Boîte email de service

Introduction

Une boîte email de service est une boîte email Exchange standard qui n’est pas associée à une personne mais à un service, par exemple [email protected]. Cette boîte peut-être accédée par une ou plusieurs personnes déléguées grâce à un groupe d’accès.

L’avantage par rapport à une liste de diffusion est que les emails restent dans une boîte centrale (pas de mélange avec les emails personnels) et les délégués peuvent voir si un email a été traité ou non par un collègue.

Création

Compte de service

En premier lieu il faut créer un compte de service à partir de cette interface: https://services.epfl.ch

Exemple:

Champ Exemple Remarques
Name secretariat.enac-do L’adresse email sera le nom suivi de @epfl.ch. Attention le nom ne doit pas dépasser 20 caractères.
Label Secrétariat ENAC-DO Le label sera le nom de l’expéditeur lorsque vous enverrez des emails
GID GID of unit Laisser la valeur par défaut (sauf cas particuliers)
Password ********** Le mot de passe doit respecter les règles standards gaspar. Ce mot de passe ne doit pas être communiqué aux personnes qui vont accéder à la boîte email car ils y accéderont au travers de leur propre compte grâce à une délégation de permission (infos ci-dessous)
Access to EPFL network? Non Ce compte n’a pas besoin d’accès wifi ou vpn
Associated Camipro card? Non
Email? Exchange mailbox

Groupe pour l’accès à la boîte

Ensuite il faut créer un groupe pour gérer les accès (délégation) depuis cette interface: https://groups.epfl.ch

Exemple:

Champ Exemple Remarques
Group name secretariat.enac-do Le nom du groupe dans AD sera: <nom>_AppGrpU
Description Accès à la boîte email de service [email protected]
Autres champs Vous pouvez laisser les valeurs par défaut

Vous pouvez ajouter des membres au groupe.

Délégation des droits d’accès

Une fois le compte et le groupe créés, vous devriez les voir apparaître dans AD, mais pas dans votre OU d’unité. Vous pouvez les retrouver en faisant une recherche (clique-droite sur intranet.epfl.ch > Find …).

Reste à faire une demande au 1234 pour qu’ils déléguent la gestion de la boîte email au groupe de personnes, dans notre exemple il faut déléguer la gestion de la boîte email “intranet\secretariat.enac-do” au groupe AD “secretariat.enac-do_AppGrpU”.

Configuration du client email

Outlook

Fermez Outlook, allez dans le Panneau de configuration (Control Panel) > Courrier (Mail) > E-mail Account > New

Dans la boîte “Auto Account Setup”, entrez uniquement l’adresse email ([email protected]), pas de nom ni de mot de passe. Si plus tard Outlook demande de saisir un nom d’utilisateur/mot de passe, veuillez utilisez votre compte personnel (intranet\username) et non le compte de service.

Client web ewa.epfl.ch

Entrez avec votre compte personnel sur https://ewa.epfl.ch, puis en haut à droite, cliquez sur votre nom > Ouvrir une autre boîte aux lettres… > et saisissez l’email de service

Autres clients emails

Les autres clients emails permettent de réceptionner les emails de la boîte de service mais malheureusement pas d’en envoyer, il faut passer par le client web.

Configurez le compte en mode IMAP (éviter POP qui par défaut supprime les emails du serveur). Pour ouvrir la boîte de service en vous authentifiant avec votre compte personnel, entrez le nom d’utilisateur/mot de passe de cette manière:

Serveur entrant:
Username: intranet\votre_username\username_service (ex: intranet\ndubois\secretariat.enac-do)
Password: mot de passe de votre compte Active Directory (en principe le même que Gaspar)
Serveur entrant: ewa.epfl.ch
Cryptage: SSL
Port: 993