Nouvelle Directive d’Inventaire et Projet Pilote

La Vice-Présidence pour les Finances (VPFI), la Vice-Présidence pour les Ressources Humaines et Opérations (VPRHO) et la Vice-Présidence pour les Systèmes d’information (VPSI) proposent la mise à jour des règles et procédures d’achat et d’inventaire ainsi que celles relatives au recyclage et la revente de matériel IT.

Cette mise à jour accompagne la mise à disposition de deux nouveaux outils informatiques, pour la gestion des achats et pour la gestion de l’inventaire des biens (mise à l’inventaire, transfert et sortie).

La revue de la Directive d’achats et d’inventaires est nécessaire pour différentes raisons, telles que la centralisation des achats à la Direction des Achats de Biens et de Service (DABS), le besoin de tenir un inventaire plus fiable pour une meilleure planification du renouvellement des équipements, ainsi que pour répondre aux exigences légales.

La directive a été scindée en deux afin de faciliter les mises à jour: la première directive traite spécifiquement des achats de biens et services (LEX 5.8.1), alors que la seconde se concentre sur l’inventaire (LEX 5.9.1 nouvellement créée).

Pourquoi c’est important?

Le processus d’inventaire est important, car il permet de répertorier les biens durables appartenant à l’EFPL, de les localiser et d’assurer le suivi de leurs mouvements, ceci dans le but de garantir une bonne planification du renouvellement des équipements et d’éviter des achats à double.


Êtes-vous concerné?

Tous les collaborateurs de l’EPFL sont concernés par le processus d’inventaire.


À quoi sert l’inventaire pour un responsable d’unité, d’institut ou de faculté?

Le processus de gestion de l’inventaire permet notamment:

  • D’assurer la localisation des biens.
  • D’augmenter la possibilité de partage des équipements.
  • D’optimiser l’utilisation des ressources financières.
  • De diminuer les risques de vol.
  • De faciliter l’établissement des budgets de renouvellement des équipements dans les laboratoires.
  • De répondre efficacement aux exigences légales.


Rôles et responsabilités:

  1. Vous êtes en charge de la tenue de l’inventaire de votre unité et de la qualité des données enregistrées.
  2. Vous nommez le Correspondant d’inventaire (nouveau rôle créé afin de faciliter le processus de gestion des équipements et des données inventaires de l’unité) qui sera ensuite accrédité pour exercer sa fonction.
  3. Vous validez le contrôle annuel de l’inventaire.
  4. Vous validez toute demande de sortie de l’inventaire d’un équipement provenant du Correspondant d’inventaire.
  1. Vous assurez le suivi de la mise à l’inventaire, des mouvements et des sorties d’équipements de l’inventaire de votre unité.
  2. Vous effectuez le contrôle annuel de l’inventaire de votre unité, que vous faites ensuite valider par le Responsable d’unité.
  3. Vous traitez toute demande en lien avec l’inventaire de votre unité.

La VPFI organise et supervise le suivi du processus inventaire de l’EPFL. Le Responsable Inventaire EPFL est Bruno Riccini.

  1. Il est chargé de la formation des Correspondants d’inventaire.
  2. Il assure l’évolution du système d’information.
  3. Il planifie les campagnes de vérifications de l’inventaire de l’École.
  4. Il est responsable de la qualité du suivi de la base de données inventaires EPFL.
  5. Il produit les statistiques à l’attention des différents responsables (unités, instituts, services, facultés et vice-présidences).


Matériel à inventorier: un champ d’application plus précis

La mise à l’inventaire concerne les équipements achetés, reçus gratuitement ainsi que les constructions propres, en particulier:

  • Les machines et équipements scientifiques.
  • Les machines et équipements IT (sauf équipements IT privés), audiovisuel et reprographie.
  • Les véhicules.
  • Les machines-outils.
  • Les équipements d’intendance et le mobilier.
  • Les infrastructures techniques et scientifiques.
  • Les logiciels achetés ou développés en interne.
  • Les œuvres d’art.

Les équipements susmentionnés en location ou en prêt pour une période supérieure à un an sont également concernés par l’inventaire.

Les éléments de patrimoine suivants ne sont pas concernés par cette directive:

  • Les bâtiments.
  • Les brevets, copyright et licences.
  • Les téléphones mobiles ne sont pas mentionnés dans la directive inventaire, car ils font l’objet d’une directive séparée (LEX 7.3.1).

Seuils obligatoires

Le seuil minimum pour inventorier un équipement a été modifié afin d’harmoniser le seuil de mise à l’inventaire avec celui de l’activation des biens (inscription des biens à l’actif du bilan qui sont ensuite amortis).

Pour les autres seuils

Se référer à la directive (LEX 5.9.1) pour plus de détails.


Précisions générales

Celle-ci correspond au montant de la commande d’achat, respectivement au montant facturé si celui-ci est différent. Les éventuels rabais, frais d’installation, de livraison, de douane, de TVA et de formation doivent être pris en compte dans la valeur de l’équipement.

Précision des règles pour les achats et lots et pour les équipements composés de plusieurs biens.

Dans le cas où une pièce de valeur supérieure ou égale à 10.000 francs est changée sur un équipement, et que cette pièce augmente la valeur de l’équipement ou modifie sa durée de vie, alors le Responsable inventaire École doit être contacté pour convenir du traitement spécifique.

Dans le cas d’une grande révision d’un équipement (c’est-à-dire sir la révision qui coûte plus de 100.000 francs, en excluant les services courants), le Responsable Inventaire École doit également être contacté.

Si la valeur du stock dépasse 100.000 francs la valorisation du stock doit être effectuée une fois par année et être communiquée au Service de comptabilité.


L’importance de la sortie d’inventaire

Souvent négligée, la sortie d’inventaire est pourtant une étape cruciale dans le processus. Si la création d’une fiche d’inventaire est, en effet, un réflexe pour de nombreux collaborateurs, le suivi à postériori des équipements –  jusqu’à leur potentielle sortie – est tout aussi important afin de maîtriser le patrimoine de l’EPFL.

Dans la nouvelle directive, différents niveaux de validation dans les processus de sortie d’un équipement (biens IT et biens hors IT) ont été introduits. Se référer à la directive (LEX 5.9.1) pour avoir accès aux étapes en détail.


Liens utiles

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Des questions?

Faites-nous part de vos questions et suggestions aux adresses suivantes:

Le Responsable Inventaire EPFL: Bruno Riccini.

Le support finance: [email protected]

Le point de contact technique: [email protected]