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Pour un projet, une confĂ©rence, un service, votre responsable informatique peut demander une adresse de service (ex: [email protected], [email protected], 
) en suivant l’URL :  services.epfl.ch.

Aller sur services.epfl.ch. Une fois la page affichée, choisir « Ajouter un service » dans le menu de gauche, puis donner les valeurs adéquates aux champs suivants:

  • Le nom du service correspond Ă  l’adresse email (exemple: le service secretariat.labo aura comme adresse [email protected]), ce sera aussi le nom du compte Exchange si c’est l’option choisie ci-dessous.
  • Le libellĂ© correspond Ă  l’inscription sur l’envoi de courrier (« Display Name » — uniquement pour l’option « boĂźte Exchange » ci-dessous)
  • L’unitĂ©: Ă  l’approche de l’échĂ©ance de l’adresse, les responsables informatiques (rĂŽle respinfo de l’accrĂ©ditation ) de cette unitĂ© recevront un message demandant s’il faut prolonger le service.
  • Le mot de passe doit contenir 10 caractĂšres et au moins un caractĂšres de chacune de ces classes: majuscule, minuscule, chiffre et caractĂšres spĂ©ciaux.
  • Une courte description du service (ceci ne sera visible que dans l’outil de gestion des services)
  • AccĂšs au rĂ©seau EPFL: ne pas cocher cette case
  • Carte Camipro associĂ©e: ne pas cocher cette case
  • Email associĂ©: cocher « BoĂźte mail Exchange » si on veut une boĂźte Exchange « ad hoc » ou « RedirigĂ© vers » et spĂ©cifiez l’adresse s’il ne faut qu’une adresse de redirection (p.ex. vers une adresse personnelle dĂ©jĂ  existante ou mĂȘme une adresse externe)
  • SpĂ©cifier la durĂ©e de vie (1 an au maximum, renouvelable)
  • Enfin, cliquer sur le bouton « OK » en bas de page. L’adresse et, le cas Ă©chĂ©ant, la boĂźte sera crĂ©Ă© dans les 15 minutes (la personne remplissant le formulaire recevra un email de confirmation).

Pour faire octroyer des droits d’accĂšs Ă  un compte de service Ă  plusieurs personnes, le propriĂ©taire du compte de service doit crĂ©er un groupe dans l’application https://groups.epfl.ch et ajouter les personnes Ă  qui il veut dĂ©lĂ©guer le droit d’accĂšs dans ce groupe.

Il doit ensuite demander la dĂ©lĂ©gation en envoyant un message Ă  [email protected] mentionnant le nom du groupe et le nom du compte de service.

Certaines personnes ont un statut « HĂŽte » ou « Hors EPFL ». Ces personnes ne font partie ni des Ă©tudiants, ni du personnel EPFL, mais ont besoin d’une adresse email de type [email protected].

Il est possible de demander une adresse email [email protected] pour ces personnes, avec les prĂ©requis suivants:

  • BĂ©nĂ©ficier d’une accrĂ©ditation, d’un compte Gaspar et d’un compte Active Directory (propriĂ©tĂ© « Compte utilisateur dans l’Active Directory Â» Ă  « oui Â»dans l’application AccrĂ©ditation) ;
  • La demande du compte Gaspar et du compte AD se fait par l’accrĂ©diteur de l’unitĂ© Ă  laquelle est rattachĂ©e la personne (voir accreditation );

UNE seule adresse mail personnelle par personne physique est autorisée.
Vous ne pouvez pas obtenir un second compte personnel, mĂȘme avec une adresse modifiĂ©e. En cas de besoin, vous pouvez demander une adresse de service.

L’intĂ©gration mail et calendrier fournie par les serveurs Exchange est de plus en plus nĂ©cessaire dans le cadre professionnel. Selon les applications utilisĂ©es pour accĂ©der aux mails, l’intĂ©gration est automatique ou nĂ©cessite l’installation de modules complĂ©mentaires.

Le calendrier Exchange, plutÎt orienté intranet, est intégré avec le mail. Il permet:

  • La crĂ©ation de rendez-vous (avec soi-mĂȘme) ou de rĂ©union (avec plusieurs participants et/ou une salle)
  • la dĂ©lĂ©gation
  • la gestion des contacts et des tĂąches,
  • la synchronisation avec les smartphones.
  • il est accessible par le Web ou avec les clients Outlook (Windows et Mac ) et iCal (Mac)

Différence entre rendez-vous et réunion

Quelle est la différence entre un rendez-vous et une réunion ?

  • Un rendez-vous est une zone temporelle que vous rĂ©servez uniquement pour vous
  • Une rĂ©union est un rendez-vous auquel vous invitez des correspondants.

Les différentes étapes pour créer une réunion

  1. Organiser un rendez-vous
  2. Ajouter des participants (éventuellement contrÎler la disponibilité des correspondants)
  3. Envoyer la demande de réunion
  4. La demande est envoyée par email dans un format particulier
  5. Votre correspondant reçoit le rendez-vous
  6. Il confirme ou non sa participation en cliquant sur un bouton dans le message
  7. Vous recevez les différents avis de participation et vous pouvez avoir un suivi des personnes vous ayant répondu

Vous avez la possibilitĂ© de partager les informations de vos calendriers avec d’autres personnes.

Par dĂ©faut vos disponibilitĂ©s issues de votre calendrier principal sont disponibles pour tout le monde (interne Ă  l’EPFL). Vos correspondants ont donc la possibilitĂ© de voir vos plages libres et occupĂ©es afin de fixer un rendez-vous avez-vous.

Il y a cinq types de statuts pour vos rendez-vous et réunions :

  • Disponible
  • Travaille ailleurs
  • Provisoire
  • OccupĂ©(e)
  • Absent(e) du bureau

Les rendez-vous et les rĂ©unions sont indiquĂ©s par dĂ©faut avec le statut « OccupĂ© (e) s Â» dans le calendrier. Les Ă©vĂ©nements sur une journĂ©e entiĂšre ont par dĂ©faut le statut « Disponible Â».

Vous pouvez configurer votre compte de messagerie de façon Ă  rĂ©pondre automatiquement Ă  toutes les personnes qui vous envoient un message Ă©lectronique. Les rĂ©ponses automatiques vous permettent de signaler Ă  ces personnes que vous ĂȘtes absent du bureau et que votre rĂ©ponse pourrait ĂȘtre retardĂ©e, ainsi que de fournir d’autres dĂ©tails, tels que des informations de contact. Veuillez consulter le point « Message d’absence » dans cet article afin de configurer votre message d’absence.