Débuter avec InForm

Ce petit mémo a pour but de donner une vue d’ensemble des étapes menant à la création d’un formulaire avec inForm. Bien que générique ce document fournit également les informations de base nécessaires pour la création de formulaires de paiement en ligne.

Ce mémo est destiné autant aux personnes qui débutent qu’aux personnes ayant déjà une certaine expérience mais qui ont besoin de se re- mémorer rapidement les éléments fondamentaux de InForm. Ce mémo met l’accent sur la marche à suivre et l’aspect visuel plutôt que sur le détail. Il ne remplace pas l’aide en ligne, il en est le compagnon. Il complète aussi le document d’une page intitulé : InForm – Etapes principales.

Une version PDF est également disponible.

Rappel des étapes principales

  • Création du formulaire:
    • Edition des données principales
  • Edition du formulaire
    • Ajout des composants
    • Edition des préférences
    • Edition des langues
    • Gestion des utilisateurs
  • Processus de publication

Création d’un formulaire

Après vous être identifié (login), inForm affiche la liste de vos formulaires ou ceux pour lesquels vous possédez des droits divers (ou, s’il n’y en a pas, le message: “Aucun formulaire en cours!“)


Cliquez sur le bouton nouveau formulaire situé dans la boîte Actions (1). La fenêtre d’édition des données principales (ou métadonnées) s’ouvre.

Création du formulaire

Edition des données principales (métadonnées)

Cette étape permet de configurer le formulaire. Il s’agit ici entre autre, de fournir un nom (que l’on retrouvera dans l’URL), de choisir la langue, de choisir le type de formulaire (standard, éditable, paiement en ligne, vote). C’est aussi dans les données principales que l’on détermine comment accéder aux résultats.

Dans le cas d’un Formulaire Paiement en ligne: choisissez Enregistrement et paiement en ligne.

Une zone rouge apparaît (1), saisissez ou complétez alors les informations requises:

  • Nom de l’identifiant
  • Monnaie
  • Conditions de paiement
  • Informations complémentaires

Quelque soit le type de formulaire choisi, configurer ensuite les différentes options disponibles.

Tant que le formulaire n’a pas été publié, les métadonnées peuvent être modifiées en tout temps. Cela vous laisse une certaine liberté au moment de la création du formulaire. Une exception à cela, une fois le formulaire créé, on ne peut plus se baser sur un autre type ou un autre modèle.


Cliquez d’abord sur le bouton Créer le formulaire (1) puis sur retour (2) situé dans la boîte Actions. Le nouveau formulaire apparaît dans la liste.

Edition du formulaire

Une fois le formulaire créé, il apparaît dans la liste. Il est alors possible de le composer (déterminer et configurer les champs du formulaire). On peut aussi paramétrer les préférences (aspect du formulaire).
Deux autres étapes sont facultatives mais peuvent s’avérer précieuses : La gestion des droits d’édition du formulaire (utile si plusieurs personnes participent à la création/gestion) et la gestion du contenu en plusieurs langues. Étapes principales:

  • Édition des préférences
  • Ajout d’un composant
  • Édition des composantes
  • Édition des utilisateurs
  • Édition des langues

Édition des préférences

Même s’il n’y a pas d’ordre précis, nous allons commencer par composer le formulaire. Les préférences, la gestion des utilisateurs et des langues sont traités plus loin.


Cliquez sur le bouton Édition formulaire

Ajout d’un composant

InForm propose deux variantes pour ajouter un composant.

Variante 1 (Drag and drop)


Dans la boîte Toolbox (1), sélectionnez le composant de votre choix et sans relâcher la souris, faites le glisser sur votre formulaire.

Relâcher la souris au-dessus de la zone Drag & drop here a component from the Toolbox (2) ou sur un composant existant (le nouveau composant ira se placer avant)


Une nouvelle fenêtre apparaît, il ne vous reste qu’à éditer les propriétés de votre nouveau composant.

Variante 2 (classique)
  • Remplissez le champ Question (1);
  • Déterminez le type ainsi que le nombre de champs du composant (2). Note : un composant peut contenir plusieurs champs identiques;
  • Cliquez sur le bouton step #2 (3).
  • Le nouveau composant est ajouté et apparaît en première place dans la liste.
  • Il faudra alors configurer le composant. Pour cela, cliquez sur bouton éditer

Formulaire Paiement en ligne


Lorsqu’un formulaire de paiement est créé, deux composants sont automatiquement inclus, il s’agit de:

  • Identité (Nom, prénom, adresse, etc) (1)
  • Pays (2)

Ces deux composants peuvent être édités mais pas supprimés


Il est possible d’utiliser n’importe quel type de composant pour la création d’un formulaire, mais deux d’entre eux ne sont disponibles que pour les paiements en ligne (1):

  • Billable Element (Radio Buttons)
  • Billable Element (Checkboxes)

Attention : L’utilisation d’au moins l’un ou l’autre de ces composants est obligatoire.

