Planifier ou modifier son voyage

Les voyages internationaux nécessitant une planification minutieuse, l’EPFL met à disposition de ses voyageurs de nombreuses ressources et informations pour préparer leur séjour à l’étranger.

L’EPFL soutient une politique des transports respectueuse des principes du développement durable. À ce titre, l’utilisation des transports en commun est encouragée, en Suisse comme à l’étranger. Nous avons une seule planète et elle suffoque: pensez-y en choisissant votre moyen de transport!

Comment planifier son voyage professionnel ou académique ?

Les voyages internationaux nécessitant une planification minutieuse, l’EPFL met à disposition de ses voyageurs de nombreuses ressources et informations pour préparer leur séjour à l’étranger.

  • Renseignez-vous sur votre destination.
  • Intégrez notre programme d’assistance à l’étranger.
  • Préparez votre départ (documents officiels, visas, vaccination, etc.).
  • Prenez connaissance de notre partenaire d’assistance à l’étranger.

Renseignez-vous sur votre destination

Consultez notre carte des risques afin d’obtenir des informations sur votre destination et prendre les précautions nécessaires.

Renseignez-vous sur votre destination à l’aide de notre partenaire d’assistance à l’étranger qui vous fournira des informations gratuitement. Vous pourrez demander votre carte d’adhérent et vous connecter au portail pour consulter différentes informations et astuces par pays (conseils culturels et pratiques, risques sanitaires et sécuritaires, etc.). N’hésitez pas à les appeler pour obtenir davantage d’informations.

Après consultation de notre carte des risques, si vous souhaitez voyager dans un pays classé “à risque”, vous pouvez nous soumettre une demande d’analyse personnalisée afin que nous vous aidions à prendre les mesures nécessaires.

Intégrez notre programme d’assistance à l’étranger

Le programme d’assistance est un service mis à disposition gratuitement pour les membres de l’EPFL dans leurs déplacements professionnels et académiques à l’étranger.

Ce programme ne s’applique pas pour les voyages privés.

En passant par l’agence de voyages EPFL  votre inscription au programme d’assistance est automatique.

En cas d’interrogations n’hésitez pas à consulter l’agence de voyages EPFL, ils se feront un plaisir de répondre à vos questions et vous aideront dans la planification de votre séjour.

Faites votre demande de carte d’adhérent pour bénéficier pleinement des services proposés par notre partenaire d’assistance à l’étranger et obtenez plus d’informations sur les services proposés en consultant la page “International SOS”.

Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par l’agence de voyages EPFL, vous pouvez renseigner vos informations manuellement afin que notre partenaire d’assistance à l’étranger et nous-mêmes puissions vous localiser et vous assister en cas d’urgence.

Obtenez plus d’informations sur la procédure d’enregistrement de votre voyage sur la page “Comment fonctionne le programme d’assistance ?”

Les voyages académiques suivants sont éligibles :

  • Échanges à l’étranger
  • Projets de master à l’étranger
  • Stages obligatoires pour les études à l’étranger

Renseignez vos informations manuellement afin que notre partenaire d’assistance à l’étranger et nous-mêmes puissions vous localiser et vous assister en cas d’urgence.

Obtenez plus d’informations sur la procédure d’enregistrement de votre voyage sur la page “Comment fonctionne le programme d’assistance ?”

Les voyages de groupes suivants sont éligibles :

  • Voyages de classe en troisième du Bachelor
  • Voyages à l’étranger prévu dans le cadre d’un cours EPFL
  • Summerschools organisées par l’École à l’étranger
  • Voyages dans le cadre de projets interdisciplinaires soutenu par le comité MAKE

Le coordinateur de voyage transmet les informations manuellement afin que notre partenaire d’assistance à l’étranger et nous-mêmes puissions vous localiser et vous assister en cas d’urgence.

Obtenez plus d’informations sur la procédure d’enregistrement de votre voyage sur la page “Comment fonctionne le programme d’assistance ?”

Préparer son départ

Vérifiez la validité de vos documents d’identité: passeport, carte d’identité ou permis de séjour. Si vous devez établir un tel document, les frais qui en découlent sont à votre charge.

Contrôlez si vous avez besoin d’un visa, ou de toute autre forme d’autorisation d’entrée dans le pays de séjour, sur le portail de CIBTvisas et, le cas échéant, procurez-vous-en un.

