Instruments

Tous les processus sont planifiés, réalisés, contrôlés et améliorés à l’aide d’instruments spécifiques, classés ci-dessous par typologie.

Accréditations/audits/évaluations

Le système de management de la qualité de l’EPFL est évalué dans le cadre du processus d’accréditation institutionnelle (art. 28, LEHE) conformément aux normes nationales définies par l’Agence suisse d’accréditation et d’assurance qualité (AAQ). Elle comporte trois étapes : l’auto-évaluation, évaluation par des pairs, décision du Conseil suisse d’accréditation. Cinq domaines sont évalués par un panel d’experts internationaux : l’assurance qualité, la gouvernance, la formation, la recherche et les services, les ressources et la communication interne et externe. La première accréditation institutionnelle aura lieu en 2021.

Chaque année, les chef-fe-s de service évaluent la probabilité et la gravité du risque brut (sans prendre en compte les mesures de mitigation ou d’atténuation) et du risque net (en tenant compte des mesures de mitigation ou d’atténuation). Les risques les plus significatifs sont rapportés à la Direction de l’EPFL. Le Président de l’EPFL annonce les sinistres au Conseil des EPF.

Le contrôle fédéral des finances (CDF) audite annuellement le bilan consolidé de l’EPFL et ses processus financiers.

L’audit interne du Conseil des EPF évalue les processus de gestion des risques de l’EPFL, son système de contrôle interne et ses processus de gouvernance.  La Direction de l’EPFL analyse les exigences du Conseil des EPF, met en œuvre les mesures correctives.

Comme le stipule la Lex 6.5.1, la sécurité des systèmes d’information est une question capitale. Il s’agit également d’un risque principal identifié par la gestion des risques. Les contrôles internes et les audits du Conseil des EPF sont effectués afin de vérifier la conformité avec le cadre réglementaire.

Comme spécifié dans la Lex 1.5.1, Sécurité et Exploitations (VPO-SE) supervise l’organisation de la sécurité dans les Facultés/Collèges et effectue des audits. Le Conseil des EPF initie également des audits réguliers pour assurer et, si nécessaire, améliorer la protection de la santé et la sécurité au travail sur le lieu de travail.

La Direction de l’EPFL mandate tous les huit ans les expert-e-s externes pour passer en revue leurs performances académiques. Le Conseil des EPF prend connaissance des résultats et du plan d’action y relatif lors du Dialogue. Le suivi est assuré un an après. Les évaluations des Facultés, des Collèges et des Centres ont trois étapes : élaboration des termes de référence, phase d’auto-évaluation et phase d’évaluation par des pairs.

Chaque programme d’études est évalué par ses Commissions d’enseignement et académiques. Les cursus d’ingénieur de l’EPFL sont accrédités par la CTI et labellisés avec le label EUR-ACE.

L’EPFL dispose d’un système de contrôle interne (SCI), qui a été introduit conformément aux dispositions de la Confédération. Le SCI est contrôlé par l’audit interne du Conseil des EPF et par le contrôle fédéral des finances (CDF), conformément à l’art. 35a, al. 1 de la loi sur les EPF et l’art. 11 de la loi sur le contrôle fédéral des finances.

Commissions/comités/conférences (liste non exhaustive)

Des commissions multiples veillent au bon déroulement des processus administratifs (d’admissions, d’examens, de recours, etc.) ouvrent sous l’égide de la VPA. Les commissions d’éthique relatives à l’éthique de la recherche (EPFL Animal Research Ethics Committee, AREC; EPFL Human Research Ethics Committee, HREC), les Comités du risque management (CRM), la Commission de restauration sont placées sous l’égide de la VPA, de la VPF ou de la VPO respectivement. Cette liste n’est pas exhaustive.

Cette commission vérifie que les enseignements inscrits au plan d’études de la Section remplissent les objectifs de formation requis.

Cette commission participe à l’élaboration des plans d’études et des règlements de contrôle des études. De plus, elle évalue leur mise en application des règlements, effectue le contrôle des études, propose des améliorations ou des adaptations.

Une commission doctorale encadre chaque programme doctoral. Elle organise le recrutement de ses doctorant-e-s, les assiste dans les démarches administratives et académiques. Tous les Directrices et Directeurs des programmes doctoraux se réunissent régulièrement au sein de la Commission doctorale de l’EPFL.

