Les règles pour les réseaux

Vous trouverez ci-dessous les recommandations et dispositions générales pour l’utilisation des différents réseaux sociaux pour et au sein de l’EPFL.

L’EPFL met à disposition ce document relatif à la présence de l’école et de ses entités sur les réseaux sociaux. Ce document peut être sujet à modification en tout temps, en fonction de l’évolution des médias sociaux dans le temps et de l’utilisation qui peut en être faite. Dans la mesure du possible, l’EPFL recommande de se fier à ce document lorsqu’une utilisation des réseaux sociaux en lien avec l’EPFL est faite.

L’Ecole polytechnique fédérale de Lausanne (ci-après EPFL), via son service médias et communication (ci-après Mediacom) publie du contenu sur les réseaux sociaux de manière coordonnée et régulière.

Les services, facultés, laboratoires, associations d’étudiants, groupes d’étudiants et groupes d’individus partageant un intérêt commun en lien avec l’EPFL (ci-après entités EPFL) sont également invités à publier du contenu via leurs propres canaux, en suivant les recommandations émises dans le document ci-présent.

L’EPFL et les entités EPFL publient sur les réseaux sociaux existants, sans restriction particulière quant aux canaux choisis, si ce n’est la pertinence de ceux-ci au vu de leurs activités.

La présence officielle de l’EPFL sur ces réseaux est décidée, organisée, mise en place et gérée par Mediacom.

La présence des entités EPFL sur ces réseaux est gérée par les entités elles-mêmes, sans aucune obligation. Les recommandations à ce propos sont énumérées au point 4.

Chaque entité EPFL est libre d’organiser sa présence sur les réseaux sociaux, en se référant à cette charte, sans demander d’autorisation particulière. Il est par contre fortement recommandé de prendre contact avec Mediacom, qui peut jouer le rôle de conseiller si l’interprétation de certains des points ou des étapes nécessaires à la mise en place d’une présence en ligne n’est pas claire.

La présence en ligne des entités de l’EPFL, si elle existe, doit être continue dans le temps et régulière. Si une entité n’a pas les ressources/disponibilités nécessaires pour assurer une présence en ligne à long terme (par exemple dans le cas de l’organisation d’un événement semestriel, annuel ou unique), d’autres formes de présences peuvent être organisées, en utilisant par exemple les canaux officiels de l’EPFL. L’avantage est alors de bénéficier d’une visibilité bien plus importante. Les entités désirant recourir à cette solution sont priées de prendre contact avec Mediacom.

Mediacom, qui gère les comptes officiels de l’EPFL, a pour mission les points suivants :

–        Partager des informations et des contenus multimédias variés en lien avec l’EPFL sur les canaux officiels

–        Partager les activités scientifiques et académiques importantes de l’EPFL

–        Promouvoir la science et la culture en lien direct avec l’EPFL

–        Promouvoir les entités EPFL et leurs activités via les canaux officiels

–        Promouvoir des partenariats, collaborations et autres activités réalisés, à des fins de recherche, d’éducation, de culture, de promotion des sciences ou à des fins académiques, entre l’EPFL et des organismes ou institutions tiers. Ces collaborations et activités doivent être de nature non commerciale et non lucrative.

Mediacom se réserve le droit de refuser le partage d’informations ou de médias venant d’un tiers, qu’il soit affilié à l’EPFL ou non, en fonction du planning éditorial, ou sans qu’une justification particulière ne soit nécessaire.

Les entités EPFL, qui gèrent leurs propres comptes, ont pour mission les points suivants :

–          Garantir une activité régulière, en partageant des informations, contenus liés à leurs activités, et d’un intérêt général pour leur public ainsi que pour l’EPFL.

–          Publier du contenu respectant au mieux les différents points mentionnés dans ce document.

