Cette page regroupe les instructions utiles et recommandations pour gérer vos documents au quotidien.
Son objectif est de simplifier la gestion documentaire courante et intermédiaire, tout en garantissant la préservation et la traçabilité des activités de l’institution à des fins d’archivage.
Une organisation efficace des documents courants facilite le travail de tous, en permettant de :
- Organiser vos documents dès leur création
- Assurer la continuité des activités
- Faciliter les futurs versements aux Archives EPFL
Vous trouverez plus d’informations en consultant le Guide de pré-archivage. Si besoin, l’équipe des Archives EPFL est à votre disposition !
À l’EPFL, la gestion documentaire n’est pas encadrée par une réglementation. Chaque service et laboratoire dispose de la liberté d’organiser ses pratiques en interne :
- Comment sont classés les documents ?
- Qui veille au suivi de ce classement ?
- Documents courants : documents actifs, utilisés quotidiennement par les services pour l’accomplissement de leurs tâches.
A ce stade, les documents peuvent encore évoluer et être modifiés. - Documents intermédiaires : documents utiles à titre de référence ou de preuve, mais qui ne sont plus d’un usage quotidien. Généralement ces documents sont stockés dans des espaces distincts, par le service producteur : serveurs spécifiques, répertoires partagés restreints, mobilier dédié.
A ce stade, les documents n’évoluent plus. Ils sont consultables selon le cadre prévu par la loi. - Documents définitifs / archives définitives : documents sélectionnés pour être conservés durablement en raison de leur valeur patrimoniale, historique, administrative ou scientifique. Versés aux Archives, ils ne peuvent plus être édités. Leur accès est libre, encadré par la loi.
- Pré-archivage et versement : opérations assumées par les services producteurs, en collaboration avec les Archives EPFL.
- Destruction : opération effectuée selon les délais légaux et après validation des Archives EPFL.
Lors du départ d’un collaborateur, les documents sous sa responsabilité doivent être classés dans l’espace de stockage officiel du service ou de l’unité, et non dans un espace personnel, qui risque de disparaître.
En présence de documents confidentiels protégés par mot de passe, il est essentiel que le collaborateur·trice transmette les accès et/ou transfère la responsabilité à un autre membre du service avant son départ.
Des règles simples facilitent la gestion courante des documents dès leur création et simplifient leur futur versement aux Archives.
- Classer les documents dès leur création selon un plan de classement structuré
- Organiser les documents par activité ou projet (éviter les dossiers « fourre-tout »)
- Conserver seulement les versions finales et validées (supprimer les brouillons inutiles)
- Privilégier des formats ouverts ou standards : .pdf, .pdf/a, .docx, .xlsx, .csv, .tiff, .txt, etc.
- Vérifier qu’aucun fichier n’est protégé par mot de passe (les mots de passe empêchent l’accès et l’archivage des contenus)
- Utiliser des noms de fichiers lisibles et sans caractères spéciaux (accents, apostrophes, point virgules, …), ni espaces
- Respecter les règles de confidentialité et protection des données
- Documenter les dossiers avec quelques informations et commentaires : date, auteur, format, taille, brève description, contexte…
- Privilégier un seul espace commun institutionnel plutôt que des copies locales dispersées (Serveur, SharePoint, GED…)
- Éviter le stockage sur des espaces personnels ou non institutionnels (Google Drive, Dropbox, OneDrive personnel, etc.)
Ces outils ne garantissent ni la pérennité, ni la confidentialité, ni le contrôle institutionnel des données. Conçus pour un usage temporaire ou collaboratif, ils ne doivent pas être utilisés comme solution de conservation à long terme.
- Conserver des brouillons inutiles
- Garder des versions intermédiaires sans informations utiles
- Donner des noms illisibles ou codés aux fichiers
- Utiliser Google Drive ou Dropbox personnels
- Stocker des documents RH ou sensibles dans des espaces non sécurisés
- Ranger par nom de collaborateur, plutôt que par activité ou projet
- Utiliser des noms de dossiers génériques: “Divers”, “À classer”, “Old”, “Archive perso”
- Conserver toute une boîte mail sans tri ni classement
Certaines catégories de documents nécessitent une attention particulière :
- données personnelles soumis à des obligations légales (LPD)
- données sensibles (santé, sanctions disciplinaires, auditions…)
- contrats, conventions, pièces justificatives
- documents soumis à des durées légales de conservation
L’identification dès le début de ces documents permet d’assurer leur sécurité, de respecter leurs durées de conservation et d’éviter leur diffusion non autorisée.
En cas de doute sur les durées, l’accès ou l’élimination, contactez les Archives EPFL.
Les e-mails sont des documents à part entière, denses d’information. Leur gestion facilite leur lisibilité et leur stockage et archivage.
Le plus tôt possible :
- Créer des dossiers thématiques dans votre messagerie et classez vos mails
- Conserver uniquement les messages à valeur informative/probante
- Sauvegarder les e-mails importants dans un dossier thématique ou par projet
- Sauvegarder les pièces jointes dans l’emplacement où vous conservez vos documents (serveur, SharePoint, espace commun, etc.), et pas uniquement dans la messagerie
- Ne jamais archiver une boîte mail entière telle quelle
- Faire le tri régulièrement
Le plan de classement fournit la structure hiérarchique et logique, qui permet d’organiser les documents en fonction des activités et missions de l’unité. Il vise à :
- Retrouver rapidement l’information
- Regrouper les documents par fonctions ou processus métier (par ex. gestion du personnel, gestion des projets de recherche, communication, administration financière, etc.)
- Assurer une cohérence dans la gestion des documents produits (tous les projets d’un même type sont classés au même endroit, quelles que soient l’année ou la personne qui les a traités)
- Faciliter l’application des durées de conservation définies dans le calendrier de conservation
Extrait de plan de classement pour un laboratoire de recherche :
| Code | Intitulé | Sous-activités |
| 01 | Gestion administrative du laboratoire | Budget, correspondance, rapports annuels |
| 02 | Projets de recherche | Projets financés, rapports finaux, publications |
| 03 | Personnel et ressources humaines | Dossiers du personnel, cahier des charges |
| 04 | Communication et valorisation | Articles, conférences, diffusion |
Les Archives EPFL accompagnent les services et unités dans la création ou la révision de leur plan de classement.
Un tri simple et rapide permet d’identifier ce qui doit être conservé, archivé ou éliminé.
Le schéma ci-dessous propose une matrice décisionnelle pour vous guider pas à pas dans l’évaluation d’un document:
