EDMS Echéancier

1) 0 Arrivée du (de la) candidat(e) sur le campus.
2) + 1 semaine max. après l’arrivée
Le/la candidat/e transmet au bureau du programme doctoral (SV 2515) une copie de ses derniers diplômes et notes, ainsi que sa nouvelle  adresse  (si nécessaire) afin de procéder à son immatriculation et recevoir les informations concernant ses études doctorales. Il/elle prend ensuite rendez-vous au Service Académique selon la procédure disponible sur ce lien.
3) + 3-4 semaines max. après l’immatriculation Le/la doctorant/e doit compléter le formulaire training profile et le renvoyer à la personne responsable au plus tard un mois après son immatriculation dans notre programme doctoral.
4) + 1 mois max. après l’immatriculation
Le/la doctorant/e dépose au bureau du programme doctoral le formulaire avec la liste des cours prévus durant la 1e année (4 crédits ECTS min.), le nom du mentor choisi (un professeur affilié au programme doctoral EDMS), et sa signature pour acceptation du règlement du programme EDMS. Les doctorant(e)s doivent remplir un formulaire d’inscription pour chaque cours doctoral qu’ils/elles souhaitent suivre et ils/elles doivent le remettre à l’administratrice du programme EDMS.
5) + 6 mois max. après l’immatriculation
Le/la doctorant/e organise une rencontre avec son mentor afin de discuter de son intégration tant dans le labo que dans son projet, et s’engage à le/la voir environ deux fois par année.
6) + 10 mois max. après l’immatriculation
Le/la doctorant/e soumet à l’administration du programme doctoral sa proposition de jury pour l’examen de candidature (lien vers le règlement PhD et lien vers le règlement MD-PhD). Tout au long de leur travail de thèse et dès la soumission des documents pour l’examen de candidature, les doctorants ont l’obligation de présenter un rapport annuel signé par eux-mêmes, leur directeur de thèse, leur co-directeur (si existant) ainsi que par leur mentor.
7) – 14 jours avant l’examen de candidature
Soumission du Plan de Recherche (lien vers le règlement) à tous les membres du jury et à l’administration du programme.
Le/la doctorant/e doit avoir acquis un minimum de 4 crédits ECTS avant son examen de candidature et doit avoir suivi les 3 modules de travaux pratiques (RRM) obligatoires durant la 1e année de doctorat.
8) + 12 mois max. après l’immatriculation
Examen de candidature. L’examen de candidature a lieu au plus tard 12 mois après l’immatriculation. Si l’examen n’a pas lieu dans ce délai, il est considéré comme un échec et le contrat de l’étudiant prend alors fin. Une prolongation de maximum 1 mois peut être demandée. Le Plan de Recherche doit être approuvé et le formulaire de validation doit être signé par tous les membres du jury, par le doctorant et par le directeur du programme.
9) + 15 mois max. après l’immatriculation
En cas d’échec à l’examen de candidature, une prolongation de 3 mois est accordée pour une 2e tentative. Si cela conduit à un nouvel échec, le doctorant n’est définitivement pas admis en études doctorales.
10) + 24 mois max. après l’immatriculation
Soumission à l’administration du programme doctoral du rapport annuel de 2e année. Avant cela, le/la doctorant/e organise une brève rencontre avec son mentor afin de discuter de son travail et de faire signer son rapport.
11)  au plus tard 30 mois après l’immatriculation Pas plus tard que six mois après le deuxième rapport annuel, le comité de thèse convient d’une réunion consultative (i.e. pas d’un autre examen) en milieu de thèse consistant en un rapport écrit sur la progression du travail (e.g. rapport annuel d’au moins deux pages sur les futurs projets) et d’une présentation orale de 20-30 minutes suivie d’une discussion. Ce comité est dirigé par le président du jury et doit comprendre au moins le directeur de thèse / co-directeur, l’expert interne et le mentor. L'(les) expert(s) externe(s)  peut(-vent) également être invités, mais sa(leur) présence n’est pas obligatoire. Il est possible d’inviter plus ou d’autres experts externes si l’étudiant et/ou son directeur le souhaite(nt).
12) + 36 mois max. après l’immatriculation
Soumission à l’administration du programme doctoral du rapport annuel de 3e année. Avant cela, le/la doctorant/e organise une brève rencontre avec son mentor afin de discuter de son travail et de faire signer son rapport. Il est fortement recommandé d’avoir acquis les 12 crédits ECTS à ce stade des études doctorales.
13) – 6 mois avant la fin des 4 ans de doctorat
Si vous pensez que votre thèse va durer plus de 4 ans, vous devez soumettre une demande de prolongation (max. 6 mois) pour l’échéance de votre thèse.
14) – 8 semaines min. avant la fin des 4 ans Soumission à l’administration du programme doctoral de la proposition de jury de thèse et du registre des crédits dûment signés par le directeur de thèse et le directeur du programme. Ces documents sont disponibles sur votre portail IS-Academia, l’un dans la procédure de fin de thèse et l’autre sous “Résultats étudiants”. Le Président du jury doit être membre de la Commission du programme EDMS.
15) – 7 semaines avant la soutenance privée
L’administration du programme remet au ‘Service Académique‘ (SAC, Ecublens) la proposition de jury de thèse et le registre des crédits dûment signés. Le/la doctorant/e doit avoir acquis un total de 12 crédits ECTS avant son examen oral de thèse.
16) – 5 semaines min. avant la soutenance privée
Les copies de la thèse sont déposées par le/la doctorant/e auService Académique‘ avec les autres documents requis (prière de consulter le règlement EPFL et les instructions internes de l’Ecole doctorale). Une marche à suivre générale pour la thèse est également disponible sur ce lien.
17) + 48 mois max. après l’immatriculation
Soutenance privée de la thèse en anglais. Le PV officiel de l’examen est transmis par l’administration du programme au Président du jury qui le remplit en ligne (pas manuellement!), l’imprime après l’examen et le fait signer par tous les membres du jury de thèse.
18) + 4 semaines min. (max. 6 mois) après
la soutenance privée
Soutenance publique en anglais ou en français (pour autant que le/la doctorant/e ait réussi sa soutenance privée).
19) + 1 mois max. après la soutenance privée Le/la doctorant/e remet au Service Académique‘ la version finale de son manuscrit de thèse (pour autant que la soutenance publique ait eu lieu et que la thèse ait été acceptée “sans réserve”). Le/ doctorant/e remplit le sondage du programme PhD et le renvoie par courriel à l’administration du programme.

Note : Plusieurs formulaires contiennent des informations/directives supplémentaires.