Édition des composants

  • Dans la mesure où votre formulaire est en réalité une base de données, il est très important que chaque champ porte un nom unique.
  • Chaque composant doit être configuré individuellement. Toutefois certaines options sont communes à tous les composants. Citons par exemple la description, le contexte, la visibilité. D’autres options par contre sont propres au type de composant : menu, taille, etc
  • Éditez les différents champs selon le composant choisi, puis cliquez sur le bouton Record (1).
  • Le bouton Update valide (2) les modifications mais conserve la fenêtre d’édition ouverte. Utile pour ajouter des champ.
  • InForm effectue quelques vérifications. La fenêtre change, le nouveau composant apparaît dans le formulaire
  • Le composant peut être modifié en tout temps, il suffit de cliquer sur le bouton Éditer

Gestion des composants du formulaire


La liste des composants permet de

  • Changer l’ordre des composants (A) Il est également possible de déplacer un composant en cliquant dessus et en le déplaçant à l’endroit voulu. Cette méthode est plus simple et plus rapide.
  • Modifier le composant (B)
  • Insérer un saut de page dans le formulaire (C)
  • Supprimer le composant (D

Note : il n’est pas possible de modifier le type d’un composant.

Autres outils


InForm fournit quelques outils pour la gestion de votre formulaire (1) :

  • Lorsque vous changez l’ordre des composants, il faudra sauvegarder ces modifications en cliquant sur le bouton check vert (A)
  • Il peut également s’avérer utile de recharger le formulaire pour visualiser les changements. Pour cela, cliquez sur le bouton flèche ronde (C).
  • L’outil Zoom (B) permet d’afficher tout ou partie des informations des composants de votre formulaire.

Les préférences

Les préférences servent principalement à déterminer les informations de présentation du formulaire (code couleur, titre, pied de page, etc). Pour accéder aux préférences, cliquez sur le bouton Édition préférences.


Les préférences peuvent être modifiées en tout temps pendant la période de création du formulaire. Du code HTML peut être ajouté dans certains champs, comme le pied de page, par exemple afin de fournir des informations complémentaires

Édition des préférences


Les modifications peuvent être visualisées lorsque vous cliquez sur le bouton Mise à jour (1).

Lorsque vous avez terminé, cliquez d’abord sur le bouton Mise à jour (1) et ensuite sur le bouton retour (2).

Prévisualisation


Il est possible à tous les stades de l’élaboration du formulaire d’en évaluer la présentation et le fonctionnement. Cliquez sur le bouton voir le formulaire de la barre d’outil ou sur le bouton voir le formulaire généralement accessible depuis la boîte Actions (pas illustré). Le formulaire s’affiche dans une fenêtre séparée.

Edition des langues


Une fois le formulaire créé, il est possible de traduire les éléments d’interface d’un formulaire a n de le rendre multilingue. Cliquez sur le bouton Édition traduction. La fenêtre change.

Liste des langues


Par défaut, la liste affiche la langue choisie lors de la création du formulaire (voir données principales ou métadonnées). Cliquez sur le bouton nouvelle langue dans la boîte Actions (1). La fenêtre change.

Ajout d’une langue

  • Cliquez dans le menu déroulant et choisissez la langue à ajouter à votre formulaire (1)
  • Cliquez sur le bouton Add. La fenêtre change
  • La langue est ajoutée à la liste. Les boutons disponibles permettent de
    • Éditer la traduction
    • Changer de langue
    • Supprimer la langue

Édition de la traduction


Éditez les champs situés dans les zones colorées de la fenêtre. Attention : N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Envoyer situé au sommet et/ou au bas du formulaire.

Gestion des utilisateurs

La gestion des utilisateurs concerne l’édition du formulaire et non son accès par l’utilisateur final.

Liste des utilisateurs


Par défaut, la liste af che le nom du propriétaire du formulaire, c’est-à-dire de la personne qui l’a créé. Cliquez sur le bouton ajout utilisateur/rôle dans la boîte Actions (1). La fenêtre change.

Ajout d’utilisateurs


Ajoutez un utilisateur à votre formulaire soit en le sélectionnant dans le menu déroulant, soit en insérant son username ou son numéro sciper, soit s’il s’agit d’une personne externe à l’EPFL en indiquant son adresse mail (1).
Dans la section Rôles (2), cochez les actions que le nouvel utilisateur sera en droit d’effectuer.

Cliquez sur le bouton Ajouter (3) pour confirmer. InForm affiche à nouveau la liste des utilisateurs avec la liste de leurs droits respectifs.

