Cartes de crédit actuelles

Ce moyen de paiement est destiné exclusivement aux achats en ligne d’une valeur de moins de CHF 5'000 par transaction, à condition qu’il ne s’agisse pas de matériel à inventorier, la limite mensuelle de cette carte étant de CHF 15'000.

La carte de crédit d’achat n’est pas personnelle et ne comporte pas de signature, elle ne peut donc être utilisée en voyage ou dans les magasins.

Elle doit être utilisée uniquement lorsqu’aucun autre mode de paiement n’est possible.

Ce moyen de paiement ne peut pas se substituer aux canaux d’achat obligatoires de l’EPFL (CFF, billets d’avion, etc.).

Comment obtenir une carte de crédit?

  1. Faire la demande préalable auprès du responsable financier de votre faculté ou vice-présidence.
  2. Désigner un remplaçant en cas d’absence du gestionnaire principal de la carte de crédit.
  3. Avoir les compétences de signatures requises selon le Règlement des compétences et droits de signature de l’EPFL.
  4. Justifier un besoin réel.

Contrôle et responsabilité

Le gestionnaire d’une carte de crédit d’achat prend les engagements formels suivants:

  1. Ce moyen de paiement ne peut pas se substituer aux canaux d’achat obligatoires de l’EPFL.
  2. N’effectuer que des transactions à caractère professionnel.
  3. Ne pas utiliser la carte dans des commerces comme une carte personnelle.
  4. Faire approuver les transactions mensuelles («rapport des dépenses») par le responsable du centre financier ou la personne déléguée.
  5. Joindre tous les justificatifs nécessaires expliquant toutes les positions du décompte mensuel.
  6. Utiliser les comptes budgétaires corrects.
  7. Cocher la case REVISE dès que les informations comptables ont été indiquées.

Comment effectuer votre autocontrôle?

En plus des points mentionnés dans la check-list disponible sur le site du service de comptabilité, vous trouverez ci-dessous les points de contrôle principaux garantissant la qualité des données et le respect des délais:

  • Délais impératifs à respecter même en l’absence de la gestionnaire de la carte.
  • Mon remplaçant est-il suffisamment formé pour gérer seule le bouclement mensuel relatif à la carte de crédit?
  • Dispose-t-il des codes d’accès à SDG2?

Validation dans SDG2

  1. Cocher la case «révisé» à la fin de l’imputation.

Cette procédure est nécessaire pour permettre au service de comptabilité d’effectuer le déchargement des données dans SAP.

Documentation

  • Le «rapport des dépenses» doit être signé par la gestionnaire de carte de crédit ou une autre personne qui détient les droits de signature.
  • Joindre le relevé original de Mastercard.
  • Joindre tous les justificatifs originaux.

Comment pouvez-vous aider le service de comptabilité dans le traitement de vos données?

  • Dans SDG2, remplir si possible la zone «description de la dépense». Cette information simplifie le contrôle.
  • Dans SDG2, indiquer le numéro de la demande voyage dans le champ «DV». Si la dépense n’est pas liée à un voyage, il faut inscrire 999.
  • Numéroter les transactions et en reporter le numéro sur les justificatifs (quand ceux-ci sont supérieurs à 10).
  • Mentionner sur le «rapport des dépenses » s’il manque un justificatif.

Envoi au service de comptabilité

  • De justificatifs isolés – veuillez indiquer à quelle carte de crédit ils se rapportent.
  • Du décompte mensuel, y compris les justificatifs – veuillez les envoyer au service de comptabilité dans une enveloppe séparée afin d’éviter d’éventuels mélanges de documents.
  • Ne pas agrafer les documents, car ils sont ensuite scannés.

Echéances des cartes de crédit 2019

Documents de références

Nous vous invitons à parcourir ces deux documents pour de plus amples informations:

En cas de changement de gestionnaire de la carte de crédit ou de changement d’adresse, merci de remplir ce document.

Contestation d’une dépense

Lorsqu’une ligne de transaction présente les cas suivants:

  • Le montant ne correspond pas à votre commande.
  • Le fournisseur vous est inconnu.
  • Aucunes des pièces justificatives en attente ne correspond.

Vous devez:

  • Imputer la dépense normalement dans SDG2.
  • Prendre contact avec le fournisseur concerné pour connaître la raison du prélèvement, vous avez un délai de 30 jours à partir de la date du relevé mensuel papier pour contester une dépense.

Si la première démarche n’est pas concluante il vous faudra envoyer un e-mail ou un courrier à VISECA/Mastercard au n° 044 200 84 06 dans les 30 jours à partir de la date du relevé papier en utilisant le formulaire mis à disposition.

Le montant vous sera alors recrédité et devra être imputé sur le même fonds que la dépense contestée.


Liens utiles

Connexion à Smart Data Generation 2 (SDG2)

Directives concernant l’utilisation des cartes de crédit à l’EPFL.

Check-list SDG2.


Didacticiels

Imputation des transactions (vidéo)

Rapport planifié (vidéo)


Contact

Pour nous faire part de vos questions ou suggestions, contacter le support finance: [email protected]