En créant leur présence sur les réseaux sociaux, les entités EPFL choisissent un nom, qui sera aussi souvent que possible le même que leur nom officiel, et le même sur l’ensemble des canaux sur lesquels elles décident de créer une présence.  Dans le cadre des services et des facultés, l’intégration de la mention EPFL dans le nom est recommandée: xxx_EPFLou EPFL_xxx. En cas de nom propre (par exemple smart living lab, Swiss Space Center), elle n’est pas nécessaire.

En publiant sur les réseaux sociaux, les entités EPFL s’engagent à produire du contenu de qualité, varié, qui promeut l’image de l’EPFL et qui est respectueux de ses collaborateurs et étudiants. Autant que possible, elles intègrent à leurs publications du contenu graphique (photos, illustration ou vidéo). Le contenu publié est pertinent et exposé précisément et concisément.

Tout contenu multimédia non éphémère sera conçu de manière à s’adapter aux formats optimaux pour le web et les réseaux sociaux. Dans la mesure du possible, les images seront chargées en haute qualité, les vidéos seront en Full HD (1920×1080), et correctement référencées, légendées et sous-titrées si nécessaire.

Tout contenu à caractère violent, insultant, vulgaire, obscène, dégradant ou incitant à la haine est proscrit, sur l’ensemble des comptes pour lesquels une appartenance à l’EPFL est évidente. Tout contenu qui entâcherait sérieusement l’image de l’EPFL et/ou de sa communauté est également proscrit.

N’est libre de parler au nom de l’institution EPFL que le service Mediacom, via les canaux officiels référencés ici. Les autres entités parlent au nom de leur service / faculté / association / groupe uniquement. Elles sont habilitées à répondre aux questions d’individus à propos de leur domaine de compétence uniquement, et sont priées d’orienter les questions d’ordre général concernant l’EPFL vers les canaux officiels. En cas de toute, elles renvoient toujours l’intéressé vers Mediacom.

Toute présence d’une entité EPFL sur les réseaux sociaux doit se démarquer des autres entités EPFL par son contenu, mais également par son apparence générale (photos de couverture, photo de profil, nom).

Les photos de profil utilisent le logo de l’entité s’il en existe un. Pour les facultés, services et laboratoires de l’EPFL un logo dérivé du logo officiel de l’EPFL est mis à disposition par Mediacom. Pour les associations, le même logo utilisé sur les documents officiels et sites web doit être utilisé. Les illustrations de couverture (cover picture) sont de préférence des photographies, mettant en scène l’entité, ses membres, ses activités ou ses locaux. Une très grande liberté d’interprétation est cependant tolérée, tant qu’elle respecte les recommandations liées au contenu (point 6).

L’EPFL et ses entités s’expriment en français et / ou en anglais. Dans le cas où une certaine proportion (> 20%) du public visé n’est pas francophone, et si le réseau social utilisé le permet, les publications seront rédigées dans les deux langues.

L’EPFL et les entités EPFL s’engagent à ne pas publier des données confidentielles concernant l’EPFL, ses étudiants, alumni, collaborateurs, services, facultés et associations. La publication de photographies de personnes clairement identifiables ou d’informations sur des individus doit être faite avec leur consentement.

Tout utilisateur responsable de la gestion de la présence en ligne d’une entité EPFL est tenu de conserver à l’abri ses données de connexion (nom d’utilisateur, mot de passe, etc.) afin d’éviter toute usurpation des canaux liés à l’EPFL. Les administrateurs garantissent un accès suffisamment sécurisé à leurs périphériques d’accès (smartphone, ordinateur portable, tablette…).

Le partage des informations en amont (avant publication) et en aval (partage direct des publications) entre les entités EPFL est encouragé, surtout si un intérêt commun les relie. C’est pourquoi il est recommandé pour toute entité EPFL présente sur les réseaux sociaux de suivre / s’abonner aux canaux des autres entités avec qui elle pourrait avoir des points communs (participation à un événement, public similaire, etc.).