La CDS se prononce sur les questions et les stratégies d’enseignement à l’EPFL et prend position dans les procédures de consultation, notamment sur celles relatives aux plans d’études, au contrôle des connaissances, à l’évaluation de l’enseignement, aux stages et aux échanges d’étudiants. Elle propose toute mesure utile en vue d’assurer la coordination des actions de formation des Sections.

La CCE représente le corps des enseignants selon l’article 17 de l’Ordonnance du Conseil des EPF. La mission de la CCE est de donner un avis autorisé à la Direction sur toutes les questions concernant l’enseignement.

Dialogues avec les parties prenantes

Au sens de la loi sur les EPF, les professeur-e-s, les enseignant-e-s, les étudiant-e-s, les collaboratrices et les collaborateurs de l’EPFL participent à la phase de pré-décision. Ils/elles apportent ainsi leurs perspectives dans la gouvernance de l’EPFL. L’Assemblée d’école (AE) est un organe de l’EPFL dont la tâche principale est de gérer et d’assurer le bon fonctionnement de la participation.

Les Doyen-ne-s des Facultés et des Collèges déterminent leur stratégie avec la Direction de l’EPFL (par exemple : demandes d’engagement, ouverture de nouvelles infrastructures de recherche et de nouveaux curricula) pendant les dialogues académiques. Ils/elles rendent également compte des progrès accomplis et proposent des améliorations.

Lors du “Dialogue”, le Président, accompagné par certains membres de la Direction de l’EPFL, informe le Conseil des EPF sur les progrès accomplis (partie reporting) et échange sur les développements planifiés (partie stratégique).

A l’EPFL, chaque Section est accompagnée par un comité aviseur représenté par des experts actifs dans les des domaines où les futur-e-s diplômé-e-s pourraient être employé-e-s (industrie, secteur public, etc.), qui s’expriment sur la conception et le développement des curricula.

En tant que membres de l’AE, les représentent-e-s des étudiant-e-s jouent un rôle important dans la gouvernance de l’EPFL. Ils/elles participent aux consultations de l’AE qui portent sur la gouvernance de l’EPFL. Dans le domaine de la formation, ils/elles s’expriment à la CDS et/ou lors de rencontres régulières avec les différents AVP. Au niveau des Sections, les délégué-é-s de classe sont impliqué-e-s dans la conception et dans l’évaluation des curricula. Des enquêtes sont organisées pour évaluer leur avis.

Des entretiens bilatéraux avec les grands partenaires industriels sont effectués pour évaluer la satisfaction générale de la collaboration avec l’EPFL. Ces dialogues relèvent de la responsabilité de la VPI.

Entretiens et feedbacks

Les collaboratrices administratives et les collaborateurs administratifs de l’EPFL passent en revue annuellement leurs performances avec leurs supérieurs hiérarchiques. Il s’agit d’une évaluation mutuelle et d’un accord sur les objectifs pour l’année à venir. Ils permettent d’identifier le potentiel d’amélioration et des mesures de formation.

Dans le souci d’une amélioration continue de l’enseignement et des programmes d’études, les enseignant-e-s et les Sections recueillent l’opinion des étudiant-e-s sur les cours. Le feedback indicatif sert de « détecteur de fumée» (il s’agit d’une question posée à la 9ème semaine de cours).

Les évaluations approfondies par le biais d’un questionnaire multi-dimensionnel sont organisées par les Sections. Tous les nouveaux cours, ainsi que ceux dont le feed-back est insuffisant, sont évalués par la section. Le CAPE fournit le soutien méthodologique.

Enquêtes

En 2019, l’Ecole doctorale a mené une enquête approfondie pour évaluer la qualité de sa formation doctorale, en interrogeant les doctorant-e-s sur leurs attentes, leurs expériences et leur bien-être.

Ce questionnaire, effectué par le Centre de Carrière, informe sur le « temps de recherche d’emploi», «nombre de postulations», «premiers salaires» des diplômé-e-s. Les résultats de l’enquête la plus récente datent de 2019, Rapport Enquête, 2019.

Une enquête de satisfaction sur les services offerts aux étudiant-e-s est menée tous les deux ans avec le but d’améliorer les prestations offertes. Cette enquête est disponible ici.

L’enquête sur la situation sociale et économique des étudiant-e-s (SSEE) fournit des données sur les conditions d’études et de vie des étudiant-e-s dans les hautes écoles suisses. L’enquête est disponible sur le site web de l’OSF, SSEE. Elle sera répétée en 2024.