Agence de voyages EPFL

Fondée en Suisse il y a plus de 30 ans, Kuoni Business Travel est le département des voyages d’affaires de DER Touristik Suisse. Elle est constituée de plus de 40 collaboratrices et collaborateurs basés à Genève, à Lugano, à Zurich et à Uzwil.

L’équipe dédiée à l’EPFL est composée de trois agents bilingues (français/anglais) hautement qualifiés dans l’organisation de voyages d’affaires, pilotée par le bureau basé à Genève :

• Caroline Gumy : responsable de l’agence de voyages à l’EPFL
• Diane Gasana : spécialiste en voyages d’affaires à l’EPFL
• Monika Buchmann : spécialiste en voyages d’affaires à l’EPFL
• Jacky Pugin : responsable de Kuoni Business Travel pour la Suisse Romande

Conformément aux Directives voyages EPFL, toute réservation de vols en avion doit être effectuée exclusivement via l’équipe dédiée de Kuoni BT afin notamment de :

• Monitorer et améliorer en continu la politique voyages de l’EPFL
• Assurer le suivi financier et environnemental des voyages académiques
• Assurer le devoir de diligence de l’EPFL envers le personnel et les étudiant·es
• Assurer la protection des données personnelles

Les avantages d’une agence de voyages centrale à l’EPFL :

• Bénéficier de support et d’expertise pour l’organisation de voyages académiques complexes
• Profiter des tarifs négociés de la Confédération avec les compagnies aériennes
• Décharger le personnel administratif ou les personnes voyageant des étapes d’organisation et de réservation de voyages
• Assurer un accompagnement en cas d’urgence grâce au service 24/7
• Selon les besoins, réserver des billets d’avion flexibles, modifiables ou annulables
• Informer directement les personnes voyageant des documents ou exigences médicales nécessaires au voyage et des potentiels risques encourus via le partenaire d’assistance internationale
• Avoir un seul point d’entrée pour la réservation de multiples prestations de voyages (documents, voyages en avion, voitures de location, hébergement, etc.)
• Bénéficier d’un accès direct au dossier de réservation et rapidité d’action en cas de changements, irrégularités, imprévus, litiges
• Disposer d’un transfert direct des écritures comptables

Pour tout conseil, demande de devis ou réservation à distance :

• Lu-ve : 8h30 – 18h00, non-stop
• Tél. +41 58 702 64 00
• E-mail : [email protected]

Pour tout conseil, demande de devis ou réservation sur le campus EPFL (BI A0 432) :

• Lu-ve : 9h00 – 13h00 / 13h30 – 17h00 (sauf jours fériés)
• Sans rendez-vous

Avant le voyage, l’organisateur·trice du voyage ou le/la voyageur·euse doit :

• Prendre connaissance des Directives voyages EPFL en vigueur ;
• Évaluer le rapport bénéfice/coût du voyage, incluant des critères professionnels, de bien-être personnel, environnementaux et financiers ;
• Évaluer la possibilité de remplacer un voyage par de la vidéoconférence ;
• Se renseigner sur la situation géopolitique et sanitaire de la destination et des éventuelles régions traversées:
  • Pour le personnel : les voyages dans les régions considérées à hauts risques par l’EPFL (niveau 4 et 5) sont soumises à validation de la Commission voyages.
  • Pour les étudiant·es : les voyages dans les régions considérées à hauts risques par l’EPFL (niveau 4 et 5) sont interdits.
• S’informer sur les couvertures d’assurance privées et les prestations d‘assistance internationale requises pour voyager à l’étranger ;
• Planifier son voyage en privilégiant les moyens de transport à faible impact environnemental ;
• Si le déplacement nécessite un trajet en avion ou au moins une nuit d’hôtel, établir une demande de déplacement et un décompte de frais via l’outil notes de frais ;
• Compléter/vérifier son profil voyageur en renseignant ses données personnelles et les contacts en cas d’urgence via Umbrella faces ;
• Réserver son voyage via les fournisseurs officiels de l’EPFL, une fois la demande de déplacement validée ;
• Contrôler la validité de ses pièces d’identité ainsi que la couverture de sa police d’assurance maladie ;
• Obtenir les éventuels documents de voyages (visas, permis, etc.) ou examens médicaux (vaccinations, tests sanitaires, prophylaxies, etc.) requis par le(s) pays visité(s). Ces frais sont remboursés par l’EPFL.

