Sponsorship et contreparties
Le sponsoring est un soutien essentiel pour financer des activités qui ne pourraient pas l’être autrement.
Les dossiers de sponsoring doivent être soumis au Bureau des affaires associatives (VPA DP-RE) par e-mail à [email protected] avant que le démarchage ne commence.
Dans le cadre des partenariats, il est important de prêter attention aux points suivants :
- Prendre connaissance de la LEX 8.3.3
- Dispositions concernant la vente et la distribution de cigarettes, le sponsoring par des cigarettiers dans le cadre de manifestations organisées par l’EPFL.
- S’assurer que l’entreprise, l’entité ou l’association contactée ne présente pas de risques réputationnels pour l’EPFL, en s’appuyant sur les lignes directrices du Global Ethics Partnership Committee. En cas de doute, le service de la Philanthropie de l’EPFL peut être consulté.
- La communication et l’image des associations doivent mettre en avant leurs propres valeurs, objectifs et activités spécifiques. Le nom et le logo de l’EPFL ne peuvent pas être utilisés dans les communications sans autorisation de Mediacom.
- Ne pas s’engager à partager des données personnelles. Par exemple, la liste de participants à un événement qui ne doit servir qu’au but de l’association et non à des fins de marketing d’une entité commerciale ou d’un recrutement.
Un atelier sponsoring est à disposition des comités. Il est également possible de soumettre votre projet de dossier à nos coaches qui vous feront un retour personnalisé le jour de l’atelier. Délai d’envoi des dossiers à 10 jours avant l’événement.
Présence des entreprises invitées par une association
Les contreparties liées au recrutement ou à la promotion de la marque employeur ne sont pas autorisées, sauf dans des cas exceptionnels où l’activité est conforme aux statuts et approuvée par le CCTC. Elle doit servir un but pédagogique, informationnel ou professionnel.
Les critères pris en compte incluent :
- La nature de l’activité, qui ne doit pas être proposée par le CCTC (services employeurs du CCTC)
- Le niveau de sponsoring de l’association par l’entreprise (si l’entreprise est un sponsor principal, les ateliers/workshops sont permis).
- En l’absence de sponsoring significatif (sponsor principal de l’association), l’organisation d’une Table Ronde/panels de discussion avec un minimum de trois entreprises participantes et un expert externe (professeur, chercheur, etc.) est autorisée. Les présentations d’entreprise et les Tech Talks sont exclus de cette option, mais possible par le biais des services du CCTC et en collaboration avec l’association.
Pour plus d’informations ou pour toute demande, veuillez contacter le CCTC à l’adresse [email protected]