous pouvez voir si le VPN est nécessaire ou non pour ce service.
- Bureau/Chaise adaptée
- Station d’accueil
- Moniteur(s) avec webcam intégrée
- Bien entendu, un ordinateur portable suffisamment performant et léger pour que la personne puisse le transporter entre le campus et son domicile
- Capacité des FAIs
- Imprimante si besoin
- Solutions “DropBox like” : Switch Drive https://drive.switch.ch/ ou la G-Suite Drive (https://gsuite.google.com/dashboard). Les deux sont basés à l’EPFL
- Slack : collaboration au niveau de la création et de la modification des fichiers et des canaux de conversation. Basé à la faculté avec le SSO (https://epfl-ic.slack.com), et basé aux laboratoires.
- https://github.com/icepfl et/ou C4science.ch
- MS Teams va venir en tant qu’outil basé à l’EPFL avec office365. Collaboration au niveau de la création et de la modification des fichiers et des canaux de conversation.
- Email : le dénominateur le moins commun à l’EPFL, si vous n’arrivez pas à vous mettre en relation avec tout les autres outils, l’email le fera !
- Messagerie instantanée (MI) : Doit aider/soutenir la communication -informelle- avec le CISCO Jabber de l’EPFL).
- Soft Phone avec CISCO Jabber également (https://www.epfl.ch/campus/services/en/it-services/unified-communications/) où le transfert d’appel (https://myuc.epfl.ch/ucmuser/main#telephonypage)
- Slack available at IC School + Labs + MS Teams coming up soon (EPFL Based)
- WhatsApp group (or Signal, Telegram, etc., ).
- Whiteboard Digital (Mac-iPad pro pour Zoom)
- Environnement Windows (Surface Pro, etc…)
- Beaucoup de différents hardwares peuvent être imaginés ici :(whiteboard digital avec Samsung flip 2 ou encore Microsoft Board Surface)
- Slack
- MS Teams
- Jabber
- Switch Drive
- VPN CISCO ANYConnet
- ….
Organiser une équipe en télétravail
Dans un schéma de travail hybride –travailler en partie à la maison et en partie au campus- le matériel, les comportements et l’intégration d’activités ou de relations sont la clé pour créer un environnement de travail agréable et efficace.
Se connecter à son équipe
Même si le matériel et les outils sont importants, cela vaut la peine d’avoir en tête qu’une équipe a besoin d’avoir une expérience partagée avec les autres collaborateurs. Faites un check-in avec toute votre équipe de manière régulière, comme si vous le faisiez dans un bureau mais en vidéoconférence, face-à-face. Cela permet à l’équipe de rester en contact et informée. Vous pouvez aussi créer une salle où vous pouvez chatter, ou encore faire des pauses café online.
Comme nous retournons peu à peu sur le campus, pensez à mettre en place un horaire de jours où vous travaillez sur le campus ou en télétravail, par example, faire un système de rotation adapté à votre équipe.
Les collaborateurs on des objectifs à atteindre mais sont libres d’organiser leur travail comme ils veulent, donc la confiance est la clé de voute du télétravail. Cependant, les bases du travail en équipe doivent toujours s’appliquer, même lorsqu’on est en télétravail : se préparer pour les vidéoconférences comme vous le feriez sur le campus, définir son/ses agenda-s, rejoindre les vidéoconférences à temps, … .
Ne pas reporter des conversations difficiles/importantes. Elles doivent toujours prendre place via vidéoconférence si vous n’avez pas de solution alternative. Ce genre de conversation ne doivent ou ne peuvent souvent pas attendre « la prochaine fois que l’on est au campus… ».
« Comment travailler dans un modèl hybride » doit être adapté à votre équipe. C’est peut-être évident pour certains, mais répondre à l’évident peut être utile pour tout le monde. Il est également important de sensibiliser aux pièges du travail à distance tels que la solitude, le risque de désengagement, les limites du travail à temps partiel, le manque d’informalité, etc. C’est également important pour que nous puissons réagir et s’adapter en fonction.
En savoir plus sur le télétravail et sur le programme de soutien de l'EPFL avec des coachs professionnels.
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