Après le voyage, l’organisateur·trice du voyage ou le/la voyageur·euse doit:

• Finaliser l’assignation des coûts liés au déplacement professionnel au décompte de frais.

L’ensemble du personnel scientifique, administratif et technique, les étudiant·es, les invité·es ainsi que le personnel externe mandaté par l’EPFL bénéficient des services de l’agence centrale Kuoni BT, du moment que le voyage académique est organisé et/ou payé par l’EPFL et qu’une demande de déplacement a été validée. L’agence est à votre disposition pour vos réservations de vols (obligatoire), hôtels et voitures de location.

Il est de la responsabilité du voyageur·euse de s’assurer qu’il/elle remplit toutes les exigences d’entrée dans un pays et que les documents de voyage, comme les passeports et les visas (transit, professionnel, touriste, etc.) soient valides.

Les démarches pour l’obtention d’un visa peuvent, selon les conditions, prendre un certain temps, et entraîner des coûts significatifs. La plateforme CIBTvisas permet d’obtenir, en fonction de la nationalité, des informations sur les conditions d’entrée de chaque pays à tarif préférentiel.

L’École recommande de passer par CIBTvisas afin d’épargner aux voyageurs·euses EPFL des démarches bien souvent fastidieuses. Les voyageurs·euses conservent néanmoins la liberté d’effectuer ces procédures par eux-mêmes auprès des ambassades et consulats, ou éventuellement par l’intermédiaire d’un autre prestataire.

Contacts CIBTvisas :

• Tél. Genève : +41 22 884 18 70
• Tèl. Berne : +41 31 313 20 20

La réservation de vols doit se faire obligatoirement auprès de l’agence de voyages centrale Kuoni BT. Une fois la demande de déplacement validée, il sera possible de demander des offres qui correspondent au meilleur compromis en termes de prix et connections, dans le respect des Directives voyages de l’EPFL.

• Kuoni BT présentera au maximum trois offres aux personnes souhaitant voyager.
• Dans le cas où l’option choisie n’est plus disponible et que la différence de tarif est inférieure ou égale à CHF 100.00, le billet sera émis. Dans le cas d’une différence supérieure, l’agence informera le bénéficiaire et lui proposera une autre offre.
• Certaines compagnies low cost sont réservables uniquement via leur site internet et exigent un paiement par carte de crédit privée (ex : JetBlue).
• L’agence ne peut effectuer aucune réservation via les pages internet des compagnies aériennes car elle ne peut garantir aucun service ou assistance.
• L’EPFL bénéficie de tarifs négociés de la Confédération avec certaines compagnies aériennes qui sont appliqués par Kuoni BT pour les réservations. Les conditions de ces tarifs représentent une économie significative, pouvant accorder davantage de flexibilité au billet, pour les bagages et les conditions d’annulation.

L’App mobile est gratuite et permet d’avoir une vue d’ensemble les réservations (vols, voitures de location, hébergements, etc.). Elle notifie le voyageur·euses instantanément en cas de retard, d’annulation ou de changement de porte d’embarquement.

L’App est disponible dans App Store ou Google Play, uniquement pour les voyageurs·euses avec un profil voyageur et avec une adresse email @epfl.ch.

Pour se connecter à l’App, deux solutions sont possibles :

1. Le voyageur·euse utilise le login de son profil voyageur d’Umbrella Faces. Il est important que le voyageur·euse ait enregistré un numéro de portable dans son profil voyageur, sinon aucune information sur le voyage ne sera visible dans l’App.
2. Le voyageur·euse s’enregistre sur l’App sans utiliser le login Umbrella Faces. Dans ce cas, l’adresse e-mail EPFL et le numéro de portable doivent être les mêmes que ceux indiqués dans le profil sur Umbrella Faces. Sinon, aucune information sur le voyage ne sera visible dans l’App.

Chaque dossier réservé par Kuoni BT sera ainsi automatiquement transmis sur l’App. En cas d’annulation ou de demande de modification de réservation, veuillez contacter l’équipe dédiée de l’agence.

