Comment trouver et réserver des documents ? ‒ ACM ‐ EPFL

Dans une bibliothèque, les documents sont classés par sujet ou par auteur, ce qui permet de retrouver facilement un livre en fonction de son contenu. En archives, la logique est différente : les documents ne sont pas triés par thème, mais conservés selon leur origine et leur contexte de production.

Pourquoi ? Parce qu’un document d’archives ne prend tout son sens que dans le cadre où il a été créé et utilisé. S’il était isolé et classé par sujet, on perdrait des informations essentielles : qui l’a produit, pourquoi, dans quelles circonstances et avec quels autres documents il interagit. C’est cette approche qui permet de garantir l’intégrité et la fiabilité des sources.

C’est pourquoi les archives sont organisées en fonds d’archives : chaque fonds regroupe l’ensemble des documents produits ou reçus par une institution, une entreprise, un architecte, un ingénieur, etc., au cours de son activité (Fonds Jean Tschumi, Fonds Alphonse Laverrière, Fonds COBAL…). Au sein d’un fonds, les documents sont ensuite classés en dossiers et parfois en sous-dossiers, suivant une organisation propre à chaque producteur.

Chercher – Sélectionner – Réserver

Pour savoir quels dossiers existent aux Acm, consultez l’inventaire complet sur Morphé

https://morphe.epfl.ch

Une recherche efficace combine deux approches :
- La liste des fonds disponibles : on part du général (le producteur des documents, comme un architecte ou une institution) pour arriver aux dossiers spécifiques .
- Le module de recherche avancée : on cherche directement un mot ou une expression pour trouver des résultats précis dans la base de données.

– archives = l’ensemble des documents créés ou reçus par une personne, une entreprise ou une institution publique ou privée au cours de son activité. Elles peuvent exister sous différentes formes (papier, photo, numérique, etc.).
– inventaire d’archives = un outil qui permet de savoir quels documents sont conservés, comment ils sont classés et où les trouver.

Comprendre l’organisation des archives :

Les fonds d’archives sont divisés en séries, ou dossiers, qui peuvent eux-mêmes contenir des sous-dossiers (SDossier).

Dans des archives d’architecture, les dossiers correspondent souvent à des projets architecturaux, regroupant des documents liés à la conception, la construction ou l’évolution d’un édifice.
Les sous-dossiers peuvent parfois refléter différentes phases du projet, comme les esquisses, les plans définitifs, les plans d’exécution, etc.
Mais il existe aussi d’autres types de dossiers : certaines séries peuvent contenir de la correspondance, des photographies, des publications ou des recherches générales de l’architecte.

Tipps pour la recherche

? Ne vous limitez pas au premier dossier trouvé ! Pour avoir une vision complète d’un projet ou d’un architecte, pensez à explorer toutes les séries du fonds : un document technique peut être complété par une correspondance, une photographie de chantier ou une note manuscrite qui enrichit votre compréhension.
? N’hésitez pas à explorer au-delà des noms d’architectes ou d’édifices ! Pensez à explorer des concepts ou des thématiques plus larges. Cela peut révéler des ressources insoupçonnées et enrichir votre travail de recherche.

– Repérez l’unité la plus précise possible : une demande trop large risque d’être refusée ou peu exploitable.
– Vérifiez l’étendue matérielle : certains dossiers peuvent être volumineux, il est donc important de s’assurer qu’ils contiennent bien les documents recherchés.

– fonds = le fonds regroupe tous les documents produits ou reçus par une personne, une organisation ou une institution au fil de son activité, et il reflète la manière dont ces documents ont été créés et utilisés.
– série (série organique) = une subdivision du fonds regroupant des dossiers de même nature ou liés à une même fonction (ex. : projets, correspondance, photographies, documents administratifs).
– dossier = un ensemble de documents réunis par leur créateur pour gérer une activité ou traiter une affaire. Un dossier peut contenir des sous-dossiers et parfois des sous-sous-dossiers, reflétant la structure du travail ou du processus dont ils sont issus.

Chaque dossier d’archives possède une cote archivistique, c’est-à-dire un code unique qui permet de l’identifier et de le retrouver facilement dans le fonds.

Aux Archives de la construction moderne, la cote des dossiers ou des sous-dossiers se présente sous la forme suivante :

« xxxx.yy.zzzz »
« xxxx.yy.zzzz/ww »

Comment lire cette cote ?

« xxxx » désigne le fonds d’archives auquel appartient le dossier (souvent lié à un architecte ou une institution).
« yy » correspond généralement à une série spécifique dans ce fonds (ex. : projets, correspondance, photographies).
« zzzz » est le numéro du dossier (ou parfois de la sous-série), qui identifie un projet ou un ensemble de documents.
« /ww » indique un sous-dossier ou une pièce (document) spécifique, qui peut correspondre à une phase spécifique d’un projet (ex. : plans, études, documents de chantier).

Attention : des références plus courtes, comme “xxxx” ou “xxxx.yy”, désignent des catégories trop larges et ne sont pas valides pour une demande.

cote archivistique = un code unique composé de lettres, chiffres ou symboles qui sert à identifier et localiser un document dans un service d’archives. Elle fonctionne comme une adresse qui permet aux archivistes de retrouver rapidement un dossier et aux chercheurs de s’y référer facilement s’ils ont besoin de le consulter à nouveau, d’en demander une reproduction ou de le citer correctement dans leurs travaux. Exemples : 0001.02.0003, 0004.03.0004/5, 0010.01.0002B.

Allez sur la plateforme de réservation MorphéBook et remplissez le formulaire :

https://morphebook.epfl.ch

Indiquez :
- La cote exacte du dossier.
- Son titre, en le copiant-collant depuis l’inventaire pour éviter les erreurs.

Vous pouvez demander jusqu’à 10 dossiers à la fois.

Choisissez une date pour votre visite (nous sommes ouverts le mardi et le mercredi de 9h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00).

Envoyez votre demande au moins une semaine à l’avance.

Prévoir du temps : La consultation de dix dossiers peut être longue, selon leur volume et leur complexité.

? Pourquoi les documents ne sont-ils consultables que sur place ?
Les archives sont souvent fragiles, uniques et non remplaçables. Pour garantir leur préservation, elles ne peuvent être manipulées que dans un cadre contrôlé.
? Pourquoi tout n’est-il pas numérisé ?
La numérisation des archives est un processus long, coûteux et complexe, qui ne peut être systématique. Certains documents, par leur format, leur état matériel ou des restrictions légales, ne sont pas éligibles à la numérisation.