Rappelez-vous que l’obtention d’un tel document peut prendre beaucoup de temps: veillez à entreprendre les démarches dès que la date de votre voyage est fixée.

  • Employé·e EPFL : les frais engendrés sont considérés comme des frais professionnels et sont à imputer au voyage.
  • Étudiant·e EPFL : si vous devez établir un tel document, les frais qui en découlent sont à votre charge.

IMPORTANT : Il est de la responsabilité du voyageur de s’assurer qu’il remplisse toutes les exigences d’entrée dans un pays et que les documents de voyage, comme les passeports et les visas (transit, professionnel, touriste, etc.) sont en règle.  

Si vous souhaitez obtenir des informations sur les conditions d’entrée pour votre voyage  (transit  + destination), veuillez vérifier les données sur  la plateforme CIBT-EPFL.

Contacts :

Genève : 022 / 884 18 70

Berne : 031 / 313 20 20

Email : [email protected]

  • Informez-vous sur les risques de maladies pouvant être contractées à l’étranger.
  • Mettez vos vaccins à jour en fonction de votre destination.

Contactez notre partenaire d’assistance à l’étranger au +41 22 785 64 64 pour obtenir les dernières informations médicales concernant votre destination (gratuit).

Ainsi, en cas de besoin, vous avez la possibilité de consulter, à vos frais, le service de médecine du voyage de la Policlinique Médicale Universitaire (PMU), rue du Bugnon 44 à Lausanne.

Nous vous conseillons d’anticiper votre prise de rendez-vous à la PMU: +41 21 314 49 39 ou en ligne au plus tôt (dès votre voyage réservé).

N’oubliez pas votre carnet de vaccination !

  • Les employé·es de l’EPFL sont assurés pour les accidents, en Suisse et à l’étranger, auprès de la SUVA.
  • Les étudiant·es et employé·es non couverts par la SUVA sont invités à prendre contact avec leur assurance personnelle avant de voyager afin de connaître leur couverture en cas d’accident à l’étranger.

Étudiant·es et employé·es sont invités à prendre contact avec leur assurance maladie personnelle avant de voyager afin de connaître leur couverture en cas de problèmes de santé à l’étranger.

 

Pendant le voyage

Des questions durant votre voyage ?

Lorsque vous êtes en voyage professionnel ou académique, des médecins, des experts et des coordinateurs sont disponibles 24/7, pour vous conseiller dans votre langue et vous soutenir. En tant que membre de l’EPFL, vous avez accès au réseau mondial de notre partenaire International SOS composé de 27 centres d’assistance, de conseils en ligne et d’une hotline joignable 24/7.

Obtenez plus d’informations sur notre partenaire sur la page “International-SOS”.

Vous devez modifier votre itinéraire ?

Pour toute réservation émise par l’agence de voyages EPFL, contactez le +41 58 322 24 30.

Aucune démarche supplémentaire n’est requise. N’hésitez pas à les consulter, ils se feront un plaisir de répondre à vos questions et vous aideront dans la gestion de votre séjour.

Dans le cas où vous avez enregistré vos déplacements manuellement dans le portail MyTrips, vous pouvez à tout moment modifier ces informations en vous connectant sur votre compte. Ainsi vos déplacements seront mis à jour dans nos bases de données.

Obtenez plus d’informations sur la procédure d’enregistrement de votre voyage sur la page “Comment fonctionne le programme d’assistance ?”

Dans le cas où vous avez enregistré vos déplacements manuellement dans le portail MyTrips, vous pouvez à tout moment modifier ces informations en vous connectant sur votre compte. Ainsi vos déplacements seront mis à jour dans nos bases de données.

Les stages non obligatoires pour le cursus et les stages effectués dans le cadre d’Ingénieurs du Monde ne sont pas couverts par le programme d’assistance.

Obtenez plus d’informations sur la procédure d’enregistrement de votre voyage sur la page “Comment fonctionne le programme d’assistance ?”

En cas de changement d’itinéraire, n’hésitez pas à vous renseigner sur vos nouvelles destinations à l’aide des fiches informatives de notre partenaire d’assistance à l’étranger.

Contact

[email protected]

Durabilité EPFL
BS 101 (Bâtiment BS)
Station 4
CH-1015 Lausanne