Service 24h pour les prestations de voyages 

• Le service 24h est disponible en dehors des heures d’ouvertures du bureau Kuoni BT à l’EPFL (même numéro que pendant les heures d’ouverture) :
  • Lu-ve : 18h00-8h30
  • W-e et jours fériés : 24h/24
  • Tél. +41 58 702 64 00
• Le service est disponible en anglais uniquement.
• Le coût par appel est de CHF 80.00.

IMPORTANT :

• Le service 24h de l’agence pourra uniquement modifier ou annuler une réservation existante.
• Pour des raisons d’approbation d’éventuels surcoûts en lien avec la modification ou l’annulation de vols, seul le personnel EPFL est habilité à appeler le service d’urgence.
• Les étudiant·es et les invité·es ne sont pas autorisés à contacter directement le service 24h.

L’agence Kuoni BT peut proposer différentes assurances annulations optionnelles au travers de son partenaire ERV (Européenne Assurances Voyages). Il est possible de contacter l’agence pour demander une offre.

L’équipe dédiée de Kuoni BT s’occupe également de répondre aux demandes spéciales comme par exemple l’assistance pour les personnes à mobilité réduite, le transport de matériel scientifique ou l’ajout de bagages supplémentaires.

L’ajout d’éventuels trajets privés avant ou après le déplacement académique est possible mais doit être mentionné lors de l’établissement de la demande de déplacement.

Le voyageur·euse prend en charge la part de voyage privé. Le paiement de la différence entre le déplacement professionnel et privé doit se faire en interne avec son unité. Pour un billet d’avion émis, un seul moyen de paiement est autorisé par l’agence de voyages (la carte Airplus de l’EPFL). Il n’est pas possible de débiter une carte privée pour le paiement d’une partie du billet.

La commande conjointe d’un billet d’avion pour un·e accompagnant·e privé·e est possible ; des frais de billet de CHF 80.00 seront facturés par l’agence de voyages.

Afin de bénéficier d’un conseil professionnel et de tarifs négociés, il est recommandé d’effectuer toute réservation d’hébergement via l’agence de voyages EPFL, qui proposera les meilleures offres dans les établissements partenaires de l’EPFL et en fonction du budget disponible.

L’agence est également à disposition pour les réservations de voitures de location.

Le profil doit être mis à jour par la personne qui voyage via Umbrella faces avant toute réservation. Un guide d’utilisation de la plateforme est disponible.

Pour toute question concernant la mise à jour du profil, il est possible de contacter l’équipe dédiée de l’agence. 

Merci de contrôler que les informations suivantes sont à jour dans votre profil avant toute réservation.

     1. Informations personnelles :

• Nationalité
• Numéro de passeport et date d’expiration
• Numéro de téléphone portable

IMPORTANT : les informations dans le profil voyageur doivent correspondre au document d’identité utilisé pour le voyage.

Le profil voyageur des étudiant·es doit remplir les mêmes conditions que celles pour le personnel.

IMPORTANT : les informations dans le profil voyageur doivent correspondre au document d’identité utilisé pour le voyage.

Les externes n’ayant pas d’adresse e-mail @epfl, n’ont pas d’accès au profil voyageur. C’est à la personne en charge de la réservation de transmettre à l’agence de voyages l’adresse e-mail et le numéro de téléphone portable du voyageur.

A compter du 1er décembre 2023, CWT gérera uniquement :

• Les annulations des dossiers réservés avant le 30 novembre 2023.
• Le suivi des litiges et des réclamations opérés avant le 30 novembre 2023.
• Le suivi des demandes de remboursements pour les billets émis par CWT avant le 30 novembre 2023.

En cas de modifications de réservation à compter du 1er décembre 2023 :

• En cas de modifications, l’organisateur·trice s’adressera directement à CWT par e-mail. 
• La commande de nouveau billet ne sera plus possible et devra se faire via Kuoni BT.
• Pour les traitements des urgences, il est nécessaire de contacter CWT par téléphone.

Pour toute réservation effectuée avant le 30 novembre 2023 via CWT (lu-ve: 8h30-18h) :

• Email : [email protected]
• Tél : +41 58 322 26 00