InForm

Qu’est-ce que c’est?

inForm est une solution complète de création de formulaires en ligne. Cette application permet de gérer pratiquement n’importe quel type de formulaire:

  • questionnaire simple
  • enquête complexe
  • enregistrement à une conférence
  • formulaires avec payment
  • soumission de CV
  • vote sécurisé

Toutefois, inForm est un service en cours de démantèlement. Il est donc fortement conseillé l’usage de Google Forms pour tous les formulaires génériques (sondage) qui ne nécessitent pas de paiement avec carte de credit.
Choix de application pour les formulaires

Comment l’utiliser?

Ouvrir un compte

Pour pouvoir utiliser inForm vous devez au préalable ouvrir un compte. Pour cela adressez une demande au service desk ([email protected]) en expliquant votre besoin en quelques mots. Merci d’indiquer également votre sciper, votre nom et prénom.

Avant de commencer

Pensez et préparez votre formulaire.
Ce serait une erreur que de commencer à créer votre formulaire directement avec inForm. Nous vous conseillons de bien le planifier afin d’optimiser le processus de création. Ainsi, pensez

  • A identifier votre public cible
  • Au type d’informations dont vous avez besoin
  • A l’agencement des questions que vous posez (ordre logique)
  • Au type de question (case à cocher, menu déroulant, etc)
  • Au nombre de question

GDPR

Afin de protéger les données potentiellement personnelles présentes dans InForm et respecter la GDPR, les données de certains formulaires seront archivées puis supprimées d’InForm. Les données concernées sont celles correspondant à l’une des catégories suivantes :

  • Données récoltées par des formulaires échus depuis plus de 30 jours;
  • Données âgées de plus de 30 jours et récoltées par des formulaires dont l’échéance est de plus de 12 mois dans le futur.

A compter du 16 juillet 2018, ces données sont envoyées par email (fichier CSV) au propriétaire du formulaire et supprimées d’InForm. Les données n’entrant dans aucune des catégories ci-dessus restent disponibles sur InForm.

En cas de problèmes

Le Service Desk se tient à votre disposition pour de plus amples informations:

Questions et Conseils

Comment modifier un formulaire en ligne ?

Votre formulaire est publié et plusieurs personnes ont déjà répondu à votre formulaire mais malheureusement, vous devez apporter une correction à votre formulaire.

On peut modifier de 2 manières un formulaire « en cours ».

modification importante

Je souhaite ajouter ou supprimer un nouveau champ ou encore faire une modification « importante » à mon formulaire.

Ce type de modification nécessite une mise à jour de la base de données située en arrière plan. En effet, à chaque formulaire correspond une base de données qui permet de stocker les informations saisies par l’utilisateur.

Si j’ajoute un champ à mon formulaire, je dois :

  1. modifier le statut de mon formulaire via la liste déroulante pour le faire passer du statut « en cours » au statut « en création »
  2. ajouter le nouveau champ
  3. publier mon formulaire : utiliser l’outil « Publication du formulaire » et effectuer une publication complète du formulaire
modification mineur de contenu

Je souhaite modifier un libellé afin de corriger une faute d’orthographe ou d’apporter une information plus détaillée à mes utilisateurs. Je peux simplement :

  1. modifier le statut de mon formulaire via la liste déroulante pour le faire passer du statut « en cours » au statut « en création »
  2. modifier le libellé en question
  3. modifier le statut de mon formulaire via la liste déroulante pour le faire passer du statut « en création » au statut « en cours »
Comment récupérer automatiquement les données (nom, prénom, mail, etc) à partir du no sciper ?

Voici comment récupérer des données lorsqu’un utilisateur EPFL s’identifie. Les infos disponibles sont les suivantes:

  • l’email : {- $smarty.session.currentUser.email -}
  • le prénom : {- $smarty.session.currentUser.firstname -}
  • le nom : {- $smarty.session.currentUser.lastname -}
  • l’unité : {- $smarty.session.currentUser.ou -}
  • la liste des acronymes: {- $smarty.session.currentUser.units -}
  • le no sciper : {- $smarty.session.currentUser.sciper -}
Procédez de la manière suivante :
  1. Crée un nouveau composant de type Hidden group
  2. Dans le champ « Valeur », placez le code correspondant (par ex {- $smarty.session.currentUser.lastname -} pour récupérer le nom)
  3. Cochez l’option Afficher les valeurs cachées
  4. Complétez l’édition de votre composant (nom de champs, etc)
Au moment de la publication :

Choisissez intranet pour forcer l’utilisateur à s’identifier … Attention, cette option là est obligatoire pour récupérer les données.

Comment formatter les données dans Excel ?

Lorsque l’on ouvre le fichier de données dans Excel, chaque enregistrement apparaît dans une cellule. Excel dispose d’une fonctionalité permettant de répartir les données champ par champ et ainsi de manipuler facilement les informations récoltées.

Voici comment procéder :
  1. Ouvrez le fichier dans Excel.
  2. Cliquez sur la colonne A pour la sélectionner.
  3. Dans le menu Données, choisissez Convertir … L’assistant de conversion s’affiche.
  4. Cochez l’option Délimité puis cliquez sur Suivant. La fenêtre change.
  5. Dans la liste des séparateurs, cochez Virgule. L’aperçu des données montre la nouvelle. présentation. Cliquez sur Suivant. La fenêtre change.
  6. Si nécessaire, formattez les informations selon vos besoins puis cliquez sur Fin.
Créer un menu déroulant

Pour afficher un menu dans inForm, il faut utiliser l’un des composants suivants : Select, Multiple, Compose.

Cela nécessite au préalable la création d’un fichier que l’on importe dans inForm. Le contenu des fichiers utilisés pour créer des listes dans inForm doit respecter le format « .csv » (Comma Separated Values ou Valeurs séparées par une Virgule). Dans le fichier, chaque ligne est composée de deux éléments. La valeur qui sera transmise comme résultat et la valeur d’affichage. Chaque valeur doit être placée entre guillemets («). Cela nous donne ceci :

« Valeur1″, »Affichage1 »
« Valeur2″, »Affichage2 »
« Valeur3″, »Affichage3 » .

Le fichier créé doit être muni de l’extension .txt (et non .csv !) .
Pour des raisons de compatibilité et d’encodage, les fichiers à transmettre doivent être au format ISO-8859-1.

Lorsque je tente d’utiliser le formulaire que je viens de créer, le message « Erreur interne. Essayer plus tard » apparait. Que dois-je faire ?

Dans la majorité des cas, cette erreur provient d’une « mauvaise publication ». En effet, après avoir apporté une modification importante, vous avez publié votre formulaire via la liste déroulante statut. Vous auriez du utiliser l’outil « Publication du formulaire ».

Pour corriger, votre problème vous devez :

  1. Modifier le statut de votre formulaire et le faire passer dans le statut
    « en création » (via la liste déroulante statut)
  2. Ensuite utiliser l’outil « Publication du formulaire » et effectuer une publication complète de votre formulaire
Lorsque je tente de me connecter à inForm, les messages d’erreur suivants apparaissent :
  • en rouge : Erreur: la session a expiré
  • en orange : Vous ne disposez pas de compte sur inForm! Merci …

Pour corrgier le problème, vous devez fermer tous les navigateurs. Ensuite, vous pouvez relancer votre navigateur et essayer de vous connecter.