Edition/Suppression d’utilisateurs

  • Affichez la liste des utilisateurs
  • Pour modifier les droits d’un utilisateur donné, cliquez sur le bouton Éditer, la fenêtre change, effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur le bouton Enregistrer.
  • Pour effacer un utilisateur donné, cliquez sur le bouton Supprimer. InForm demande une confirmation. Validez. La liste des utilisateurs est mise à jour.

Processus de publication du formulaire

Lorsque les différentes étapes auront été franchies, votre formulaire sera publié, en d’autres termes il sera accessible en ligne pour les utilisateurs ciblés (tout public, intranet, liste d’utilisateurs déterminés, etc).

Attention : Si vous devez modifier la structure du formulaire après sa publication (ajout/suppression de champs, changement de nom de champs, etc) deux scénarios sont possibles :

  • Si des personnes ont déjà répondu:
  • Récupérer les données déjà enregistrées ou
  • Relancer la publication du formulaire (la base sera régénérée et le contenu effacé)
  • Si le formulaire est encore vide:
    • Relancer simplement la publication du formulaire pour régénérer la base de données

Étapes principales:

  • Publication du formulaire
  • Choix du type d’accès
  • Choix du type de notification
  • Choix des dates de publication

Publication du formulaire


Cliquez sur le bouton publication. La fenêtre change.

Type d’accès


Cette étape permet de déterminer l’étendue de l’accès au formulaire (public ou limité).

Dans le menu déroulant (1), choisissez le type d’accès, puis cliquez sur le bouton Choisir (2). En cas d’accès restreint (intranet par exemple), il faudra au cours de cette étape préciser quelles seront les personnes ou groupes de l’EPFL qui auront le droit d’utiliser le formulaire.

Si vous choisissez l’option “Liste simple email“, vous aurez à charger ensuite une liste des adresses email (un simple chier texte avec une adresse mail par ligne).

Notification


Indépendamment de l’accès aux résultats, InForm peut transmettre un mail chaque fois que le formulaire est rempli. Ce mail peut être transmis à plusieurs personnes.

Si vous ne désirez pas recevoir les résultats par mail, assurez vous que le bouton “non” est coché, puis cliquez sur le bouton Record (1).

Si vous désirez être notifié, cliquez sur oui, précisez si besoin est l’adresse mail à laquelle InForm doit transmettre les résultats. Note : il est possible d’indiquer plusieurs adresses.

Dates de publication


Déterminez la période de publication du formulaire, c’est- à-dire la période pendant laquelle les utilisateurs pourront l’utiliser.

Cliquez sur le bouton Process pour confirmer. La fenêtre change.

Note : contrairement à beaucoup d’autres réglages/paramètres d’un formulaire, la période de publication peut être modifiée ultérieurement sans conséquence pour les résultats.

Confirmation de la publication


InForm indique l’adresse à laquelle le formulaire est désormais accessible. Il suffit de transmettre cette adresse aux utilisateurs potentiels ou de la placer dans une page web. InForm fournit une adresse par langue.

Si une erreur vous est signalée à ce stade, c’est sans doute parce que des champs de votre formulaire portent des noms identiques. Examinez attentivement le message qui vous est présenté pour déterminer lesquels.

Modification des dates de publication


Dans la liste de formulaires, cliquez sur l’icône de modification des dates. La fenêtre change et af che les éléments susceptibles d’être modifiés

Accès aux résultats

InForm offre plusieurs manières d’obtenir les données d’un formulaire.

  • Accès aux données en continu (option à configurer dans les données principales / métadonnées) Permet l’accès aux résultats alors même que le formulaire est en cours d’utilisation
  • Accès au graphique
    (option à configurer dans les données principales / métadonnées) Permet de visualiser certaines données sous forme de graphique
  • Réception des données par mail pour chaque utilisation du formulaire (option à configurer lors du processus de publication)

Note : Il est possible de cumuler les différentes méthodes

Accès aux données en continu


Dans la liste de formulaires, cliquez sur l’icône d’accès aux données


InForm propose deux options de téléchargement des données (1):

  • Depuis le dernier chargement
  • Toutes les données

Un chier au format .csv est téléchargé. Il peut alors être importé dans un programme de traitement de données. Le plus courant étant Excel.

Accès aux données graphique


Dans la liste de formulaires, cliquez sur l’icône d’accès aux données graphique. La fenêtre change. Affichez les composants et sélectionnez celui dont les données seront utilisées pour le graphique:

  • Depuis le dernier chargement
  • Toutes les données


Affichez les composants et sélectionnez celui dont les données seront utilisées pour le graphique.


Configurez les différents éléments de mise en forme du graphique :

  • Type de graphique
  • Taille
  • Couleurs

Cliquez ensuite sur le bouton Voir le graphique (1). Le résultat s’affiche dans la fenêtre.

Vous pouvez effectuer toutes les modifications que vous désirez. Il suffit de cliquer sur le bouton Voir le graphique pour les visualiser.