Documents et Formulaires RH

Absences

• Jours fériés cantonaux – pdf
• Vacances & jours fériés 2025 – pdf
• Demande d’absence pour doctorant·es – page web

Activité accessoire

• Activité accessoire – page web
• Formulaire de demande d’activité accessoire – pdf
• Formulaire d’annonce d’activité accessoire – pdf

Assistant·e-étudiant·e de recherche (AE-Recherche)

• Lettre explicative concernant le travail de recherche dans le cadre du Programme de recherche MSC – doc
• Lettre explicative concernant le travail de recherche dans le cadre du Programme de recherche MSC (English : “Explanatory note concerning assistantship during Master studies”) – doc

Allocations familiales

• Demande d’allocations familiales pour salarié·es de l’EPFL – pdf

Arrivée et départ d’un collaborateur ou d’une collaboratrice

• Check-list d’arrivée (français et anglais) – doc
• Check-list pour l’unité lors du départ d’un collaborateur ou d’une collaboratrice (français et anglais) – doc
• Lettre d’informations aux collaborateur·trices lors de leur départ de l’EPFL (français) – pdf

Avantages au personnel de l’EPFL

• Avantages pour le personnel de l’EPFL – pdf

Avantages mobilité

• Prestations avantageuses sur les transports publics – pdf
• Liste des trajets professionnels – xls

Cahier des charges / Descriptif de poste: personnel non académique 

• Descriptif du poste (cahier des charges) – pdf – doc
• Guide d’élaboration du descriptif du poste – pdf

Cahier des charges: personnel académique 

• Cahier des charges – Assistant-Doctorant – doc
• Cahier des charges – Assistant·e scientifique, Post-doctorant·e et Collaborateur·trice scientifique – doc
• FAQ Cahier des charges pour Assistant·e-Doctorant·e, Assistant·e scientifique, Post-doctorant·e et Collaborateur·trice scientifique – pdf
• Cahier des charges – Coll. Sc. Ambizione – doc
• Cahier des charges – Coll. Sc. Prima – doc
• Cahier des charges – Coll. Sc. Eccellenza – ERC – doc
• Cahier des charges – Sciencepreneur – doc

Compléments aux subsides et barèmes de salaire du Fonds National (FN)

• Directive relative aux attributions de compléments aux postes de doctorant·es Fonds National (FN) – pdf
• Barème Salaire PhD student FNS – Annexe III – pdf

Curriculum vitae

• Curriculum vitae (français) – doc

Dotation de base

• Consulter la rubrique ci-dessous “Mutation/Extourne/Dotation de base”

Engagement

• Processus commun de recrutement au sein de l’EPFL – pdf
  • Publication d’une annonce
  • Règles de base pour la publication des annonces d’emploi – pdf
  • Proposition d’engagement de personnel régulier – pdf
  • Proposition d’un plan type d’entretien – pdf
  • Formation recrutement e-learning – pdf
  • Formulaire d’évaluation suite à entretien – pdf
  • Proposition d’un plan type de prise de références – pdf
  • Fiche mémoire “Remplir un formulaire d’engagement de personnel régulier” – pdf
  • Plan type rétroplanning recrutement – pdf
  • Visiting Scholar Form – pdf
• Processus RH de gestion contractuelle des doctorant·es – pdf
  • Proposition d’engagement pour les doctorant·es – pdf
  • Modèle de détermination du complément salarial – xls
  • FAQ Processus RH de gestion contractuelle des doctorant·es – pdf
  • Visiting Scholar Form – pdf
• Processus RH d’externalisation avec Helvetic Payroll (HP) – pdf
  • Proposition d’engagement Helvetic Payroll (HP) – pdf
  • Description de la mission – pdf
  • FAQ Processus RH d’externalisation Helvetic Payroll- pdf
• Personnel temporaire
  • Proposition d’engagement de personnel temporaire (version complète) – pdf
  • IP Agreement – pdf
  • Accord de confidentialité (assistant·e étudiant·e) – pdf
  • Charte de bonne conduite (assistant·e étudiant·e) – pdf
  • Visiting Scholar Form – pdf

Entretien d’évaluation et fixation d’objectifs

• Entretien d’évaluation – doc et Fixation d’objectifs  – doc
• Entretien d’évaluation et de développement (2024) – doc et Fixation d’objectifs (2024) – doc

Gestion du temps de travail et des absences

Impôts à la source

• Barèmes de l’impôt retenu à la source VD
• Barèmes de l’impôt retenu à la source NE
• Barèmes de l’impôt retenu à la source VS
• Barèmes de l’impôt retenu à la source GE
• Barèmes de l’impôt retenu à la source FR
• Barèmes de l’impôt à la source par canton

Loi sur le personnel de la Confédération

• Modifications du droit du personnel au 1er octobre 2020 – pdf

Maladie/accidents et absences longue durée  (ALD)

• Processus de gestion des absences maladie/accidents et des absences longue durée (ALD) – pdf
• Guide information et soutien aux membres du personnel et aux professeur·es – pdf
• Guide information et soutien aux responsables  hiérarchiques et professeur·es – pdf
• Guide entretien de retour – pdf
• Template gestion des absences répétées – pdf
• Template lettre d’information – doc
• Formulaire déclaration d’accident (SUVA) – pdf

Mutation / Extourne / Dotation de base

• Demande de mutation – pdf
• Demande d’occupation poste de dotation de base – pdf

Primes

• Proposition de prime spéciale pour prestations exceptionnelles et valorisation de la performance – pdf

Professeurs invités

• Visa et Permis de travail pour Professeurs Invités et Hôtes Académiques – pdf
• Notice aux Professeurs Invités et Hôtes Académiques: assurances – pdf
• Visiting Scholar Form – pdf

Publica

• Cotisations employés/employeur pour PUBLICA en fonction de l’âge

Restructuration et fermeture d’unités

• • Processus RH de restructuration et fermeture d’unités –  pdf
  • LEX 4.1.2 et annexe 1
  • Template_Two-pager Direction – doc
  • Template_Slides séance d’information – pdf
  • Plan social pour le domaine des EPF
  • Template_Journal de recherche d’emploi – xls
  • Template_Certificat de travail intermédiaire – doc
  • Template_Certificat de travail final – doc

Salaire

• Informations salariales et gestion du temps 2025 – pdf
• Information salaire et gestion du temps 2024 – pdf
• Fiche mémoire feuille de salaire  – pdf
• Paiement pour personnes physiques résidant en Suisse ou à l’étranger : Ordre de paiement C (paiement via les RH) – doc

Télétravail

• LEX 4.1.8 – pdf
• LEX 4.1.8 Annex 1 – pdf
• Guide sur le télétravail à l’EPFL – pdf
• FAQ – Réglementation applicable au télétravail
• La convention sur le télétravail régulier accessible via ServiceNow > tuile Ressources Humaines